浅谈社会养老保险档案的收集与管理

文/江苏省大丰市机关事业社会保险处 贺玉慧

近年来，我国社会保险已经逐步实现了全覆盖，参保人数逐年递增，社会保险业务档案也越来越多，社会养老保险档案工作越来越重要。与此同时，工作人员面对的养老保险档案管理工作也越来越艰巨，这就要求广大的社会保险工作者采用更加先进的档案收集与管理的办法，从而提高社会养老保险档案的管理水平。

一、社会养老保险档案的收集

（一）社会养老保险原始档案的收集

通常来讲，经整理过的记载劳动部门、组织部门、企业部分、以及人事部门等对员工进行培训、调配、考核、选拔、任用以及奖罚的经历、政治思想、工作表现、业务技术水平和工作的变动情况等的详细文件材料被称为“原始档案”。值得注意的是，一般来说，干部的档案内容中不仅包括干部的履历表、自传、工作表现的相关鉴定以及考核材料，还包括对政治历史问题的审查材料和复查材料；而在企业职工的档案中包括的内容相对来说就更多了，除了包括履历表、自传、对技术的鉴定以及考核的材料之外，还包括评定的学历材料、政审材料、参加各种党派的材料、奖励与处分的材料、招用员工的劳动合同、调动或聘用员工、复员、退伍或转业的材料以及工资和保险福利的待遇材料、员工出国、退休以及退职等相关材料等等，可能还会包括一些其他可供组织参考的材料。所有这些材料（干部的材料，职工的档案材料），都需要在原档案管理部门进行仔细的整理之后，再交由社保部门处理。所有这些工作都对档案人员有着较高的要求，需要他们对于录入的信息进行严格把关，然后在最后进行统一的检查验收。

（二）对于在办理社会养老保险过程中所形成的档案的收集

工作人员在办理养老保险时通常也会形成一些档案内容，这些内容一般包括：由社会保险的经办机构核准后可以整理的最根本的养老保险参保登记表和参保人员身份证明材料（身份证复印件、户口本复印件等以及其它的必要文字说明材料）、经补缴人员签字(盖章)和缴费后所形成的养老保险费用补缴申请单、由县(市)社保险经办机构核准后办理的基本养老保险费的退保申请、参保人员本人(或申请人)退保申请以及相应的身份证明材料、死亡（出国出境的定居）证明、经辖区派出所办理的户口注销证明、银行卡(折)的复印件、经县(市)的经办机构核准后办理的基本养老保险账户转移单、参保人员的转移申请、参保人员和用人单位签订的劳动合同（或用人单位的证明）复印件、城乡居民养老保险待遇结算单、城乡居民领取的基本养老金、人口死亡待遇结算单、死亡证明（火化证明、注销户口证明、公安部门证明等）的复印件、申领申请等等。

二、社会养老保险档案的整理

一般来讲，机关、事业单位退休人员的档案,已由组织、人事部门按《干部档案工作条例》进行过规范整理；企业职工档案按劳动部与国家档案局1992年6月9日共同颁布实施的《企业职工档案管理规定》进行整理，大多数企业的职工档案按规范进行过整理,只有少数企业的职工档案未整理。对未整理的档案应分别按照《干部档案工作条例》和《企业职工档案管理规定》进行规范整理。在对养老保险文件材料进行归档时一定要确保签字的档案是手续齐备的，档案的字迹要清晰，最好使用耐久的字迹材料进行书写，如果需要归档的材料是由金属物装订的，一定要先把该金属物拆卸掉以后再进行归档，另外对于破损或者是小于、大于A4纸张的材料，要重新进行修补、裱贴、折叠及复制之后再进行归档。

养老保险档案在整理过程中要求是非常严格的，根据社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类进行整理，以“件”为整理单位，实行文件级管理。按照“年度-类别-保管期限-业务环节”进行分类。根据养老保险业务经办规程，经办机构的表单材料作为主件在前，参保单位提供的材料作为附件在后，一般主附件材料为一件。同一单位或个人在办理同一业务中形成的多份材料可以作为一件。“一件”是指文件实体装订在一起。按件使用不锈钢钉装订，较厚的材料采用三孔一线装订。采用左侧装订，要将左侧、下侧对齐；采用左上角装订，要将左侧、上侧对齐。按照“同一年度、同一类别、同一保管期限中相同业务环节”顺序编制流水号，将整理后的材料按件号顺序装入档案盒。

三、社会养老保险档案的管理

社会养老保险档案管理就是要维护它的严肃性、完整性和唯一性。要想建立起完善的档案管理体系，就要对他们进行集中统一的管理，制定相关的档案管理制度，优化借阅方式，可以利用信息技术建立起养老保险电子档案，这样就会方便用户查阅档案，也在一定程度上避免了档案材料的损毁和丢失。

（一）制定合理高效的社会养老保险档案管理制度

维护档案的完整与安全，是整个档案管理工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案管理各环节的共同职责。因此，社会保险经办机构和档案管理人员在社会保险业务档案管理工作过程中要严格遵守档案管理的各项制度。

为了制定出合理高效的社会养老保险档案管理制度，工作人员可以把各种文书的档案资料、往年参保单位申报缴费的资料、参保职工个人的帐户、离、退休人员养老金直发的资料等等进行详细的归档管理。这些资料都非常重要，它们不仅见证了社会养老保险发展的历史，也为人们提供了多种社会养老保险关系的历史与现实依据，这一切都为养老保险政策的连续性与参保单位及职工的利益提供了有利的保障。我们只有把这一系列工作踏踏实实的做好，才能使我们国家的政治得以稳定、社会经济得以持续稳定发展。

（二）制定出科学合理的社会养老保险档案归档方案

养老保险部门工作人员只有确定出明确的范围，才能制定出科学合理的归档方案。在办理社会养老保险工作的过程中，会形成很多各门各类的档案和相关资料。我们在做归档的工作时，应该尽量选用能够体现本机构活动、有查考和利用价值的文件材料。值得注意的是，并不是所有保存完整的资料都需要归档，一些上级机关发布的只是用于工作时参考用的文件、没有定稿尚需要征求有关部门意见的文件、无特别价值的临时文件等等就不需要归档。工作人员在进行归档操作时，一定要注意其规定的时间，例如通常可以在次年6月底对文书、业务、审计、退休管理等类型的档案进行归档管理，隔年对会计类的档案归档，基建的档案则要等到相关项目结束后再进行，一年后方可对计算机盘片进行归档。

（三）制定出便于检索的社会养老保险档案

为了方便工作人员在以后对养老保险档案资料的检索，可以建立相应的社会养老保险档案、编制实用高效的文档检索工具，这样就可以运用文档检索工具快速查找到相应的资料了，这也在另一个方面体现出了档案管理信息化的优势。社保部门通过对计算机联网，可以实现便捷的网上社保缴费、支付、网上了解养老保险工作动态、新出台的新政等重要信息。这样一来，就可以实现养老保险的数字化管理。纸质档案与电子档案的结合应用，不单单提高了档案内容查询的便捷性，还解决了大量纸质档案保存上的困难，可谓是一举两得。

四、总结

我们要想保证社会养老保险工作积极稳步的向前发展，就一定要从社会养老保险档案的收集、整理、管理这三个方面多下功夫、下狠功夫，只有这样才能不断提高我国社保养老保险档案的管理水平，顺应时代发展的需要。

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