艺术档案数字化电子管理

文/湖南省湘剧院 黎理

一、数字电子化处理的优势体现

（一）平面图形数字化

笔者用科技手段，通过扫描仪、数码相机等硬件设备，将数据信号输入，再通过photoshop等图像处理软件进行校色、去斑、修补残缺等步骤，将老照片恢复至接近其原貌，挽救了许多宝贵的照片，同时解决了无底片和照片图像质量差两大问题。

（二）视频图像数字电子化

笔者利用专业视频采集卡录入，通过计算机将模拟信号转换成电子数字信号，并用premiere等软件，对损坏的视频片段进行数据修补，再经过后期编辑合成，刻录成CD/VCD/DVD等格式光盘，即可恢复其原有数据的利用价值，并按档案管理要求的格式将数据存储到可长期保存的脱机载体上，解决了音像带难以保存、寿命较短的问题。

（三）文档档案数字化

在文档保护方面，数字化档案也有很大优越性。母本文件每复制一次，都会因空气氧化、光敏等因素，致使档案质量下降，原件受到损耗，对于珍贵历史档案文献无疑更是致命的伤害。使用扫描仪将母本一次性录入电脑，储存其数据资料，需要时，只需用打印机输出或直接用计算机等电子显示屏读出即可，无须再动用母本原件，使原件受到保护。

（四）信息传递数字化

档案数字化处理为信息网络的构建、信息的共享提供了快捷的平台，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等。

二、数字化电子档案的利用

（一）戏剧的传承

传统戏剧的传承，主要靠老师手把手的传、帮、带。近年来，剧院名老艺人相继辞世，健在的也因年迈不能登台，青年演员善不成熟，剧院艺术生产受到了威胁。在这青黄不接之际，档案室通过大力抢救模拟相带，利用数字化处理后的视频光盘资料，青年学员就可从计算机、电视机等显示屏上直接观摩学习，随时随地从音频移动播放器中琢磨体会前辈的唱腔韵味。

（二）剧目的复排

剧院一些经典大剧目，往常由于角色人员多，场面调度大，复排工作是个难题。现在利用档案室制作保存的数据光盘，从演员到乐队，从前台到幕后，灯、服、道、效全套资料一应俱全，一目了然，剧组只要按部就“搬”，就可在最短时间内，恢复排练直至演出，既省时省力，又节约不少排练经费。

（三）对外交流发展

艺术档案的数字化使得无论是对外媒体宣传资料的提供，还是向上级单位日常工作的汇报、艺术材料的申报、以及兄弟单位间的艺术交流等都变得方便、经济、快捷，节省了时间、人力、和财力等社会资源，又提高了效率，扩大了剧院的对外影响，大大创造了社会效益。

三、数字化电子档案管理

（一）整理归档要求

1.应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。

2.归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档数字电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

3.用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集；用视频设备获得的动态图象文件，应注意收集其压缩算法和软件；用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

4.归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

2018年彩电行业的经历可谓一波三折，既有彩电面板价格回升的利好，也有宏观政策调控、企业转型带来的阵痛。

（二）与纸质档案的并存

1.保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

2.归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

3.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

4.在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

（三）数字化电子档案的安全问题

数字电子档案的安全包含以下两点：

1.档案实体的安全。

（1）归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

（2）环境温度选定范围:14℃—24℃；相对湿度选定范围：45%—60%存放时；远离强磁场；与有害气体隔离并定期检查。

（3）随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、或补救新版本，旧版载体仍需保存两年。

（4）及时制作数字电子文件备份，利用时使用拷贝件;电子档案的封存载体不得外借。

2.档案机密的安全。

（1）利用者对数字化电子档案的使用应在权限规定范围之内,利用时要遵守保密规定。

（2）具有保密要求的电子档案上网与联网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密防范措施和可靠的监管保障。

（3）电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

总之，在当今数字化时代，档案数字电子化，特别是艺术团体中艺术档案数字化是大势所趋，抓住时机，迎接挑战，做好艺术档案的各项管理工作，努力践行“三个代表”重要思想，为实现“中国梦”而与时俱进，是一个艺术档案工作者义不容辞的责任。