探讨人事档案管理信息化建设

文/山西省吕梁市离石区人力资源和社会保障局 张淑军

随着我国人事体制改革不断深入，省市县各个层面的事业单位人事档案管理存在的问题日益明显，它制约着人事管理顺利开展。人事档案管理它具备真实性、动态性及机密性，它与档案的特征大致相同，是历史的、全面的对人才进行考察与了解，对人才进行正确选拔或聘用的重要依据。

一、人事档案管理的重要性

在人力资源和社会保障局的人力资源管理中人事档案能为其提供识、选、用人才的依据，因此，它们两者的关系是非常密切的。

（一）人事档案对于用人单位的作用

简单来说，人事档案对于用人单位而言，它主要表现在为单位人事部门提供重要依据的作用。可通过人事档案记录，全面清楚了解员工的相关信息，比如：学习成绩、思想表现、工作轨迹等，让用人单位知人善用、选贤举能，为领导科学决策和科学管理提供参考和依据。

（二）人事档案对于个人的作用

对于个人而言，根据档案的特点：真实性、原始性，它区别与其他任何资料有着不可替代的依据和凭证作用，因此它还具备很强的法律作用。因此，不管在民营企业、国有企业或事业单位的工资调整、工作调动、出国学习、职称评定、生育情况、劳动保险等手续都可以以人事档案为重要依据。

二、人力资源和社会保障局人事档案管理存在的问题

（一）人事档案管理专业人才的严重缺乏

由于档案工作经常出现新老员工替换或其他因素，如：单位机构结构调整，这些都会造成人事档案管理从业人员岗位的变动。由于新的档案从业人员没有经过专业的档案知识培训，仅仅会一些简单的档案操作，缺乏对人事档案的重要性认识，对档案的著录、标引、检索、收集、归档、装订等档案管理专业知识基本技能认识不够，这些都是严重影响了档案管理工作的水平。由于这些档案管理人员，还存在一部分缺乏档案管理工作的系统规划，这些都是制约了单位档案管理工作的顺利开展。随着信息时代的快速发展，这给档案事业带来很多便利，同时也给档案人员提出了更高的要求，所以，要适应社会发展的需求，档案从业人员必须掌握现代化信息技术，并有效利用在档案管理中去。

（二）欠缺完善的人事档案管理体系

目前，依然存在很多事业单位没有专门设立档案管理小组，也没有定期对档案管理工作进行检查与监督，也无法及时的去对档案工作进行核查与修复。更没有针对人事档案管理制定相关的制度，比如：人事档案的收集整理、鉴别归档、查阅更新等方面的详细制度。同时，也有相当一部分单位即使有相关的人事档案制度，但是还是出现缺乏执行力或不严格的现象，这些因素都会导致档案混乱，缺乏完善的档案装订，不能真实的反映个人信息。

（三）人事档案保密意识薄弱

随着信息时代不断深入生活、工作，面对现代化信息技术对档案工作带来的便利，针对档案管理所设计的软件也越来越多，更全面、智能化，也频繁应用在单位中。鉴于此，一些档案人员对计算机信息技术产生了依赖，忽视了纸质档案的重要性，降低了档案信息的保护意识。

三、新形势下人事档案管理信息化建设的相关措施

（一）加强档案信息化建设的思想

加强档案信息化建设主要目的是对自动化信息管理系统的开发和应用，并以动态、即时、便捷性，不断提高档案管理水平，所以我们必须加强人事档案管理的指导思想，对信息化建设的作用和意义给予充分的明确，这就是对人事档案管理人员提出了更高的要求。所以我们要求档案管理人员具备良好的学习态度，要用于创新、创造条件对现代化信息技术进行充分利用。提高档案管理人员的档案意识，实现人事档案管理工作系统的统一、全面，充分调动档案管理人员的积极性和主动性。因为人事档案管理工作并不是一蹴而就的，必须坚持从实际出发，循序渐进，不断在实际工作中对信息化系统应用水平的提高。

（二）实现档案一体化管理

在人事档案管理信息化建设过程中，单位应该加强对过程的管理，利用先进的科学管理手段，加强对电子档案的管理，保证档案信息的完整、安全、有效性，从而实现档案信息资源共享。利用计算机网络技术对人事档案工作进行一体化管理、服务。如：档案借阅、查询、传送、存储、盘点、借出等。

（三）加强档案信息沟通

人事档案资源的利用和开发不仅仅是档案管理部门的职责，它与单位内部各部门息息相关，这是要求单位完善协调机制，加强每个部门之间的信息沟通，保障干部档案信息形成的规范性和全面性。

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