浅谈疾病预防控制中心档案信息化建设

文/宝应县疾病预防控制中心 朱莉

疾病预防控制档案包含各类传染性疾病、慢性非传染性疾病、计划免疫、卫生检验、学校卫生、食品卫生等各类公共卫生档案资料，疾病预防控制档案是特定时间、环境、条件下形成的，如疫情档案材料的形成，就是疾病流行规律的历史见证，它是特定时间、特定环境条件下的现场记录。经过长期收集、积累、整理，而逐步形成的，它不仅为日后的疫情暴发提供重要的参考和利用的价值，而且是各类传染病逐步绝迹的历史见证。因此，业务档案是疾控部门的主要档案。

一、实现疾控中心档案信息化建设的必要性

《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出，在全国档案事业第十个五年计划期间，要坚持依靠科教振兴档案事业的方针，加快档案信息化进程，并提出了档案信息的具体建设任务。

加快疾控中心档案管理信息化的进度是社会信息化飞速发展的趋势。实现档案管理信息化一方面能有效地打破传统档案管理保存因多种因素易损坏以及查找利用受限制等外在因素，另一方面使原本闭塞的管理工作实现了开放化、网络化和系统化的管理，提升了档案部门的价值性、重要性。当前档案信息化建设开展极不平衡，空白单位占据相当比例，大部分单位，特别是基层单位档案信息化的严重落后，信息化意识薄弱以及信息化软件功能过于单一是主要原因，有些单位还是处在传统的档案归档模式,查找一份资料,要翻遍全宗目录,再根据类别逐项查找,费时费力,至还不一定能查找到想要的资料。因此有效更新管理模式,改进管理方法，运用先进的技术设备,提高工作效率,实行档案管理信息化势在必行，将目录和文档材料采用电子存档,使用时只需输入关键词，相关资料信息就可一一呈现出来,形成信息采集、调用、查询、服务于一体的高效、智能化管理，使档案的检索和使用更加方便快捷。

二、如何做好疾控中心档案信息化管理的建议

档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。

（一）加强基础设施的良好配置

将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，而要保证信息化管理工作的良好运行，基础设施建设，是建设信息化的基础条件。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。实现计算机在档案部门的全覆盖,利用计算机档案管理系统可实现：档案自动編目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。

（二）档案信息资源建设

档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。数字化建设的主要包括三方面：一是档案数字化工作，包括目录数据库的建立及全文扫描转换工作；二是电子文件归档管理和电子档案接收；三是数字信息资源采集，包括数字新闻、网上信息、重要数据库、重大活动记录四方面。

（三）提升档案人员综合素质

人才队伍建设是档案信息化的成功之本，相较以前枯燥、乏味的传统档案管理工作，信息化的增加，相应的对档案人员的技术水平要求也相对较高，提升档案管理人员专业技术及综合素质的培养是关键，可以通过在职培训、引进人才、工作及维护外包三种途径加强人才队伍建设。档案人员要一手抓学习一抓落实践，正确处理好计算机网络、计算机的硬件和软件、档案数据库、标准规范、现代信息技术人员的关系，因此，要始终把提高人员素质放在第一位，以便很好地解决工作中遇见的问题并减少工作的随意性、盲目性和不确定性。

（四）实现日常信息化工作

文书是档案工作的基础，给在收到文件后首先进行计算机登记，再交给中心领导批阅，其次将批阅的内容在单位局域网内进行传阅，同时注明传阅时间和办理时限,最后对纸质文件进行电子扫描存档，从而大大减少了档案人员的工作量，也为年底归档工作打下良好基础。对于人事档案，我们根据人事档案的特点，充分运用现代化手段，建立和完善人事档案信息化管理，从每人一个技术档案袋的纸质管理向网络管理转变，从而实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。这样既使档案管理员及查阅者对基本情况一目了然，提高了工作效率，又节省了档案室的储存空间及纸质的重复浪费。

（五）改变档案管理传统模式

随着每年纸质档案数量的持续增加，占用了档案室大量的储存空间，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。利用计算机存储载体不但可减少档案人员的工作量，而且还能有效提高工作效率。档案人员将疾控的各类业务档案进行档案管理、目录建库、档案扫描、数据处理、数据存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等信息化存档后，可以有效地保护档案原件，查看档案时可直接查看电子文件，不必再去频繁的翻阅纸质文件，不仅能避免档案原件被过多地使用而造成原件的损坏，而且也能避免档案资料丢失的风险。