试论金融租赁档案信息资源开发利用所面临的问题及对策

文/长城国兴金融租赁有限公司 刘国照 李冲

档案是现代企业基础管理工作中不可或缺的重要组成部分，也是寻找遗忘记忆和发现过去事实真相的“记录仪”，是保护过去、记录现在和联系未来的“中枢神经”。近年来，随着笔者公司金融租赁业务的迅猛发展，在经营和管理中不断形成的文书、制度，合同及声像等档案材料，如何运用现代科技手段，科学、合理、高效的管理、开发、利用好档案，提升档案信息资源的开发利用水平和效果，把沉睡的档案唤醒，使其成为“活资源”，对于促进金融租赁企业改革发展，进而产生良好的社会效益与经济效益。

一、金融租赁档案信息资源开发利用的重要性

由于金融租赁是一个综合性很强的交叉行业，涉及金融、投资、贸易、科技、管理、财务及法律等诸多领域。在开展业务过程中会产生种类繁多、数量巨大的档案资料，同时，业务开展过程中也会不断地用到历史的档案资料。因而，加强对企业历史档案信息资源的开发利用具有非常重要的现实价值。

（一）开发利用好金融租赁档案，是促进业务发展的重要抓手

对金融租赁业务档案所包含的信息资源进行分门别类的整合、优化，改变以往以查阅、调档的被动式服务，逐步向便于简化案卷和数据检索程序，提高使用效率的主动式服务转型。深入挖掘档案信息的潜在价值，用历史信息更好地为未来业务发展提供参考。

（二）开发利用好金融租赁档案，是提高企业管理水平的重要途径

随着现代企业治理体系的不断健全完善，新的管理理念不断引入，企业发展朝着科学化、规范化、标准化方向推进。作为基础管理的档案管理工作也应上水平、上档次、上规模，适应现代企业和新时期的发展需要，创新观念，创新体制，创新制度，实现贴近企业实际需求的高效合理开发，对于提升企业科学管理水平具有重要的现实意义。

（三）开发利用好金融租赁档案，是展现企业发展成果的重要手段

全程记录了公司发展历史，为地方金融发展提供了详实的史料记载。如：笔者在编纂新疆地方志《新疆银行业》篇的过程中，作为一部全面反映地方金融业发展历史沧桑巨变的史志，入编内容必须真实全面地再现历史原貌。作为新疆地区唯一一家金融租赁企业，编辑部在编辑非银行金融机构志节时，完全依赖公司所提供的档案资料。通过志书的编纂，向社会重现了公司在新疆经济社会发展中所发挥的重要地位和作用。

二、金融租赁档案信息资源开发利用过程中所面临主要问题

（一）思想认识不足，管理手段较为落后

对于金融租赁档案的管理还停留在机械的收集、归档、汇编阶段，只是业务部门的数据和信息按部门进行分类、简单记录名称汇编成册，看似系统规范，实则利用价值不高。还有的是重保管、轻利用，认为只要给借阅人提供便利就行了，档案管理仅仅发挥了收集、鉴定、销毁、归档、检索、查阅、复制功能，认为档案始终是死的，不会产生新的价值。

（二）档案管理员不专业，影响档案整体开发利用水平

据笔者所在公司情况，档案管理人员为兼职，由于岗位比较枯燥，难以吸引年轻人。档案管理员大都有老员工从事，这些员工往往精力有限，加之专业素养不高，难以对专业性很高的金融租赁档案进行深入的研究。往往是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”档案管理始终停留在收集、整理、保管、调阅的层面，档案信息资源开发利用成果较为局限，且难以为公司业务快速发展提供科学参考。此外，由于开发利用软指标较多，对档案管理人员考核激励难以量化。

（三）档案信息资源开发没有加工环节，处于被动服务状态

在档案利用方面，往往是“需要用时再找，找不到了再整理”，机械式的提供查阅服务，缺乏经常性的查阅整理、查漏补缺。有时为了应付升级检查，会邀请档案局相关人士协助整理档案，但是由于这些人不熟悉公司业务，其所整理的档案仅适合达标使用。缺乏系统的、全面的分析整理，给借阅和使用带来了一定的不便。

三、有效提升金融租赁档案信息资源开发利用的对策建议

企业档案作为企业发展历程的重要见证，承载着企业文化的积淀。金融租赁档案全程记录和全面反映不同历史时期经营管理工作的真实全貌，金融租赁企业档案信息资源只有藏用并重，科学开发，才能发挥档案的利用价值。因此，只有转变“被动式要求服务”为“主动式提供服务”，实现档案信息资源由静态向动态的转变，才有不断提升档案的利用效能，具体要做到以下几点：

（一）增强认识，提升服务

加强金融租赁档案信息的开发利用，各级领导都要把档案管理作为一项长期的基础性工作来抓，在促进业务大发展的同时，要将档案管理工作提上议事日程，给予足够的重视和支持，将档案管理纳入公司全局工作头筹考虑。把档案管理的重点放到档案利用上，做到主动服务、跟踪服务、超前服务、系统服务。增强职工的档案利用意识，使职工养成遇到问题查档案，通过档案找证据，充分利用档案信息资源，促进开发利用向纵深发展。本着实用性、科学性相结合，简便多样、查找方便的要求，由无序转为有序，由静态转化为动态，经过整理、加工、提炼，形成系统的、完整的、精炼的材料。

（二）加大投入，科学管理。档案基础建设工作，是提高档案利用效能的重要保证

如果硬件不过关、管理不科学、检索手段不先进，开发利用就是一句空话。因此，首先要加大对档案管理软硬件建设的投入，配齐各种档案设施设备，在档案室面积、环境、硬件设施等长期使用的基础设施建设方面尤其要考虑长远。其次，要建立和完善档案信息库，把经营活动中形成的各种载体、各种门类档案收集齐全，对档案文件要进行全面梳理检查，规范档案分类和排列，切实保障基础信息资源不流失，完整、规范、安全地按时归档，并得到科学保管和有效利用。最后，逐步由纸质档案向数字化档案发展，将云计算技术运用于档案管理中，形成基础数据、文字图表俱全的档案信息库，及时分析归纳公司不同时期经营发展规律，为公司改革发展提供决策依据。

（三）完善机制，规范运作

要健全管理机制，依据《档案法》，建立健全的金融租赁档案管理制度，实行制度化、程序化、规范化管理，加强考核力度，量化考核指标，做到有章可循，有章必循，真正将档案管理工作落到实处。此外，要不断完善反馈机制，促进开发利用向新高度迈进。准确把握金融租赁业务改革发展的脉搏，结合企业档案信息资源使用的实际，按制度编制、按需求定制。要建立档案管理奖惩机制，对不遵守档案管理制度，违规使用档案，出现档案损毁、泄密或造成不良影响的行为进行惩罚。对在档案管理工作中表现突出、责任心强的员工进行表彰奖励。通过健全和完善内部激励约束机制，不断促进档案管理工作上台阶。

（四）深化编研，强化利用

由于金融租赁业务具有复杂性、灵活性、多边形等特点，各类业务档案没有统一的范式，涉及到文书、证照、合同、影像资料等档案资料，而且相互间交叉较多。因此，档案管理人员要主动打破传统型服务模式，不断提升自身技能，发挥主观能动性，创新档案管理。根据新情况，捕捉新信息，分析金融租赁档案管理业务特点，明确重点，加强总体策划，把握趋势，开展多样性课题研究。围绕当前业务发展需要，结合档案使用频次、利用价值等因素有选择、有目的地开展编研服务，及时发布适用范围广、实用价值高，具有系统性、时效性、针对性、信息性和超前性的编研成果。再现档案信息资源的价值属性，为科学、便捷地利用档案资源创造良好的条件，不断拓展编研的范围和深度。

总之，金融租赁档案管理作为企业经营活动的历史结晶，做好档案信息资源的开发利用工作，是适应信息化时代的实际需要。档案管理工作要适应社会化进程，做企业发展的记录者、事业进步的推动者、企业文化的传播者，更好地为公司经营发展服务。

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