浅谈电力企业文书档案现代化管理探究

文/江苏省电力公司兴化市供电公司 顾智纯 蔡兴海

电力企业，集知识型与技术型为一体，掌握着大量的科技资源与知识信息，应该重视文书档案管理工作的开展，切实提升电力企业文书档案管理水平。紧随新产生的档案管理模式的脚步，电力企业档案的管理模式也不断丰富，深刻的影响了处理、分析工作，无论是技术水平还是实践操作都推动了电力企业档案管理工作的进步，企业必须加快企业文书档案管理和信息化建设的紧密结合。

一、电力企业文书档案管理工作的应用现状

如今在大部分电力企业中，文书档案处理系统已经初步建成，但就现状来看，仍存在较多不足。

（一）档案机构设置不明确

在现在大多数的电力企业中，企业对档案管理工作，只停留在人事管理方面，没有进行良好的分工，档案管理部门混乱，机构设置不清晰，没有专业的人员对文书档案管理工作进行管理，不能做到“在其位，谋其政”。

（二）文书档案标准化、规范化滞后，应用软件多且乱

电力企业档案管理信息化建设的落后，企业档案信息化建设标准化、规范化滞后，企业硬件的功能没有得到充分发挥，档案信息自动化系统仍还没有完成由文件处理向信息管理系统的过渡转变，而要完成这一转变，数据库建设势在必行。

（三）电力企业档案管理人员素质有待提高

从事电力企业文书档案管理工作的人员不熟悉电算化环境，不精通信息技术，上岗前没有经过专业训练，不具备文书档案管理工作的基础业务知识，尤其在基层单位，文书档案制度不健全，从业人员对于资料的收集和存放不仔细，使得各种文档的归类不合格，标准不统一，无法保证资料的准确性，降低了文书档案的使用效率。

（四）国家电网协同办公系统有待升级

由于国网新版协同办公系统中档案管理模块的使用最频繁，文书档案在文件流转完毕后，电子文件自动归入整编库，所以在实际操作中，在出现工作量增加的情况下，比如纸质材料、电子材料均需组卷，需要保存在光盘等载体上，此时就容易出现不能直接导出的故障。

二、电力企业文书档案管理工作的优化方案

（一）提高电力企业文书档案管理发展意识

领导首先要在态度上重视文书档案管理的建设工作，认识到文书档案的重要价值，积极参与科技档案管理工作，加强对应用相关档案的电子计算机管理方法的管理，提高电子计算机管理水平；提升文书档案管理工作在全部工作中的地位，提高全体档案管理人员的工作积极性，为企业营造良好的文书档案管理环境，高效利用文书档案资料。

（二）加大电力企业文书档案现代化管理的软硬件投入

企业分管领导者首先要提高自身的现代化意识管理水平，大力支持这一工作，想方设法加大资金投入，经常询问此项工作，定期听取档案工作汇报，了解现状，指导档案部门依法开展工作，积极解决遇到的困难和问题，应用宏观指导的总体思路，实现微观动作上管理内涵和技术手段的创新。要加大对软硬件设施的投资，配备先进的计算机设备，加大对专业的文书档案管理人才的培养和引进，建设现代化的计算机管理系统，引进现代化先进的管理手段，利用网络信息技术的便利，高效利用文书档案资料。

（三）加强电力企业文书档案管理队伍建设

提高从业人员水平，对已经上岗的工作人员进行业务培训，使他们熟练应用计算机技术，充分掌握信息化文书档案管理的知识技能，熟练运用现代化信息技术，再招聘技术精进的高级人才。同时定期对文书档案管理人员进行培训，让他们与时俱进，掌握最前沿技术，促进管理模式的转变与创新。最后加强档案管理人员的现代意识和服务思想，开拓其创新意识，在实践中建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的文书档案管理队伍，全面提高管理水平。

（四）加快电力企业文书档案管理的现代化进程

实现档案管理现代化，必须实现电力企业文书档案工作的规范化和标准化。电力企业信息管理的延伸和发展就是知识性管理档案，并且这个知识不是一般的知识，是能在信息运用中改进人的行为的特殊信息，所以，满足信息管理要求就要把信息与信息，信息与活动，信息与人连接起来，实现知识的共享和社会化。把档案管理从信息管理深化为知识管理，实现文书档案管理的自动化、信息化和现代化管理，提高信息资料资源的利用率。

三、结语

电力企业档案是在企业的经济活动中产生的，是企业经济活动的真实反映，对企业的现状和发展规律研究、日常经营管理和战略决策等都有重要的价值。只有充分认识到文书档案的使用价值，实现文书档案管理工作的现代化，提高档案系统整体功能的物质技术水平，重视信息自动化系统的建设，实现文书档案工作各个环节的计算机化，才能帮助企业实现完成由传统的管理模式向先进的管理模式的转变，促进电力企业文书档案管理工作的完善，促进企业的发展。

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