面向高校信息化的档案管理创新思考

文/南通农业职业技术学院 陈海燕

一、增加信息化档案管理资金的投入，确保现代化基础设施的建设

在现代社会经济快速提高的背景下，我国高等教育也飞速的发展起来，逐渐扩大了高等学校的办学规模，导致了高校档案管理呈现出纷繁复杂的局面。然而，以前传统的档案管理方法在较大的程度上影响着档案管理工作效率。针对这种情况便需要增加信息化档案管理资源的投入，加强高校档案基础设施建设，切实做好高校档案管理的基础工作。其中主要从以下几个方面入手：其一是改善高校档案库房条件，加强对高校档案进行合理的分类和处理；其二是配备图文影像扫描、数字音像制作系统、数据库服务器、微缩系统等，充实高校信息化档案管理的硬件建设；其三是各个高校应该根据自身的实际情况，建立健全档案管理工作体系，促使高校档案信息管理能够更加规范科学。

二、深入认识信息化技术，坚持不断创新的档案管理理念

高校档案管理越来越复杂化，坚持实行规范化管理则成为了非常重要的内容。因此，作为高校档案管理工作人员需要深化信息技术的认识，同时应该根据高校档案管理工作各个方面的实际情况，不断创新档案管理理念。在标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等各个方面建立档案资源管理的先进信息技术，和档案收集、整理、归档、上网和档案系统建设等各个环节加强有效管理。实行统一的分类标准和立卷整理方法进行高校档案的计算机储存和检索技术，方便查询、检索、统计等各个环节的工作，从而为高校档案资料的安全性奠定较强的基础。通过深入认识信息化技术，以此强化档案工作人员的管理理念。

三、坚持具体分析的原则，建立科学的信息化档案管理机制

目前在高校不断向前发展的过程中，高校档案管理的重要性越来越突出。因此，在高校档案的管理过程中应该坚持具体问题具体分析的原则，构建科学合理的信息化档案管理机制。然而，由于高校档案管理工作的机制与体制创新是紧密结合在一起的，体制的创新需要机制的创新，只有这样才能够真正提高高校档案管理的工作效率。其中，在当前高校档案的管理过程中，管理水平的提升不仅需要人力、物力方面的支持，同时还需要科学合理的管理机制作保障。在当前高校档案管理工作逐渐实现自动化和信息化的环境下，同时也对高校档案管理工作的效率性和准确性提出了更高的要求。

在高校档案管理的过程中，科学合理的管理机制是做好高校档案管理的重要保障。在通常情况下，学校大部分教职员工认为档案资料的搜集和整理是档案管理工作人员的责任，就算学校领导提出了要求，也是被动的完成任务，很少对档案管理的工作方式进行研究和创新。因此，高校应该根据实际情况，构建科学的信息化档案管理机制，有效提高相关工作人员的工作积极性。同时，通过应用管理机制来提高工作人员的工作责任心，让其全身心的投入到高校的档案管理工作中。其中可以通过以下几种方式：选评先进的档案管理工作人员、档案管理考核成绩与工资待遇有效结合起来等。因此，要想完善高校档案管理机制，还需要加强高校档案内部之间的联系，以便高校档案信息更好的为高校的发展服务。

四、提高档案管理人员的整体素质，加强档案管理组织队伍建设

在现代高校档案管理过程中，计算机技术的高效利用，能够加大的提高各项信息的搜集、整理速度，同时能够对各项档案管理信息快速进行分类和处理。在这样的背景下，便需要工作人员具备较高的综合素质。未来的高校档案管理工作必须要有专业的管理人才，传统的管理人才已经无法适应现代化档案管理工作要点，因为，未来高校档案管理工作的人员需要具备多种多样的技术，这些技术不仅仅包含了坚定的政治素质，要需要对计算机知识进行更加深入研究，并且具备坚实的外语基础，尤其是现在很多档案馆都会与外国进行交流，很多归档文件都需要用到外语，这种形势下必须让档案管理人员具备这些能力。因此，随着计算机技术在档案管理中应用的发展，相关工作人员必须具备多种技能，成为复合型人才。

五、结论

在不断发展的社会经济环境下，对档案资料的需求不断增加，传统的档案资料管理方式已经无法适应现代社会发展的需求，从而阻碍了高校向前发展。因此，我们必须创新高校档案信息化管理，提高档案管理的信息化建设，推动档案资料管理朝着正确化的方向发展。不断加大档案管理资料的开发，促使档案管理工作更好的为高校教育服务，从而推动高校更好的向前发展。

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