档案管理与知识管理的关系研究

贾鹏飞

摘要：档案管理与知识管理在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术等方面相近相通; 在管理层面、管理深度、管理范围、管理侧重点、管理特点等面相差相异。档案管理与知识管理相辅相成: 知识管理可以拓展档案管理的领域, 提升档案管理的价值; 档案管理可以促进知识的沉淀、积累、传播、交流、理解、

挖掘, 加强知识产权的保护。本文分析了档案管理与知识管理之间的联系，进一步加强档案管理与知识管理，提高了管理水平。

关键词：档案管理知识管理研究

中图分类号：G271文献标识码： A

知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源，对于各行各业的发展都起着决定性的作用。而档案是一种蕴含着大量知识的文献，这已经成为包括档案界在内的整个文献界比较普遍的共识，并且得到了社会的广泛认同。在档案管理的提高与发展过程中融入知识经济，才能充分发挥档案信息的潜在价值，实现全方位效益。知识经济的显著特征在于知识成为最重要的生产要素，因此，研究档案信息价值如何上升到知识层次具有重要的意义。

一、关于档案管理与知识管理之间的联系

尽管经济在不断地发展，但是企业追求的主题始终都不变，即管理。并且企业只有进行了有效地管理才能够给促进自身的发展创新。在档案管理改革的过程中，其管理理念、管理模式和管理制度的创新改革是其主要的创新内容及其方式。同时经济的发展促进了科学技术的不断更新和发展，所以在激烈的市场竞争中取得胜利只有企业进行主动，必须在发展的过程中结合先进的科学技术和知识管理措施进行综合分析探讨，重视知识管理的研究和分析。档案管理和知识管理之间既有联系又有区别，下面就让我们来分析一下它们的区别：

1.两者拥有相同的管理对象，企业中文件的管理工作被统称为档案管理，文件和档案就统称为档案。另外文件的基础就是知识，知识是构成文件内容的关键因素，很明显对知识的管理分析就是知识管理。所以在档案管理的过程中，有一部分是属于知识的范围，所以它的管理过程也可以称为是知识管理的过程。换句话就是说知识管理和档案管理的共同管理对象就是档案和文件。

2.两者拥有相似的管理目的，企业进行档案管理主要是为了档案管理能够服务于企业的经营活动，并且能够为企业的员工提供档案信息，这也是档案管理工作在应用中的主要出发点和落脚点。档案也属于一种知识形态，服务的对象是它相对存在的组织，它的根本目的是为了能够为社会各界提供服务。而知识的管理则是为了使其自身的价值能够得到实现，推动组织核心竞争力得到提高。所以在企业进行知识管理的时候需要在合适的地方运用知识管理的模式，这样才能够让人们得到他们需要的知识信息，以便于其在工作中能够对其产生良好的帮助和制定出最佳措施。

3.两者拥有相似的管理流程，在很长一段时间内，企业传统的档案管理被人们划分成六个部分：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用服务。但是也有人将此划分成八个部分，多增加了编目与检索、编辑与研究两个内容。而知识管理被人们划分成七个部分：产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用。从两者管理的程序来看可以发现它们有类同之处：管理对象都是分散的，都是为了使管理对象能够集中、储存和搜集，都是为了能够将管理对象进行有序化，都是为了能够将管理对象进行评价鉴定，促进其优化，都是为了服务于组织的经营活动，实现自身的价值，同时在两者的过程中都出现新的文件、档案或知识，需要对它们进行储存和搜集。

4.两者拥有相同的管理技术，随着信息技术的发展作用之下，出现了不断复杂多样的信息形式，主要是由于档案和文件的管理中逐步的出现相互交流和相互的改革控制。同时信息技术的发展促进了更多数字化的档案和文件，所以为了能够适应这种环境的发展，档案管理和知识管理就需要引进数字化的处理方式促进档案和文件的有效管理，确保能够综合运用它们。所以在现代信息技术的影响下，信息技术的运用在企业的知识管理和档案管理中有着不可忽视的作用。

二、关于档案管理与知识管理之交融

从档案管理与知识管理的涵义和两者的相似性，产生在实际管理工作中出现水乳交融的现象，以至于有人在企业管理框架下提出档案知识管理的理念。无论如何，知识管理与档案管理的交融相佐关系已是一个不争的事实。

1.知识管理对档案管理的促进作用，现代档案管理与传统的档案管理比较而言，无论是内容还是形式层面发生了较大的变化，这种变化的原因追根溯源在于吸纳、借鉴了知识管理的元素，在管理领域和服务价值方面得到进一步发展和挖掘。传统的档案管理一味夸大档案、文件与情报资料的区别，更多地关注历史文献资料的长效保存，而轻视文件、档案中蕴藏的信息的服务功能，限制了文字背后潜在的实用价值发挥作用的领域。知识管理理念认为一切载体形态的知识都可以整合成不同载体形态的知识, 形成全面系统的知识资源体系，而且提倡社会组织和个人在文件、档案管理活动中创造、共享、应用知识, 努力实现其应有的价值。知识管理所采用的现代信息技术，通过现代化、智能化、人性化的手段, 主动地为用户提供高级、深层的信息、知识服务,最终实现知识的价值,改变了传统档案管理方式中落后的技术手段，被动的档案服务以及档案文件价值实现的局限。同时，在一定程度也促使档案管理职能发生相应的转变。这种转变，正如导致档案人员将职能重心从实体管理转向信息管理、知识管理，这是一种由外向内、由浅入深、由物理控制向智能控制的转变，目的是保证数字时代社会记忆的完整和向人们提供高质量的信息和知识服务，为档案管理的创新提供了方法，极大地促进了档案管理的发展。

2.档案管理对知识管理的反哺作用，文件、档案是组织或个人重要的知识资源，具有重要的历史价值和使用价值。就组织而言，员工的流动性会造成重要信息的丢失，存在于员工个体的隐性知识很难实施有效的管理，将这种隐性知识转化为显性知识通常是组织所采取有效方法，通过文字、图标、影像等形式记录下来作为档案保存，以备不时之需。就个人而言，在社会各项活动和学习研究过程中，重要事件、研究成果和情感诉求均会物化成文件资料。其中，组织与个人在长期社会活动中积累的经验、知识便得到了沉淀。同时，组织或个人在对文件、档案蕴涵的知识使用过程中，又会产生新的知识和新的档案价值，又形成了新的知识源。这些图文信息通过档案管理方法手段得以实现，为知识管理积聚了厚实的知识资源。

三、关于档案管理与知识管理相辅相成

1.知识管理可以使档案信息管理职能进一步完善:随着知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案信息管理成为知识管理的重要组成部分，在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。档案管理的职能主要是从过去实体的管理转向内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案信息管理的智能化服务，实现档案知识资源的共享。职能的转变档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。

2.知识管理可以实现档案管理业务流程再造，业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。档案管理的信息化，产生大量的电子文件，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。管理流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程，新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高了整个文档工作的工作效率。