工程变更与索赔在项目管理中的重要性分析

张炜

摘要：随着我国基本性建设的不断发展，建设工程的工程索赔在施工过程中就显得尤为重要了，在工程管理中，通过管理来求得效益的最大化也是一种挑战。因此成功的企业都会利用强大的技术力量来管理其资金的整体利润创造情况，并能有效地改变和完善变更和索赔的任务并进行项目管理工作，这些是企业取得竞争优势的一大看点，也是实施可持续发展的关键。

关键词：工程变更；索赔；项目管理；重要性

中图分类号：F284文献标识码：A

文章编号：1005-913X（2014）07-0102-01

索赔管理是施工合同管理的重要组成部分，根本任务是当施工合同实施过程中出现计划外事件时，通过及时提出施工索赔，要求对方补偿自己遭受的损失，维护自己的合法利益。在工程施工领域的技术经济管理工作中，施工索赔管理可能是最难的一项管理工作。承包商想在工程施工索赔中取得成功，必须具有丰富的工程施工经验和相当高的管理水平。企业内部的变更与索赔的业务性都比较强，而且作为基础工作，变更与索赔的成功也直接影响着工程项目的工期以及施工的最终成本。无论是业主还是承包商，作为一名风险管理者，必须做到：知道任何一种施工方法或风险转移合同条款都不能完全避免施工风险；了解所采用的合同条款可能产生的风险种类和大小；考虑好出现风险时进行挽救的有效方法和措施。

一、工程变更的种类

工程变更索赔是承包商遇到的主要风险之一。变更条款非常重要，承包商和分包商经常利用这一条款来增加弥补费用，这也往往引起工程争议。因此，承包商必须充分理解典型变更条款的内容及其范围。

一是正规变更。业主颁发了“变更指令”，“指令”在某种程度上修改了合同条款、计划、或规划。“变更指令”必须经业主签署，否则会成为无效“指令”，导致索赔时得不到补偿。

二是建设性变更。这种变更或者遵照业主的口头或暗示指令，或者是起因于业主应负责的问题而进行的合同外工程的施工。比较常见的有：在不完全的或不确切的合同文件之外增加的工程；起源于合同中没有要求的工程(额外工程)的非正式批准或口头指示。

三是主体变更。在最初合同范围以外要求做大量的工作时，就是“主体变更”。作为一个总体规则，主体变更通常由业主发布变更指令来落实。主体变更不是指单一的变更，而是指极大的偏离原项目的一系列变更。多而频繁的变更并不能认为是主体变更。

二、工程变更处理

如果业主发出正规的变更指令，索赔时较易处理，当业主通过口头或暗示方式下达变更指令时，承包商应在规定的时间内发出书面信函要求业主对其口头或暗示指令予以确认。当由于工程变更导致工期延长或费用增加时，应及时提出索赔要求，并在规定的时间内计算工期延长或费用增加的数量，保证承包商在各个环节上符合合同要求。这样，一旦出现合同争议，在进行争议评审或仲裁时，承包商可以处于有利地位，可以得到应得的补偿。而主体变更将赋于承包商取消合同而不受惩罚的权力。

三、索赔的基础

一是根据招投标文件，充分了解工程和自身条件，尽可能细致考虑工程将来可能出现的各种因素进行合同条款签订和制定施工方案与施工组织设计。

二是认真研究合同，了解合同约定的赔偿范围、条件和方法，严格进行合同管理，为索赔提供充分的依据、论据和数据。

四、索赔原则

及时发现与报告，根据招标文件及合同要求中有关规定提出索赔意向书，意向书中应包含索赔项目(分部分项名称)、索赔事由及依据、事件发生起算日期和估算损失，无须附有详细的计算资料和证明。这样，使监理工程师通过意向书就可以把整个事件的起因、地点及索赔方向有大致了解。

索赔意向书递交监理工程师后应经主管监理工程师签字确认，必要时业企业负责人、现场负责人及现场监理工程师、主管监理工程师要一起到现场核对。索赔意向书送交监理工程师签字确认后要及时收集证据，收集的证据要确凿，理由要充分;所有工程费用和工期索赔应附有现场工程监理工程师认可的记录和计算资料及相关的证明材料。

五、索赔的操作步骤

索赔的性质属于经济补偿行为，而不是惩罚。索赔的损失结果与被索赔人的行为并不一定存在法律上的因果关系，有些人或部门对索赔概念认识不够，大惊小怪，认为发生索赔，就必受法律的惩罚，负刑事责任，从而采取一些违背常规的手段，以至损失更大。事实上，在工程合同管理和索赔管理比较发达的国家，没有一项合同是没有发生索赔就结束的。索赔是一项正当的权利要求，是一项正常业务。有根据、有章法的索赔要求是在正确履行合同基础上本应该得到的合理补偿。具体的操作步骤如下。

（一）索赔资料的收集

额外费用和工期延长索赔是由建设项目中的各种事件引起的，业主、总包商或项目的任何分包商、供货商都可索赔。为了增加索赔成功的机会，索赔者必须有足够的证据，相应的文件，确定额外的费用和工期的数量和原因。因此，合同各方必须以事件和文件为依据，辨别、记录可能发生或已经发生的事件对工期施工费用的影响。很多事件能够引起工期和费用的增加，其中有些是可索赔的，但必须证明事件的存在及引起事件的原因。成功的索赔者必须以事件和文件为依据、记录可能发生和已经发生的影响工期费用的事件，并以记录为依据来跟踪索赔的影响费用。为了了解并记录索赔事件(包括给业主的通知)，有经验的承包商往往跟踪索赔事件的履行时间和费用，承包商通过及时通知和处理的文件来保护他索赔的权利。

（二）按索赔程序进行索赔

合同管理中提出的一些索赔程序以及对索赔时间的要求，承包商一定要及时的提交相关的报告，若是承包商没有按照合同的要求及时的提出索赔通知，可能就会导致索赔失败，因此，承包商必须及时准确的提出合理的文件证明，是索赔成功的重要性，这样也是可能成功阻止业主拒绝索赔的问题所在。

六、争议解决机构的建立

对于出现争议的机构并不是可怕的，只有妥善的进行相关的处理，合理双方仍可以进行愉快的合作，而且防止那些争议性技巧主要是包括合作与激励两方面，最好的解决方法就是在争议还不太大的时候就及时公平并且低廉的解决。一些常用的争议解决方法有：监理工程师调解：一旦出现争议，由监理工程师根据实际情况进行凋解。组建争议评审委员会：该委员会对出现的争议进行评审，提出解决办法。仲裁：对通过调解仍不能解决的争议，由仲裁机构进行最终仲裁处理。

成功的工程变更和索赔管理从工程开工之前就已经开始了，并且直到最后一个合同结束为止，它对缩短工期和降低最终工程成本是非常有益的。

七、索赔的管理

一是由于索赔引起费用或工期增加，故往往为上级主管单位复查对象，为真实、准确反映索赔情况，业企业应建立、健全工程索赔台账或档案。

二是索赔台账应反映索赔发生的原因、索赔发生的时间，索赔意向提交时间，索赔结束时间，索赔申请工期和金额，监理工程师审核结果，业主审批结果等内容。

三是对合同工期内发生的每笔索赔均应及时登记。工程完工时应形成一册完整的台账，作为工程竣工资料的组成部分。

八、避免索赔存在的误区

当索赔事件发生时，有些业企业由于受我国传统工程管理模式的影响，考虑与业主、监理方面的关系，而没有把索赔认真对待。

项目经理和技术负责人对索赔工作意识不到位，没有深刻认识索赔工作管理程序，对可提可不提的索赔事项往往无法把握。主管人员对技术规范文件及业主、监理、施工企业往来文件理解不深刻，对实际存在的索赔项目没有充分理由。只注重索赔意向的提出，不重视索赔过程中的证据收集和时间准确性，没有及时作最终索赔报告。很多项目管理成员认为只有业企业向业主索赔，没有考虑对方的索赔和反索赔。

综上所述，工程索赔是一项复杂的、系统性很强的工作，在索赔工作中我们要充分理解施工图纸、技术规范及业主、监理、施工企业签订的合同协议和各项往来性文件，必须依合同、重证据、讲技巧、树信誉，踏踏实实地做好索赔管理基础工作，严格按程序办事，工程索赔是合同管理的重要环节，也是项目管理的重要内容，是业企业赢取利润的重要手段，这样把索赔工作处理好，才能切实维护自己的合法权益，取得效益最大化。

参考文献：

[1] 闫明.浅谈工程变更索赔在工程项目中的重要性[J].科学之友，2010(9).

[2] 张希忠.公路建设中如何防止和减少工程变更与索赔[J].交通世界(建养·机械)，2010(9).

[3] 张龙平.公路建设项目中的工程变更与索赔策略[J].公路与汽运，2007(2).

[4] 吴迎涛.浅析高速公路建设项目工程变更与索赔管理[J].中国新技术新产品，2011(4).

［责任编辑：谭志远］