浅谈会计档案的管理规范化

文/山西省长治市人口和家庭公共服务中心 崔彩萍

随着档案工作规范化和科学化的不断深入，作为档案工作重要组织部分的会计档案也应加强规范化管理。笔者根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和财政部、国家档案局1999年1月1日颁布实施的《会计档案管理办法》的有关规定，结合本人从事会计及会计档案管理多年，并多次参加市里组织的有关会计档案专项检查，谈一些在会计档案管理中存在的主要问题和对策。

一、会计档案的主要内容、概念和会计档案管理工作中存在的主要问题

（一）会计档案的主要内容

根据《会计档案管理办法》有关规定，会计档案的主要内容包括：

1.会计凭证类的原始凭证、记账凭证、汇总凭证、银行存款对账单、银行存款余额调节表和其他凭证。

2.会计账簿类的总分类账、明细分类账、库存现金日记账、银行存款日记账、固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

3.财务报告类的月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4.其他类的会计核算资料。如财务数据统计资料、会计档案移交清册、会计档案保存清册、会计档案销毁清册、实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件等均应视同会计档案一并管理。

（二）会计档案的概念

会计档案是由上述凭证、账簿、报告、报表、移交及保管和销毁清册等专业材料，按照有关规定，通过档案人员进行系统收集、整理、立卷、装订、归档并填写有关卷皮、卷盒和目录等转化而成的。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是单位档案工作的重要组成部分。

（三）会计档案工作中存在的主要问题

根据《档案法》、《档案法实施办法》和《会计档案管理办法》有关规定，结合工作实际。目前，会计档案工作中存在的主要问题是：

1.会计档案归档不及时。根据《档案法》《档案法实施办法》和《会计档案管理办法》有关规定，本单位对应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。但在工作中，一些单位存在会计档案多年存放在本单位财务科（室），不向本单位档案室移交，有的甚至是由财会人员个人保管，一些财务人员把会计档案当成了自己的“私有财产”，会计档案在一些单位和科（室）成为了神圣的、任何人不可接触的神秘的东西，导致了一些单位档案工作长期以来不能集中统一管理的局面。

2.会计档案立卷不认真。在档案工作中，规范立卷是衡量档案工作质量好与差的主要标准。立卷就是将同一类型的文件材料，将他们之间的历史联系的文件材料组合过程。所以，在一些单位会计档案立卷存在不认真的现象。如：在记账凭证中出现凭证日期先后颠倒；案卷内金属物未取；一些不应归档的材料也放入其中等等。

3.会计档案销毁不严谨。根据有关法律法规的规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。对定期保管的会计档案，应在保管期满后及时销毁，销毁时应按照有关程序和规定进行会计档案的销毁。但在实际工作中发现一些单位在没有申请报告、没有制定销毁清册、领导没有签署意见、有关人员也没有到场的情况下，将定期会计档案自行销毁的现象。

4.会计档案管理不规范。一些单位在会计档案管理工作中严重存在不规范现象。一是整理立卷不及时。一些单位财务人员为了省事到年终时才要进行会计档案整理工作，财会方面的文件资料随处可见、随处乱放。二是装订和填写封面不规范。有的太厚，有的太薄，填写封面时有的用圆珠笔和铅笔等。三是由于不按规定及时归档，一些单位将会计档案放在了编织袋和纸箱里。四是一些单位移交会计档案时没有移交清册，没有交接人员签字、盖章，不履行有关交接手续。五是会计档案和其他物品混放在一般库房里，长期下去档案资料会损失、丢弃，导致会计档案不完整。

二、会计档案管理规范化的主要途径或对策

档案的最大价值在于提供利用，会计档案也是如此。如何更规范地管理会计档案，更好地发挥会计档案在经济活动中的重要作用，其主要途径或对策是：

（一）加强领导，强化组织建设

会计档案作为单位档案工作的重要组成部分，首先，要加强领导，提高认识，真正将会计档案工作列入单位的重要议事日程。具体做到：单位应确定一名分管领导，吸收所有科室负责人和档案资料人员，建立档案工作管理网络，成立档案工作领导小组，同时明确领导组工作职责和组成人员的具体工作任务，做到职责明确，任务明确。其次，要配备专职人员，开展日常工作。单位应根据会计档案的工作量配备专（兼）档案人员，开展经常性的会计档案管理工作，做到会计档案随时产生、随时立卷、随时装订、随时归档，会计档案不乱放、不积压。再次，要完善制度，形成规范的管理机制。根据相关规定和工作需要，建立《会计档案立卷归档制度》《会计档案保管制度》《会计档案移交制度》《会计档案查阅制度》《会计档案销毁制度》等。在此基础上，还要建立和完善必要的检索工具，如:会计档案归档登记簿、会计档案查阅登记簿、会计档案移交清册、会计档案的分类目录等等。最后，要加大经费投入，增加必要的设施设备。随着会计工作的形势需要，为切实规范单位的会计档案，应配备必要的会计档案专业软件、打印机、复印机、扫描仪、装订机、会计档案专用柜架等。

（二）加强宣传，强化法制建设

一是根据《档案法》《档案法实施办法》《会计档案管理办法》的规定要求，广泛宣传有关档案方面的知识，要更新观念，严格按照有关法律法规办事。机关企事业单位档案工作要坚持“集中统一管理”的原则，坚决杜绝不归档行为和据为己有的现象发生。建立较完善的会计档案管理机制和监督机制，强化工作措施，落实工作责任。二是要加大档案法律法规和档案业务知识的宣传力度，切实做到单位领导学习了解有关档案知识，工作人员特别是档案人员要熟知和掌握相关知识和要求，严格按规定办事，真正做到在档案工作中不违规违法，确保各类档案的齐全、完整和安全。三是强化业务培训，提高档案人员业务素质。档案管理人员要经常参加当地档案部门组织的档案业务知识培训，聘请专业人员进行现场指导，单位、部门和系统之间要经常开展一些档案管理方面的专门检查和交流活动，通过这些有益的工作进一步提高会计档案乃至整个档案工作的管理水平。四是要利用本单位、本系统和本地区重大宣传活动的时机，大力开展档案法律法规的宣传，努力增强全民档案意识和全社会档案意识。

（三）加强管理，强化功能建设

随着时代的发展，会计档案应在规范化管理的基础上，定期将会计档案相关数据备份到磁性介质，建立备查登记簿。同时提供备份数据时间、数量、保管方式等备份信息，管理人员要掌握相关专业知识，必须对磁性介质信息进行定期检查复制，以防止有关信息损坏和丢失，确保电子会计档案的绝对安全。要通过建立电子会计档案的各种管理功能，为更好更快地提供会计档案信息，更好地服务领导、服务经济建设打下坚实的信息基础。

总之，要实现会计档案管理规范化，组织领导是关键，经费投入是保障，宣传培训是手段，强化管理是目的。