新形势下如何做好企业人事档案管理工作

张红莲

企业人事档案是企业职工经历、政治思想，业务技术水平、工作表现及工作变动等情况的文件材料，是全面考察、了解、管理、使用员工的重要依据。随着现代企业制度的逐步建立，许多企业的所有制性质发生了变化，人才流动的频率加大，传统人事档案制度不能适应现代人力资源开发的需要，企业人事档案管理中出现了一些新的矛盾和问题，从科学发展观和以人为本的思路研究和解决这些问题，不断加强和改进企业的人事档案管理工作，是摆在我们档案管理工作者面前的一个新课题。

1 企业人事档案管理存在的问题

1、企业人事档案管理体制不符合现代企业制度的要求，随着国有企业的破产、改制下放等，情况的发生，原有自上而下的档案管理体制被打破，新的体制没有建立，开成档案管理权限不清晰，湖南华达机械总厂破产改制后，近六千份人事档案委托市档案向管理，实际上是找个地方保存起来，而原有企业员工则由单位人变成社会人，在各种不同所有制企业自由择业，他们的档案并没有向人才流动服务机构移送，员工在企业改制后的人生履历在档案中存在“断档”现象。

2、管理机制和方法滞后，从目前情况看，企业人事档案有的隶属于人事部门，有的隶属于办公室，有的隶属于党委管理部门。人事档案与文书档案，财会档案，科技档案混在一起，存在各自为政、管理分散的现象。同时，归档内容信息简单，不能全面，真实反映企业工作人员的实际情况；人事档案信息载体形式单一，未能形成声像制品，不能实现科学存贮和信息资源共享；管理手段也相对落后，基本上处于手工操作阶段，缺乏相应的管理设备和手段，人事档案的案卷质量尚待提高。

3、人事档案管理的整体水平下滑，由于对档案管理的认识不足，重视程度不够，有些企业对专职档案管理人员进行压缩，能减则减，实在无法裁减的，也是一人多岗，身兼数职，职责不明，兼而不顾。有的档案人员更换频繁，交的粗心，接的糊涂，甚至不履行交接手续。有的企业档案管理人员长期得不到培训，整体素质不高。

4、硬件设施差，管理不规范。有些企业档案室建设简陋，经费投入不足，大部分档案室建设有标准，“六防”设备不配套，引起档案材料的霉变，虫蛀，影响档案的美观、整洁、完整；有些企业档案资料长期不装钉，档案袋多年不换，甚至散乱不堪，有职工遇到调动，职称评审时发现档案材料缺失，严重影响了职工的合法权益。

2 企业人事档案管理存在问题的原因

1、对档案管理工作的重要性认识不足。有些企业领导人片面认为企业重要的是生产、经营、销售，认为人事档案管理的好坏无关大局，缺乏档案意识，处于被动状态，没有把人事档案工作列入议事日程，在人员配备，库房建设，所需经费等方面不够重神，档案管理工作被“边缘化”。

2、监管力度弱化。随着社会主义经济体制改革的不断深入，企业自主权不断扩大，上级组织人事部门对企业人事档案的指导监督随着对企业的放权被削弱，特别是一些企业改制后，国家，集体既不控股、也不参股，在这种情况下，主管部门再对其实施人事档案管理的监督指导，往往显得心有余而力不足，很难监管到位。

3、档案管理制度不健全完善，从档案收集制度看，渠道不够畅通，部分材料归档不及时，有时导致一些重要资料无法弥补，造成不必要的损失；从鉴别制度看，内容不够细致，有些材料如文凭的认定有局限性，从管理制度上看，工作要求与实际情况有一定程度的脱节。

3 加强企业人事档案管理的对策

1、提高档案管理人员素质。人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。由于企业人事档案管理工作是一项内部性，保密性很强的工作，是一项并不引人注目的，默默无闻的工作，即使干得很好，也体现不出工作成效。档案管理工作人员的待遇提升的空间受到限制，工作积极受到影响。企业领导人员应该从各方面关心档案管理人员的成长，为他们的发展创造各种条件。档案管理人员也应努力提高自身素质，坚持原则，严守纪律、遵守制度、保守秘密，注重自身专业水平的提高，通过自觉，参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节及基本要求，掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，积极探索新的管理模式，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

2、健全完善人事档案管理制度。档案工作既要靠管理人员的素质，又要靠制度，因为制度建设更具全面性，稳定性和长期性，建立健全管理制度，使档案工作有章可循，有章可依是非常必要的。必须建立健全各项档案管理、查阅、借阅、保管、保护等制度，明确人事档案利用的方式和方法，保证人事档案的安全性和真实性，使人事档案管理工作实现规范化、制度化，保证各项工作有条不紊地健康开展。

3、不断推进人事档案的现代化管理，做好人事档案管理工作，提高人事档案管理工作的质量和效率，必须尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，完善硬件设施和防护设备，实现人事档案信息化管理，建立电子档案管理平台，运用OA办公平台电子档案馆进行检索，调档迅速，准确率高，提高档案利用的效率，加大现代化设备更新的投资力度，不断使人事档案管理工作向科学化，现代化发展。

4、加大力度实施人事档案工作目标管理。将人事档案纳入目标管理，使档案建设步入规范化，标准化轨道。打破传统管理模式中由于缺乏统一的工作标准而出现的分散管理局面，提出科学、规范、标准的管理模式，建立用人与管档相分离的人事档案管理体制，改革现行“人档合一”的单位，部门所有的人事档案管理体制，建立政府所属的公益性人事档案管理中心，以其机构的独立性，职能的专业性，服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构，使之更好的为企业实施人才管理服务。