如何加强水利部门的档案管理

夏荣

摘要：档案管理是重要的基础性工作,是一个单位对事业发展作出重大决策的重要依据。水利项目档案，是指开展某项水利业务活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，是反映该水利业务活动开展全过程的重要凭证。档案管理工作的总体目标是确保各项信息档案能够安全、有序与共享应用。就目前的情况来看。水利部门在档案管理方面还存在着不足，本文分析了加强水利部门的档案管理的相关方面。

关键词：水利部门；档案管理；措施

中图分类号：TV文献标识码： A

引言

水利档案是指水利工程在规划、勘探、设计、施工、竣工验收等各个环节中形成的具有保存价值的各种资料。水利档案在水利工程的技术专利、质量评定、工程验收、安全防护方面起着不可替代的重要作用，关系到工程竣工后的日常运行维护和管理。水利档案不仅在工程项目建设中对规范工程建设管理，及时界定工程中存在的问题和责任，同时也对后续的维护与保养提供依据。

1、水利部门档案管理的基本信息

1.1、水利部门档案管理的内容

水利部门的档案管理是整个水利工程的重要组成部分，同时还是水利信息化建设中的中心环节，不仅包括了档案的有序整理和信息网络建设，还包括了信息资源的开发和利用。水利部门的档案管理主要是对工程各期资料的管理，包括工程前期、工程建设设计期、工程施工期、工程建设后期以及文件的建立和设备的资料管理。

1.2、水利部门资料的特点

1.2.1、分散性

水利的资料档案主要在于资料的收集，但是跟水利工程的总体建设相比，分散性较强，所有的水利投资基本设计和建设完成的过程中都会累积大量的资料和资源。如果不提前整理和收集好资源，容易在过程中造成一些不必要的失误和引起资料的散失。

1.2.2、可塑性

水利工程的建设是一个长期的过程，所以水利部门的资料也应该跟随工程的建设不断修改和完善，随时关注工程的进度和变化，将初期资料和后期修改资料同时收藏整理，便于工程竣工后的分析。

1.2.3、周期性

重大的水利工程建设历时较长，周期性也相对比较长，特别是在进行水文勘测资料的收集整理中，需要及时更改资料，做好查缺补漏工作，全面细致的收档。

2、水利工程档案管理的重要性

水利工程档案管理的主要功能时真实的反映水利工程建设以及工程管理的全过程，真实、完整的水利工程档案不仅可以全面、系统的反映水利工程在运行管理过程中每一个细节的真实情况，同时在水利工程竣工后的工程质量评定、维护以及管理工作中也起着重要作用，因此水利工程档案管理水平直接体现着水利单位的综合管理水平。在水利工程建设的整个过程中会有不同的阶段，每一个阶段会有很多细小的分支，不同专业技术人员会形成不同种类的档案信息，只有确保档案的形成环节以及档案形成后的管理环节都没有出现偏差，才可以确保整个施工环节的质量以及安全。同时，健全、完善的水利工程档案资料方便相关工作人员及时掌握工程的动态，及时的做好维护及改造工作，从而确保整个水利工程的安全运行。

3、水利部门档案整理现存的问题

3.1、管理意识淡薄，影响档案完整

政府职能的转变，行政审批制度的简化，水利工程建设管理体制的变革，项目法人负责制、招标投标制、建设监理制度、竣工验收备案制和质量终身制等制度的逐步完善，均促使水利工程档案的管理内容、形式、规定、制度及各种档案载体发生了相应的变化。但水利工程档案管理手段落后的情况没有根本改变。个别单位负责人及档案管理者，对水利工程档案管理的重要性认识不足，重视程度不够，没有把档案工作渗透到水利工程建设的全过程，缺乏相应的管理制度来规范日常的水利工程档案管理行为，致使水利工程档案的收集、整理不及时，甚至延误，影响了档案收集整理、归档的时效性和完整性。

3.2、管理机构不全，档案残缺丢失

水利工程档案管理是一项专业性很强的工作。一些单位没有设置独立的档案管理部门，只是把档案管理工作纳入综合部门的管理职能；虽然制定了相关的规章制度，但大多是流于形式，形同虚设，没有形成有效的监督管理机制，缺乏对水利工程施工单位档案管理的业务指导，造成水利工程建设部门和综合管理部门各自为政，工作中存在着很大的随意性，出现由于工程技术人员的流动，档案也随之流失的情况，导致档案资料残缺不全，给档案的收集、整理和归档带来困难，严重影响了日后水利工程的正常维护与管理。

3.3、管理人员管理水平低下

水利工程的档案管理工作在较强政策性下具有很高的专业技术性。水利工程档案管理的一系列性质对管理人员的工作水平提出了较高的要求。水利工程档案管理人员的基本上岗要求就是其应该具有工程档案管理的资质。在拥有基础条件下，还必须具有水利工程工作经验或者具有一定程度上的水利工程知识，只有档案管理人员具有这些资质才能够高质、高效的做好档案管理工作。就目前情况来看，大部分水利工程的档案管理人员都不具备较高的管理水平，只是单纯的将档案进看管，没有切实做到将档案进行分类管理。更有甚至，有一部分管理人员不单单不具备相应的管理水平，更加没有按照管理制度对档案进行管理。忽略了大难管理的标准化、制度化、规范化。在社会经济不断进步，管理水平不断提高的前提下，水利工程的档案管理人员远远不能适应水利工程建设对档案管理的客观要求。

3.4、收集方法单一，管理方式被动

一些单位不能根据不同水利工程特点，采取不同的档案资料收集管理办法。一方面，一些单位负责人和档案管理者平时只注重抓工程质量、进度和安全等工作，而忽略了档案管理工作的前期投入和管理，往往在工程建设后期，才突击收集整理资料；另一方面，个别档案管理者缺乏档案管理经验，只是机械和被动地从工程技术人员手中接收资料，往往是有多少接多少，致使工程原始资料收集不全。最后，不得不用复印件充数，从而造成工程档案收集的遗漏和不完整。

4、水利部门档案管理加强的对策

4.1、提高对基层水利档案的认识

水利档案管理机构应深入基层水利部门，搞好档案法规的宣传，提高基层水利工作者的认识。要灵活运用各种方式，如配发宣传手册、现场讲解宣传，提高一线档案管理人员的业务水平；主管部门应督促下属单位健全档案管理制度，进行合理的工作分工，明确各自职责，形成行之有效的监管监督体制。

4.2、建立专门的水利工程管理机构

单位管理者应指派专人来负责水利工程的档案管理工作，努力实现“统一领导”、“协调配合”、“专人负责”的管理模式，如果是尚未具备设置专门的档案管理部门，可以先行安排一名专业的工程档案管理人员进行管理；若完全有实力创建一个专门独立的水利工程档案管理部门的单位，应全部按照专业的专职档案管理人员。同时应注意与施工部门人员做好协调工作，将水利工程档案管理工作真正的融入到施工建设的全过程中。

4.3、提高管理人员的专业素质

水利档案管理人员不仅要具备档案专业管理知识，还应具备一定的水利工程专业知识，只有这样，才能更细致、更合理、更符合工程特点地制定相应的水利工程档案管理体系，有的放矢地要求水利工程专业技术人员及时归档，更好地做好水利档案管理工作。为此，要加强水利工程档案管理人员的业务培训，提高他们的档案管理水平，打造一支优秀的水利工程建设项目档案工作队伍，使水利档案实现标准化、规范化的管理有一个切实可行的保障。

4.4、改变管理方式，丰富收集手段

根据不同水利工程特点，拓宽档案收集渠道，变被动为主动收集档案资料，采取灵活多样的收集手段，适应水利工程档案管理的要求。对建设周期较长的大型水利工程档案收集，应与施工现场资料员及其他施工部门保持联系，及时沟通，随时掌握水利工程进展情况，分阶段催收档案资料，尽量避免原始档案资料遗失，从而保证工程档案的完整性和连续性。对建设周期较短的小型水利工程档案的收集，采取追踪收集的办法，主动到施工现场了解施工进度，及时掌握施工信息，指导和督促施工现场资料员，有针对性地收集档案资料，从而保证档案资料的完整性。

4.5、加强枢纽工程档案规范化管理

作为水利枢纽工程建设单位,为实现档案管理规范化,根据国家《档案法》、水利部的《科学技术档案管理暂行规定》等有关法律法规,制定枢纽工程《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案管理人员岗位责任制》等管理规定,并严格按照执行,使水利枢纽工程档案从产生到形成的那一刻起就对它的真实性、完整性、准确性负责。枢纽工程建立了档案统计台帐,做到了帐实相符,做到查阅、借阅有登记,利用效果有记载,使档案业务管理工作井然有序。

结束语

水利档案管理作为做好水利工作的重要内容，对提高基层水利管理效益，确保水利工作安全、有效运行具有重要作用。因此，在实际工作中，必须根据档案装订、整理等工作进程以及存在问题，从各方面完善水利管理档案管理工作，提高生活与社会效益。

参考文献

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