实施电子化管理,提高学校档案利用率

徐菁

【摘要】随着科学技术的发展，我们所处的信息化时代，决定了档案管理工作也正在向电子化、网络化方面迈进。信息技术为档案管理提供了便利，也带来了一定的困难和挑战。本文将从学校的角度出发，解析学校档案管理在网络环境下存在的问题，思考学校档案的电子化管理的方法，从而提高学校档案的利用率，让学校档案资料发挥其应有的作用。

【关键词】档案；电子化管理；利用；学校

档案的保管和利用是档案的两大基本职能。随着以计算机技术为代表的现代科技技术的普及与发展，学校利用计算机技术辅助管理各类信息资料成为必然。因此，档案管理也被纳入到学校电子网络管理系统。电子网络管理产生了各式各样的电子文件，面对繁多的电子文件，如何更好地进行整理、归档、保护并加以利用，是众多档案管理工作者面临的新课题。

一、正视困难，客观分析学校档案管理的现状

当前学校档案管理领域，信息技术仅仅应用在收集和整理等浅层次的方面，不利于信息的及时共享，制约了档案资料进一步拓展、应用空间和深度，有效利用率不高。

1.学校档案电子化管理存在的问题

（1）档案电子化管理适用范围较浅。按照档案管理要求，我们把学校教育教学所涉及的资料归集存档，一般以年度为时间单位，按保存期限的长短分长期档案、短期档案、临时档案进行分类保存。计算机主要被用来将档案资料的电子版归类放入相应的文件夹，以及编制目录、打印卷脊等，也就是说主要应用于收集整理，并不能在档案的共享、利用上发挥作用。

（2）档案电子化管理收集归档繁琐杂乱。学校的教育教学资料繁多，而且不同工作归属不同部门分管，相关资料由所属部门分类保存。

（3）档案电子化管理查找不方便，利用率低。在实际工作中，文书档案不对外，进馆查阅的人很有限。除了少数教师在晋职、评优时用到，学校档案的主要用途就是应对上级检查、考核。真正使用时，由于档案归类不是按照事务而是按时间和时限，所以检索和查找并不方便，更不方便利用。

2.学校档案电子化管理存在问题的原因

（1）思想认识没有达到应有的高度。一直以来，档案管理者没有认识到档案的价值所在，将自己的工作定位于整理和保管档案上。虽然在从纸质档案到电子档案改进的过程中转变了一些观念，但也是认为只要把档案收集整理好，用时能拿出来，检查时能通过，就是做好了档案管理工作。

（2）电子化管理没有达到应有的深度。一是学校硬件和软件支持不到位，电子设备落后。二是档案管理者还是沿用以前的工作习惯，实行管理人员建档，电子保存保管，纸质信息流转。三是对档案管理没有进行完整的探索研究，导致信息化在档案管理上应用不广不深。

二、科学创新，积极探索学校档案电子化管理的新方法

学校教育教学方式的变革，也影响到学校档案管理的变革。学校改革和发展留下了大量的图片、视频等资料，仅凭纸张和磁盘不足以保存，所以档案管理电子化势在必行。而且，只有在管理创新上下功夫，才能在发展中求得生机与活力，建立一种全新的档案电子化管理模式。

1.科学思考，探索学校档案电子化管理的思路

（1）加强对档案电子化管理的研究。档案管理者要将档案电子化管理当成工作中的一个重要课题来研究，要深入学习关于档案管理的专业知识，全面认识档案管理的范围、幅度、深度和信息的传递方式、安全性，区分信息的有效性。对档案的管理不能仅停留在一个收集、整理的阶段，而要通过研究思考，对工作进行梳理细化，总结出对学校真正有用的档案类别，拓展档案的应用深度。

（2）加强档案电子化管理的规范建设。做好学校档案电子化管理，首先应该确立一个标准，厘清分类方法，明确各部门责任，统一档案工作各个环节的管理和技术操作，简化档案工作步骤。档案管理工作与日常工作结合起来，无论是图片还是文字材料，都可以以电子文档的形式整理归类后通过内部网络移交学校档案室，缩短交接时间，简化交接方式，提高工作效率。

2.勇于实践，创新学校档案电子化管理方法

遵循“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的档案工作原则，建立起符合学校特点的电子档案管理运作机制，实现学校档案的电子化管理。

（1）确立归档标准。大的方面沿用长期以来的学校档案管理中约定俗成的时间期限要求，以时间为单位分类；每年度的长期、短期和临时档案中，再按部门分类，分成文书、财务、德育、教学等类别；在每个小类别下，再按事件进行分类，将学校内的各类教育教学事件条理清晰地归类存档。

（2）设定范围密级。 档案的收集范围是按上级统一规定进行的，一般包括反映学校各项工作的文件通知、计划方案、过程记录、成果展示等；表现形式为文字、声像、图片、合同文件、行政收发文等。档案密级的确定由学校领导负责，确定后通知档案管理人员照章管理。涉密的档案在局域网上不能查阅，除密级档案外，其它档案对学校内教职员工开放。

（3）确定归档方式。以各部门为单位，在规定的时间内，按照规范档案管理标准，将学校相关的档案材料归档上交至学校档案室。因为档案管理人员不可能完全了解各部门的工作具体包含哪些内容，只有部门具体负责人才有可能做的更完善。

（4）拓展收集方法。通过采用数据迁移技术，实现了档案管理系统与学校网络平台的链接，档案管理员可以直接从校园网、校园FTP等平台中调取资料并形成电子档案。对没有电子文件的重要的纸质档案，则扫描成图片形式存档。

（5）深层次利用档案。各部门负责人和工作人员按不同权限，可在网络上直接查阅档案，实现了各部门信息共享，满足了不同层次领导和教师的需求。

三、有效利用，努力提升学校档案的利用率

学校档案电子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有档案管理完全依靠手工管理、检索定位困难、收集归档繁琐、利用不高的弊端，为实现信息增值利用提供了便利。而要提高学校档案的利用，还需要档案工作者做好以下几个方面。

1.强化服务意识

档案管理员要提高思想认识，熟记档案管理的规范制度，熟知档案的归档时间和类别，熟悉电子档案的操作流程，为档案利用者提供热情、周到的星级服务，千方百计地满足利用者的需求，为其找到理想、满意的档案。

2.加强宣传力度

档案管理员要通过自身的努力，提高人们的档案意识，引导人们利用档案，扩大档案信息的利用范围。

3.提升自身素质

加强政治学习与理念学习，掌握相关档案管理知识，充分认识到档案管理工作的必要性与重要性，树立正确的事业观，做到思想到位、职责到位、措施到位。在工作中磨练技艺，提高收集、整理、归类、检索档案的能力，坚持原则，爱岗敬业，认真履行岗位职责。针对工作中出现的新问题，结合工作实际，积极探索，主动思考，尽职尽责做好工作。

随着电子网络技术的不断发展，学校档案电子化管理必将产生新的问题，寻求新的思路。因此，作为档案管理者，要不断加强自身业务学习，与时俱进，在应用中发现问题，在思考中解决问题，将学校档案电子化管理推向新的高度。

参考文献：

[1]以创新推进档案管理电子化[J]，殷华丽，中国船检，2009年07期，100-102

[2]以创新推进高校教学档案的电子化管理[J]，王学梅，淮海工学院学报，2010年第8卷第8期，130-131

[3]提高高校档案利用率的几点策略[J]，彭辉芬，档案时空，2010年06期，37-38

[4]电子化背景下档案管理的创新思维与发展[J]，李新兰，科技创新与应用，2013年第4期，285

endprint