新形势下药检机构内控体系的现状及改进措施

许彤

摘 要：完善的内部控制制度是药检机构正常运转十分必要的有效的保障体系。只有通过有效的内控制度建设，形成完善的内部牵制和监督制约机制，才能实现药检机构向“高效、优质、低耗”的健康方向发展的目标。

关键词：药检机构；内控制度；改进措施

中图分类号：F12 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）21-0281-03

内部控制制度是现代管理理论的重要组成部分，是在实践中逐步产生、发展和完善起来的。它是以一种强调以预防为主的制度，目的在于通过建立完善的制度和程序来防止错误和舞弊的发生，提高管理的效果及效率。药检机构的内部控制是指主要通过会计工作和利用会计信息对本单位各项活动所进行的指导、调节、约束和促进等活动，以提高本单位的工作效率和社会效率。

2014年1月1日财政部颁布了《行政事业单位内部控制规范》，对促进药检机构的内部控制起到了一定的作用。但在药检机构的基础建设中，总有各种舞弊、作假等现象的发生，导致工作效率和社会效率的低下，影响药检事业的建设与发展。而药检机构基础建设的内部控制方面，又存在着不少漏洞，制度也不是很完善。本文试图从当前药检机构在内控建设中出现的漏洞和现状提出一些设想，供药检机构在以后的内控建设中不断完善提高。

一、药检机构内部控制工作存在的问题

目前，药检机构的内控工作虽然已经有了长足的发展，但不能否认，它还依旧存在着许多问题。主要有以下几个方面：

（一）对单位内控制度没有一个全面、正确的认识

如今，有很多药检机构对内部控制制度的认识还很肤浅，认为内控制度其实就是针对财务部门的，与其他部门无关。甚至有的单位管理人员认为内部控制根本不可能和单位整个管理制度挂钩，它只是一种管理的姿态而已。这种肤浅的认识直接导致很多单位根本不在乎内部控制，不会主动地去实行或者参与，认为内控只是在浪费精力，走过场，没有必要实行。这种认识的滋生直接变成推行内控制度的羁绊，是单位内控管理步履维艰，对单位管理水平的提升没有任何益处。

（二）缺乏完善的考核监督机制

首先是监督。内控质量的好坏，首先取决于一个单位监督职能的执行力。监督，可以分为内部监督和外部监督：如今的外部监督主要指的药检机构的主管部门例如药监局、财政局、审计局等的各项检查及专项资金审计，他们的监督对象也常常局限于财务部门以及专项资金涉及的部门，局限于财务资金的运用是否合理合法合规，而对于单位内控制度体系是否完善以及各职能部门对单位管理制度的执行力度如何等情况，并没有进行合理的监督；内部监督则由一些社会中介会计师事务所代替内部审计部门完成，在监督过程中虽相对客观，但往往只对高层领导负责，单位高层领导意见相比制度的执行更为重要。各部门之间没有合理的相互监督和牵制，难以达到真正的控制和制衡。

其次是考核。药检机构往往只有各部门责任目标，没有内控指标。完成责任目标固然是一个很重要的考核标准，但却不应当是唯一的标准。有很多单位只考核责任指标，对内控制度的导向性作用确然不顾，对于在管理中及时发现和改正问题极为不利。

（三）参与内控的人员素质亟待提高

一项制度得以贯彻实施，首先应当是要求有力的执行，而执行者的素质决定了贯彻执行结果的好坏与否。药检机构内部控制制度的建立完善和顺利执行，要有一套高素质的人员参与运行。财务人员则是内控管理的重中之重。财务是内控的重点，也是内控的核心部分。有的单位由于自身财务水平较低，参与内部控制的其他部门人员更是不够专业，存在这样那样的问题：首先，对于预算资金缺乏统一管理，工作中未能严格执行预算资金用途，资金使用较为随意；其次，对于单位的收入和支出管理不严，费用的支出则较为随意，开支范围往往被人为地进行扩大；再次，资产管理不严，未按规定对资产进行政府采购，达到固定资产标准的资产没有登记入库、各部门使用没有登记记录、资产报废程序缺乏必要的报废程序，再加上资产的清查制度不够完善，使很多的国有资产轻易流失，同时对低值易耗品同样没有较完备的领取和使用手续，造成资源的浪费。

二、目前内控制度的现状与分析

针对在内控工作中存在的问题，各单位有相应的内部控制制度来堵住漏洞，防范风险。但在实际操作执行中由于控制环境难尽人意，政府预算约束弱化，并且缺乏严密的内部财务控制体系等原因，导致大多行政事业单位内部控制作用不明显，并在一定程度上成为问题、漏洞存在的保护伞。具体表现在以下三个方面：

第一，相当一部分单位缺乏内部控制理念，对内部控制在基础建设方面的作用认识不足，尚未建立起健全有效的内控制度，或者说是以财经制度甚至是工作经验来代替；即使有内控制度，现存的内控制度在内容方面也有许多不合理的地方，如生搬硬套其他单位的制度，没有考虑本单位的实际情况，根本无法实施。因此，对建设中出现的漏洞没有一套可行的制度、程序来堵住漏洞的发生，致使财务管理混乱，极易造成损失，更谈不上什么效益。

第二，有的单位虽然有比较完善的内部控制制度，但是流于形式，更多的是“有章不循，有律不依”，将已订立的制度挂在墙上，变成应付检查的条文，未能发挥其有效作用。

第三，内部控制制度执行比较困难。如有的单位领导凌驾于内部控制制度之上，自己都不遵守制度，经常使用例外原则，使内部控制制度的信任度和威慑力下降，单位其他成员也不重视；又如有的制度执行人员素质不高，能力不强，执行力度有限，造成内部控制制度失控；还有一种更可怕的现象，就是许多重大事项的决策与执行程序有一定的随意性，部门预算在实际执行中约束不够，存在“重大无标准”、“决策无名主现象”，导致内部控制制度根本无法执行。

因此，必须有一套完善的内部控制制度来控制单位各项业务活动中出现的问题。但是，不同的单位有不同的情况，对于不同单位的实际情况必须要有不同的制度，才能发挥内部控制的效用。endprint

三、完善内部控制制度的改进措施

针对不同单位的具体情况，我们应当建立不同的内部控制制度。从总体上考虑，我们可以从以下几个方面进行改进和完善：

第一，领导重视。在制定内部控制有关规定时，要明确单位负责人应负的责任，只有这样，才能使单位由上而下共同执行内部控制要求，从而推动内部控制的健康发展。还可以在单位内部推行法人经济责任制，将责任风险直接与决策层挂钩。经济责任制即按领导分工予以纵横监控，规定职责，相应授权，从而实现各尽其职、相互协调、相互制约的控制目的。同时，要建立必要的信息披露制度，以此接受社会公众的监督和约束。药检机构也应把内部控制作为一项日常工作来抓，可以把内部控制的好坏作为领导政绩的一个方面。

第二，提高人员素质。药检机构内部控制的成败关键在于人员素质的高低程度，其素质控制的目的在于保证工作人员具有忠诚、正直的品质和勤奋、有效的工作能力，并具有良好的会计人员职业道德，从而保证内部控制有效实施。尤其他对财会人员的素质有更高要求，不仅要求其专业业务能力强，要求他们的政策性、法制性强，并且还需要有一定的职业道德水准。药检机构的内部控制涉及到单位所有工作人员，不仅仅是财务部门的事。所以单位应注重财务人员的后续培训，以适应管理的要求。

第三，建立财务状况预警机制，加强财务风险预测。各药检机构可以借鉴国际先进经验并运用现代科技手段，逐步建立风险监控、评价和预警系统。通过一系列指标的横向和纵向数据比较，对财务运作中潜在风险预警预报，提出控制措施，将可能萌发的财务风险予以化解。

第四，建立和健全单位内部控制制度并加以评价监督。各单位应当建立、健全本单位内部控制制度，主要从单位层面和业务层面两个方面来加以评价监督。

1.单位层面内部控制建立与评价。单位经济活动的决策、执行和监督是否实现有效分离；权责是否对等；议事决策机制是否建立；重大经济事项的认定标准是否确定而且一贯地执行。内部管理制度是否符合国家有关规定尤其是国家明确的标准、范围和程序；内部管理制度是否符合本单位的实际情况。授权审批的权限范围、审批程序和相关责任是否明确；授权审批手续是否健全；是否存在未经授权审批就办理业务的情形；是否存在越权审批、随意审批的情形。岗位责任制是否建立并得到落实；关键岗位轮岗制度是否建立或采取了替代措施，是否存在不相容岗位混岗的现象。内部控制关键岗位工作人员是否具备与其工作岗位相适应的资格和能力。

2.业务层面内部控制建立与评价。预算业务方面：预算编制、预算执行、资产管理、基建管理、人事管理等部门之间的沟通协调机制是否建立并得到有效执行；预算执行分析机制是否建立并得到有效执行；预算与决算相互反映、相互促进的机制是否建立并得到有效执行；全过程的预算绩效管理机制是否建立并得到有效执行等。收支业务方面：收支是否实施归口管理并得到有效执行；印章和票据的使用、保管是否存在漏洞；相关凭据的审核是否符合要求；定期核查的机制是否建立并得到有效执行。政府采购业务方面：政府采购活动是否实施归口管理并得到有效执行；政府采购部门与财会、资产管理等部门之间是否建立沟通协调机制并得到有效执行；政府采购申请的审核是否严格；验收制度是否建立并得到有效执行；是否妥善保管政府采购业务相关资料。资产管理方面：各类资产是否实施归口管理并得到有效执行；是否按规定建立资产记录、实物保管、定期盘点和账实核对等财产保护控制措施并得到有效执行。建设项目管理方面：与建设项目相关的议事决策机制和审核机制是否建立并得到有效的执行；是否对项目投资实施有效控制；项目设计变更是否履行了相应的审批程序；工程款项的支付是否符合有关要求；是否按规定办理竣工决算、组织竣工决算审计；相关资产是否及时入账。合同管理方面：是否对合同实施归口管理并得到有效执行；合同订立的范围和条件是否明确；对合同履行情况是否实施有效监控；合同登记制度是否建立并得到有效执行；合同纠纷协调机制是否建立并得到有效执行。

第五，内部控制的执行要掌握一定的方式方法。药检机构的内部控制要注意抓重点，针对本单位的工作实际，抓本单位的薄弱环节。重点要把握好以下几个方面：一是预算控制。按照财政预算改革的要求，财政将加强对部门预算的审查监督，保障部门预算的科学性，强化预算的约束力，堵塞腐败漏洞。所以药检机构应适应财政发展的需要，建立一套以预算管理为基础的内部控制体系，主要包括预算的编制、审定、执行、监控、分析、调整、考核等。二是授权批准控制。单位在处理经济业务时，必须做到决策、执行、监督相分离，必须经过授权批准方可执行，以便进行控制。在授权批准控制时，一定要明确授权批准的范围、授权批准、权限、授权批准责任和授权批准程序。同时要把授权批准权限的分解和审批额度的分配与核算管理制度的建立、财务公开性制度的建立紧密地结合在一起，以防止滥用职权审批情况的出现。三是关键点控制。在一个业务处理过程中，往往有些控制环节很容易出现错误和弊端，达不到既定目标，这时要注意寻找业务关键控制点。如在设置岗位或职务时，为了保证业务正常开展，防止出问题，不相容岗位或职务要由不同的人来承担，这就是关键控制点；在进行会计核算时，为保证会计记录的正确性，明细账和总账之间的核对是关键控制点；为保证银行存款金额正确性，由非出纳员核对银行对账单和存款余额这也是关键控制点。四是会计电算化控制。会计电算化的迅速发展和普及，促进了会计工作的规范化，提高了会计工作的质量。通过会计电算化特别是会计管理电算化，利用会计核算提供的数据和其他有关数据，结合单位的实际情况，借助计算机会计管理软件对单位内部管理从事前、事中、事后三个方面对实施控制，保证内控工作有效、快速的运行。

内部控制是一项不断推陈出新、任重而道远的工作，随着时代的不断变化，内部控制制度也要跟着不断的修改，以达到其有效性，切实控制各种漏洞的发生。药检机构是一个特殊的单位，不同于企业，有它自身的特点，特别是在社会主义市场经济大发展的情况下，药检机构的建设也面临着新的挑战，因此内部控制制度的健全也显得犹为重要。为保证药检机构的正常运行，除了要建立起比较完善的内控制度外，更要使内部控制适应时代发展，做到与时俱进，以促进药检事业的蓬勃发展。[责任编辑 魏 杰]endprint