浅析水利档案管理工作规范化及其加强措施

摘 要：在我国的档案管理工作中，有很多做的不好的地方，很难能够满足现代化的档案管理要求，因此，在档案管理变革时期，首先需要真实的反映水利工程档案管理的整体面貌，方便日后档案管理工作能够正常运行。日常的管理工作不仅是要工作规范化、标准化，同时还要在管理思想上跟上时代的脚步，在日常管理操作中，严格规范管理文书的工作，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

关键词：档案管理；规范化；档案事业

水利档案与其他档案而言，水利档案由于自身的复杂性与综合性对周围生态以及工农业的发展都有广泛的影响。因此水利工程档案依据其本身多元和综合的特点可以真实、完整的记录水利工程的建设情况、工程质量，为工程后期的建设具有服务性和参考性，对未来水利工程建设具有指导的意义。

1 水利档案规范化管理工作的重要性

水利工程档案对于整个水利工程的建设情况都有着详细的记录，从整个工程施工前期的准备，到最后工程完工都全面记录其中。在进行水利工程的质量鉴定过程中，通过这些档案就可以得到比较全面的、详细的资料，成为了全面鉴定水利工程质量的依据，也是全面鉴定水利工程质量，查明事故出现原因的依据。当工程出现问题时，观测漏洞出现的地方，再根据水利工程档案所记录在册的，便能够比较容易的查明事故出现的原因。

但是水利工程在使用的过程中，难免会出现一定的问题或者漏洞，或者由于周围客观环境的改变，而面临着改建或扩建的问题。这些问题的解决直接关系到水利工程的使用问题和效益问题。因此有了详细的、完备的水利工程档案，这些问题便可以得到很好的解决，利用规范化的水利工程档案作为指导，过程后期的维修、改建或者扩建都可以在此基础上比较轻松的完成。

2 水利工程档案管理中存在的问题

2.1 档案管理制度体系不完善

随着水利工程档案的增加，传统的档案管理模式已经滞后，多数没有制定相应的管理规章制度，职责不清，工作流程也不合理，造成档案管理效率低下。在工作中对相关工作人员没有合理的考核和约束机制，不能确保基建工程档案的准确性、系统性、成套性，造成我国现阶段水利档案不完善。由于很多水利水电单位根本就没有健全完善的水利档案管理制度造成了我国现阶段水利工程档案归档方式没有固定的模式，这就严重的影响了档案管理工作的质量。

2.2 日常基础档案同步不到位，档案管理手段落后

大多数水利水电单位对水利工程档案的不重视，日常的管理工作中没有做到水利工程档案管理工作与现代化手段的很好的结合，再就是企业的档案管理软件没有很好的利用，大部分管理部门对档案的管理基本上都是纸质的原始目录凭证，而作为档案信息化的管理，由于没专人管理系统软件，从而缺乏完整的目录和索引，这样就造成了档案管理工作的周期长、工作量大、效率低的局面。

2.3 水利工程业务资金存在较多的漏洞

对于建设企业而言，工程资料、档案是对以往工程项目过程资料的汇总，结合目前的建筑材料市场，能计算出较为精准的投资概算，从而为财务资金的筹措、运作作好准备，以减少财务成本。但是，在实际操作中，由于受到工程项目资金以及技术条件的限制，使得一些水利工程所设置的档案管理部门并不符合标准的要求，缺乏必要的设备以及安全措施，这就直接影响到水利档案的安全保管，直接影响水利水电档案的使用寿命。因此，在对档案业务资金的项目中，做好对在预算里的开支必要时必须在合同里明确出，避免存在漏洞。

2.4 水利工程档案经常出现的技术性问题

1.档案手机不齐全

档案的收集是做好档案工作的基础，然而由于水利工程项目建设周期长、参建工程较多，各方面不能协调的统一好，也因此会使得一些档案不能得到妥善的保管，收集不齐全也是常有的现象。

2.档案资料缺乏真实性

档案是对水利工程项目的真实记录，但是由于少数的施工单位在施工中只重施工、不重档案，常会导致所形成的档案并不是工程项目中随时记录下来的真实资料，而是事后随意编造的虚假档案。

3.书写材料不规范

水利工程档案内容丰富，形成的主体较多，也导致水利档案在编制过程中南边会造成参差不齐的现象，有些档案是用圆珠笔、铅笔、复写纸书写，也用的用传真纸复印存档等，而这些必然会为后期的保管和利用带来隐患。

3 档案科学化规范化管理的实施

近年来档案管理存在的问题已经严重影响到水利工程的发展状况，而水利档案资料是项目建设的指导性文件，也是水利档案不可或缺的部分，档案管理必须要按照国家的相关规定，严格的执行档案资料的管理计划，保证档案的规范化管理和最优化的利用。

3.1 意识方面

搞好水利水电档案管理工作对国家、社会和水利水电单位意义非同。所以水利工程档案管理专员仅需要过硬的专业知识，同时还要良好的管理意识有。档案管理部门应加强档案法规宣传，提高档案意识。水利水电单位要对档案管理专员实施统一领导、等级严格的管理原则，要把水利工程档案管理工作纳入日常的管理工作中，要重点关注。对档案管理所需经费要统一安排，这样才能起到维护档案完整性作用，也是为水利工程档案的安全性创作良好、有利的环境，为档案的科学管理和档案信息的开发利用提供保障。

3.2 监督方面

水利水电单位的档案监督管理工作是不能忽视的。水利部门的直属单位和行政机关需要设立专门的机构，配备相关档案人员，负责对各个档案单位的工作监督以及工作指导；各个级别的行政主管单位都要严格执行上级任务，同时对下级做到严格监管和技术指导工作。水利水电单位的档案室需要专人负责，对进出人员要做到登记，对档案室内的档案要进行分类收集，分类管理。上级单位需要借调档案的时候，能第一时间准备提供相应的档案信息，并且能够发挥档案机关的管理职能。

3.3 人员方面

档案工作人员应具备档案专业知识和相关的专业技能，爱岗敬业，忠于职守。档案工作人员的职务、职称的晋升或评定，按国家有关规定执行，并享有专业技术人员的同等待遇。档案工作人员应保持相对稳定。定期对档案室馆员展开职业培训，从思想、技能、技术等方面提升其管理能力。经过培训之后，管理人员工作效率得到全面提升，档案资料利用价值也会得到充分体现。

3.4 制度方面

建立健全的档案管理制度不仅仅是对相关档案管理工作人员进行职责的划分，也是对各类档案能够合理有效的利用创设了条件，帮助档案的管理能够符合国家的相关标准，对档案的使用与保存能够实现现代化以及规范化、标准化的利用。需根据档案资料管理工作需求，调整原有的资料管理体制，参照法律规定及局内工作需求，全面实施档案管理制度，实现有价值资料的合理应用。

4 总结

总之，在随着时代的不断变革，档案在历史发展起着关键的作用。不管是信息时代还是数字网络时代，传统的档案管理和档案信息是提供后期质量安全的保障。因此，我们的档案要随着时代同步发展，为后期创造最大的价值。

参考文献

[1]陆广能.对深化城建档案业务指导工作的探讨[J].工程建设与档案，2011（06）.

作者简介

秦茜，海河水利委员会海河档案馆，从事档案管理及档案信息化建设专业endprint