高校档案工作信息化建设面临的挑战及完善措施

文/乌兰察布医学高等专科学校 李娟

21世纪，伴随着计算机和网络技术的发展，高校档案工作的信息化建设是档案工作发展的必然走向。高校档案工作是学校管理工作中的关键，我们应该把档案管理工作从传统、封闭模式中迅速转型，将它变成适应时代发展的信息化模式。为使高校档案工作更好发展，明确当前高校档案管理工作的挑战并提出合理的措施是非常必要的。

一、高校档案工作信息化建设概述

（一）高校档案工作信息化建设定义

高校档案工作信息化建设是指在高校档案管理工作中，坚持现代管理学理念，通过网络、计算机、信息技术等手段，以档案工作为基础，借鉴档案管理学最新理论，将高校各部门工作过程收集起来的信息资源完全挖掘出来，使之变成能为各部门所用的信息化产品，并借此来实现高校档案资源的共同享用。

（二）高校档案工作信息化建设的意义

1.高校档案工作信息化建设能提升高校档案管理工作效率。传统的高校档案管理工作模式已经被时代远远地甩在了身后，传统模式的检索效率较低，检索资源不全，不能满足学校和社会对信息精准、有效地方面的要求，然而档案工作的信息化大大提升了信息管理工作的效率。

2.高校档案工作信息化建设更加便于档案服务于社会、高校。传统的高校档案管理工作中，信息检索者通常检索信息的途径是比较复杂的，而高校档案工作的信息化实现了信息检索者占用最短的时间，以最方便的方式检索信息。

3.高校档案工作信息化建设是高校迅速发展壮大的必然通道。伴随着科学技术的发展，高校在教学和管理方面的工作也在不断增强，而高校档案管理工作在某种程度上约束着高校的管理和教学工作。加快高校档案工作信息化建设脚步是紧跟时代发展列车的必然要求。

二、高校档案工作信息化建设面临的挑战

实现高校档案工作的信息化建设不但能够提高我国的档案管理工作，也是当代社会档案管理事业发展的直通车。但是由于档案管理人员队伍的复杂和对档案信息化建设了解不够，在一定程度上束缚了高校档案工作信息化建设。

（一）高校档案管理人员对档案信息化建设认识不够

档案管理工作人员主要由长期从事档案工作的人员和年轻的档案工作管理人员这两部分构成。长期从事档案工作的人员他们已经将纸质档案的管理原则、理论、方法和技术熟记于心，纸质档案与档案工作的信息化相比，这些人更倾向于手工的管理模式，借助于计算机和网络技术的信息化档案管理接受起来比较困难。年轻的档案工作管理人员虽然他们掌握了一定的信息化技术和管理，但是对于真实工作中的信息化管理，他们做起来是有一定的难度的。

（二）高校档案信息化建设投入不足

这里的投入是指资金和设备技术的投入，有些高校中的领导将档案工作单纯的理解为是保管材料，为档案检索者提供某些材料，进而导致他们在档案工作信息化建设中投入不足，这使得档案管理部门无法正常进行档案工作信息化建设。

（三）高校档案工作信息化建设保密性不够

目前，涵盖国家秘密、商业机密、个人隐私和其它不能公开信息的档案仅仅通过技术手段对其进行保密，然而单纯依靠设置复杂密码和防火墙不是足够安全的，因为在档案信息化建设过程中会出现黑客攻击、木马植入、信息被盗等泄密情况。

三、完善档案工作信息化建设措施

（一）全面提高档案管理人员的业务水平

人是档案工作信息化建设的实施者，档案管理人员的表现直接影响着高校档案工作信息化建设的进度。因此一个合格的档案管理人员必须具备一定的专业知识和专业素养。我国目前已经形成了一个以中高等教育、在职人员教育与岗位培训的相融合的档案教育结构，这为培养档案管理人员提供了平台，档案管理工作人员要珍惜这个培训机会，认真学习，增加自己的理论知识量的同时提高自身素质。

（二）加大在高校档案工作信息化建设中的投入

高校在档案工作中的投入是决定信息化建设进程的主要因素，为有效解决这一因素，高校领导应该在充分利用现有资源的基础上，引进必要的设备和技术。

（三）加强档案信息的保密安全工作

高校应该加强对档案保密工作的领导，成立档案保密工作领导小组，实行馆长负总责、分管领导、库房管理人负直接责任的保密管理体制，逐级负责。对于涉及到秘密的档案信息要加强保护措施，不得随意外泄。对于一些重要的机密档案也可以纸质形式进行管理并且要保管妥当。此外涉密计算机要做好内外网分离，并建立、完善涉密网络的保密管理制度。设立信息系统的防火墙、密码访问控制，不断完善档案信息系统安全管理制度，确保档案信息系统安全。

四、结语

随着高校档案管理信息化建设的不断发展，高校以及社会应该加大在高校档案信息化建设方面的投入，培养业务能力较高的档案管理工作人员，加强档案信息的保密技术工作，逐渐完善高校档案工作信息化建设进程，近而使档案工作更好的为学校、社会服务，提升高校档案管理工作的进程。

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