民营企业档案管理模式相关研究

文/广东好帮手电子科技股份有限公司 何丹凤

随着市场经济的快速发展，民营企业已经成为新时期促进经济发展的重要力量。但是，民营企业的档案管理工作还存在一系列问题，包括建档工作相对比较滞后、部分领导不够重视，没有意识到档案管理的重要性，导致其档案硬件管理设施上投入方面存在不足，缺少档案管理的基本条件，使得档案管理工作不规范，在很大程度上影响了档案的利用。这就需要民营企业重视对档案管理模式的分析与研究，提高档案管理在民营企业管理中的位置。

一、民营企业档案管理模式的基本形态

（一）按档案集中统一管理程度划分的管理模式

1.档案集中统一管理模式。这种管理模式主要是由档案管理部门对于企业档案进行相对集中和统一的管理。站在理论的角度来看，这种档案管理模式适合每一种类型的民营企业。但是，其在实施过程中还会受到民营企业的规模、管理体制以及具体的档案管理水平等方面的限制。档案集中统一管理模式的优点是方便档案的维护工作，保证档案的完整性，能够形成集中统一的档案信息中心。

2.档案分级管理模式。这种档案管理模式主要是在企业内部对企业的档案进行分级管理，主要的适用范围包括：由多个企业法人组成的集团公司，进行以法人为基础的分级管理；还适用于在单一大型企业内部为了方便相关部门利用档案实施的分级管理。档案分级管理模式的优点是管理起来相对比较灵活，职责也分明，档案利用方便。

3.档案分散管理模式。这种管理模式主要是在企业内部分别由不同的部门对自己部门形成的档案进行管理。比如，在民营企业创立初期，工作相对比较混乱，就导致合同档案、文书档案等在不同的部门保管，而民营企业家族管理模式就会导致企业的核心档案由企业的老板管理。这种管理模式的优点是分工比较明确，缺点是难以对企业的档案管理进行统一规划。

（二）按管理对象划分的档案管理模式

1.档案综合管理模式。这种档案管理模式主要是按照集中管理的原则，让档案机构对企业档案进行统一管理，这是国企转为民企的档案管理的主流形式，但是在不同企业具体实施的时候还是存在一定的差异，有的实行集中统一管理，有的实行统一领导、分级管理的综合管理。这种管理模式的优点是对企业档案全面建设工作有利，能够发挥企业档案的整体功能。

2.文档一体化管理模式。这种管理模式主要是在民营企业内部对文件和档案进行统一的管理，在信息化程度相对比较高的企业中比较常见。这些企业的档案管理部门要当做企业信息化管理的职能部门，管理企业的电子文化和纸质文件，对网络电子文件进行逻辑归档，纸质文件另行归档。这种管理模式能够实现档案管理与信息化建设同步进行，对企业信息化管理有利。

3.信息一体化管理。这种管理模式主要是指对企业的资料、档案以及其他情报进行一体化管理。因为随着市场竞争的加剧，民营企业除了档案信息，还有最新的市场信息、技术信息等，这种管理模式的特点是能够满足民营企业经营所需要的信息需求。

二、民营企业档案管理模式的运行保障措施

不管民营企业运用哪一种档案管理模式，或者采用多种模式交叉管理形态，都需要良好的档案管理措施做保障，民营企业要从以下几个方面着手来强化企业档案管理成效。

（一）提高民营企业档案管理意识

档案管理是民营企业业绩研究与证明的重要资料，也是进行科学分析、制定发展方向的教材。做好档案管理工作可以让民营企业管理人员能够及时了解个体人员在工作中的情况以及企业发展中的大事件，为以后的发展提供切实的参考。所以，对于民营企业来说，管理人员要明确档案管理的地位，通过进行广泛的宣传，强化全体人员认识到档案管理工作的重要性。做好档案管理工作能够提高企业的工作质量，规范的档案管理工作是企业管理工作业绩的重要衡量标准。领导者的档案管理意识增强，就意味着企业会投入比较大的人力和物力去进行档案管理工作。企业其他人员档案管理意识增强，就会积极配合档案管理部门进行档案管理工作的开展。

（二）重视档案管理人员的选拔和培养

在信息技术不断发展的今天，档案管理跟传统的管理方式对于人员的要求有所不同，要求档案管理人员要具备相应的数字化知识，能够很好的运用工具进行数据信息的采集和整理，这就对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。民企管理者要不断更新观念，高度重视档案管理人员的选拔和培养，坚持走出去、引进来的重要原则，积极鼓励优秀人才的加盟。此外，还要加大民企档案人才培养方面的计划，通过对档案管理人员进行培训，提高其专业化知识，并对其进行定期考核。

（三）加大档案管理工作的信息化建设

实施档案工作的信息化管理，这是民营企业档案管理发展的必由之路。比如，档案信息检索的现代化，就是信息资源开发的一个重要手段，信息检索工具越先进，就越能节省检索时间，档案的利用价值也就越高。总之，信息技术为新时期民营企业档案管理信息化提供了重要基础，档案实施信息化管理也能够解决档案管理比企业日常工作落后的矛盾，使民企档案管理更加科学化、规范化。

三、结论

综上所述，随着经济的不断发展，档案管理在民营企业管理中的地位越来越突出。这就需要民营企业管理者重视档案管理模式的运用，认清当前档案管理的现状，实施科学有效的措施，保证档案管理工作更上一个台阶。

[1]江淼.关于新时期民营企业档案管理模式的研究[J].魅力中国,2012(06).

[2]李云波.诚心实意做好服务—档案行政管理部门服务民营企业梢案工作综述[J].中国档案,2012(09).

[3]马丽荣.关于民营企业档案管理模式的一点思考[J].黑龙江档案,2012(10).