档案信息化标准体系建设研究

文/包头广播电视大学 吴明华

随着信息化技术的高速发展，各个领域对于信息技术的应用也日益增多，电子档案就是信息化技术在档案管理方面应用的具体实例。信息化技术给档案管理工作带来了很多方面的变化，为档案工作带来了很多积极影响，使档案工作更为高效和完善。

一、信息化技术发展与档案管理信息化的趋势

随着信息化技术的发展，人们对于信息的收集、处理的方式进入了一个新的阶段，电脑和网络在家庭生活中的普及速率迅猛，信息化技术成为了人们工作和生活中不可获取的工具。而在信息技术高速发展的背景下，档案管理工作也顺应形势进行了信息化作业方面的改革。目前，信息化技术在档案管理方面的应用涉及了很多方面，比如档案管理信息系统、信息化标准制定和信息化平台搭建工作。而档案管理信息系统则是最主要的具体应用。

二、档案管理信息系统的组成

由信息化技术支持的档案管理系统由以下几个部分组成：

（一）档案储存管理子系统

档案储存管理子系统能够实现所存档案的自动编号，进而在出库入库的时候可以做到对档案的跟踪和定位。此外，档案储存管理子系统还能对档案的储存位置进行分配，并且能直接管理档案储存的信息，这个子系统充分实现了电子档案储存位置的动态化、可视化。

（二）档案查询管理子系统

档案查询管理子系统在企事业单位查询档案时，可以便捷地提供档案目录便于查询，并在查询的过程中发出指令，管理人员则根据出库指令把档案传给查阅人。

（三）档案销毁管理子系统

当档案资料入库时，档案销毁子系统就对应设定档案资料保管的期限长度。当档案到达管理期限的时候，该系统就会自动弹出提醒，档案管理人员就可以根据档案的相关信息作出判断，进一步处理。同样，档案管理人员也可以通过档案销毁管理子系统查看即将到期或者已经到期的档案信息。

（四）档案安全管理子系统

档案安全管理对于档案管理工作有着重要的意义。档案安全管理子系统通过应用网络安全技术实现的档案防盗和监管。当档案查询管理子系统未发出出库指令而有档案出库时，该系统中的监控模块就会把该异常信息传送给警报模块，警报模块在接收到报警信息之后会立即向计算机控制中心发出警报，保证档案的安全工作。

除却档案管理信息系统的建设，信息化技术在档案管理工作中还应用在了档案基础平台的建设。档案基础平台可以充分实现企事业单位之间、部门之间的资料共享。实现了档案信息传输工作的网络化与档案信息资源的共享化。

三、信息化技术对档案管理的影响

信息化技术应用在档案管理的过程中，我国的企事业单位已经在推动信息化档案管理方面取得了很多成就，积累了很多使用经验。通过这些成就和经验，我们能明显看出信息化技术对于档案管理各方面带来的积极影响。

（一）促进了企事业单位办公效率的提高

以前的档案管理工作过程中，档案管理人员对于档案的管理要依赖手工操作，在时间和精力方面造成了很多浪费，而信息化技术的应用大大提高了信息的处理能力，可以说是信息化在档案管理方面最大的影响。应用信息化技术之后，档案文件在收集、分类、存储、统计及审阅各方面都变得更为方便、快捷、有序。

（二）促进了档案文件信息的交流和分享

信息化技术为档案管理工作带来的影响还有促进了档案文件信息的交流和分享，这就弥补了在以往的原始手工操作管理过程中，企事业单位之间、各个部门之间信息不能达到共享的缺陷。在运用信息化技术之后，档案管理的级别从案卷级升级至文件级，并逐渐向体系管理发展，同时也建立起了与其他单位或部门的联系，可以提供档案的横向查询和纵向查询，增大了档案利用的效率，提高了档案管理工作的质量。档案管理信息系统的建立不仅能适时对要调阅的档案资料做出响应还能满足脱机工作，保证了查全率和查准率。最后，通过网络服务的平台，还能了解到其他档案管理工作部门的概况和工作重点，以及最为先进的档案管理信息和动态，为提高自身档案管理工作的质量有着积极的借鉴意义。

（三）提高了档案保存的稳定性

相对于之前的纸质档案，电子档案的保存寿命更为长久。电子档案通过电子文件载体进行保存，比如U盘、移动硬盘和光碟等。这些电子载体普遍有着存储资料、读取资料快捷方便的特点，同时也易于传递，还不易受到外界环境和条件的影响而损坏，稳定性也能得到保障，能够满足长时间存储的要求。

（四）提高了档案资料传递过程中的速率和安全性

信息化技术对于档案管理的影响还体现在对档案资料的传递过程中。档案管理信息系统在信息化技术的支持下，应用技术手段可以在网络环境下直接进行档案资料的传递，在很大程度上提高了档案资料在传递时的效率。同时在认证等手段的保证下，也能为档案资料在传递中的安全性提供保障。

四、档案信息化建设的程序

（一）档案信息化建设

档案信息化建设是利用计算机网络来馆藏各类档案的，该工作是在网络化办公条件下实现的，能够在档案信息管理中实现电子档案管理的网络一体化。档案信息化建设就是通过办公网络，实现档案资源的数字化，档案管理部门不仅要加强信息管理人员的数字化操作技术，还要设置相应的监理部门，对数字化档案的鉴定和归档情况进行监督，以免归档不全和归档不及时等档案管理不规范现象的发生。

（二）促进档案信息数字化的程序

档案数字化必须做到档案信息的保真，在进行纸质档案的数字化归档时，采用图片扫描的方式确保档案信息的真实性，录音类档案的数字应原样存储。电子档案的数字化管理应做到将文档草稿、修改稿、发文纸和正文全部归档，并做到电子文档的不可变更。档案信息化建设中一定要做到安全管理，这就意味着档案管理部门要做好保密工作，首先要确保档案数字化的存储安全，采用自动备份的形式对数字档案进行保存。其次要确保数字档案的安全使用，使用功能强大的防火墙措施保证数字档案及其使用环境的安全。最后要确保身份安全，采用登录身份认证或者动态口令的形式，有效加强数字档案的保密力度。

（三）优化档案信息化管理制度

要想对档案信息化管理制度进行优化，首先要在档案信息化管理模式下，定期对归档部门工作进行指导和总结，对档案信息化管理进行全程监督。其次要在档案信息化的条件下，要做到档案信息查询的开放和安全管理，最基本的措施就是设置档案信息查询权限和安全管理协议。最后要意识到档案凭证的法律效益，确保档案数字信息与档案事物原件保持一致。

五、档案信息化建设进程中应注意的问题

（一）档案目录的计算机管理

档案信息化管理包括档案目录的计算机管理，档案目录的计算机管理就是将档案的目录信息输入并存储到计算机中，其优点是可对档案进行逻辑归档和有序管理。档案目录的计算机管理能够实现快速检索的目的，此外，使用计算机管理档案目录还具有处理能力强和存储量大的优点，可实现一定范围内档案目录集中管理的目标，并建立科学规范的信息交流平台，实现部分档案信息的开放性。其次，档案的录入进度也档案管理者倍感压力，一般来说地县级需要录入的目录就高达几十万条，使用单机版软件每年只能录入二万条左右，档案管理部门应该使用网络版软件录入档案目录，将档案管理工作进行合理的分配，采用多人多机操作的形式进行档案目录的录入。

（二）电子档案的归档

电子档案的正确归档就是利用计算机将电子档案进行收集和整理，然后将其以数字信息的形式记录在磁性记录材料和光盘载体上，近几年来，档子档案的归档模式一直在进行不断地革新，但其中仍然遇到许多问题。做好电子档案的管理，应做好档案信息的收集、整理和存盘工作，具体情况如下：

1.对电子文件进行简单排序。排序的方式多种多样，可按照文种和文号对文件进行排序，该方法简单易行，无需任何档案管理软件，进行脱机工作即可，但文件的部分检索必须采用手动检索的方式。

2.使用档案管理软件管理档案目录。采用该方式能使得档案的检索更方便、更快捷，同时也能对电子档案进行有序管理，在实现机上阅文时实现文件的快速检索。

3.确保电子档案与纸质档案的归档保持一致。电子档案的分类和归档管理应与纸质档案保持一致，以免形成两套档案目录，给查阅造成不必要的麻烦。一般来说，电子档案和纸质档案都可以按照成文的时间来进行排序，此外，还要将纸质档案进行数字化转变，这就是说，档案管理部门不仅要要将纸质档案上的内容输入到计算机中的档案管理系统中，还要对纸质档案进行完整的扫描，并对其进行数字化存档。

（三）数字档案馆的建立

要想实现档案信息化建设必须建立数字档案馆，数字档案馆的研发与建立能够加强我国档案信息化管理的力度。因此，数字档案馆的工作人员必须将其工作重点转移到对现行文件的收集上，尽可能多的实现档案信息化，为社会提供更好的服务。

（四）档案管理系统的网络安全性

数字化档案信息系统通过计算机网络系统向公众提供档案信息服务，虽然有着高效快捷的优势，但是安全工作也尤为重要。在档案资料传输的过程中，要确保信息的真实和保密，不被篡改或泄露。在技术方面，要设计实施有效的网络安全策略，对于人员要严格采用身份认证和权限制度来进行管理，并且要在硬件建设上投入更多的精力，配备相应的防火墙产品、信息加密产品和防入侵检测系统，并安装防病毒系统，备份恢复系统，以保证档案管理系统的网络安全性。

（五）档案管理人员的综合素质

为了在档案管理工作过程中充分发挥信息化技术的优势，档案管理人员就要通过不断的学习来掌握信息化技术的知识和操作方法。通过对现代化技术的学习和应用，提高自身的业务技能，保证信息化技术在档案管理工作中的应用

六、档案管理信息化的展望

当今时代是信息的时代，信息化在各行各业当中都充当着主导的地位。以信息化推动现代化是我国社会发展的必然趋势。信息化技术在档案管理中的应用为档案管理工作开辟了一个崭新的局面，在档案管理的各个方面都起到了积极的作用。虽然目前信息化技术在档案管理工作中的应用并不完美，但是相信通过广大档案管理工作者的共同努力，档案管理工作一定能充分利用信息化技术，不断发展、不断完善。

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