浅议毕业生结业生肄业生装档取档存放问题

董丽彬

摘 要：为明确档案装档材料，各项档案材料用处，明晰取档相关事宜及档案转出后的档案存放部门对档案材料要求、档案存放问题，针对毕业生、结业生、肄业生的不同要求，总结归纳如下仅供参考。

关键词：档案材料；毕业生；结业生；肄业生；延期毕业

一、毕业生档案装档材料及作用

1.毕业生档案装档材料

①高中学籍材料、高考招生录取材料、体检表等；②大学材料：入学报到证、入学登记表、学生成绩单、毕业论文材料、学位申请材料、授予学位材料、毕业生登记表、毕业生自传、体检表、就业报到证副联等；③学籍异动材料：休学、退学、转学、转专业、士兵材料、出国材料等；④党团组织材料：学生在校学习期间加入中国共产主义青年团材料如：入团申请书、入团志愿书、团组织关系转移证明等材料、加入中国共产党材料：如入党申请书、入党积极分子考察表、外调材料、入党志愿书、转正申请书等；⑤考核及奖惩材料：获得校级及以上表彰奖励材料、处分材料等；⑥应归档的其他材料。

2.档案及装档材料作用

（1）档案的作用。档案为各种审核提供依据：办理就业、考取研究生、考公务员、办理各种保险、转正及职称评定、出国、入党团、退休及其他各种证明材料的开具均要审核档案材料，并以档案材料为依据做出决定。

（2）档案对个人自身权益的保障：个人只有拥有完整、齐全、真实、有效的档案才能进行各项事宜的审查，才能以此为依据开出证明，保证各项事宜的顺利进行。如果没有档案出国政审无法进行、办理保险时无法确认工龄、考公务员时无法被录用等。

3.档案装档材料的作用

档案材料是学生各阶段学习及其他各种状况的真实证明，各项档案材料都有其自身的价值：如大学生出国留学要查询该生的高中学习成绩；入学报到证是入学办理户口的重要材料；就业报到证的作用较多，大致有以下作用：毕业生持有的报到证能够证明该生是纳入国家统一招生计划的学生、是教育主管部门正式派遣毕业生的重要凭证，毕业生凭借报到证到用人单位报到、用人单位凭报到证接收毕业生、报到证是用人单位为毕业生计算工龄、办理落户、接管档案的重要依据，报到证是各个人才交流中心、档案保管部门接收档案的凭据，报到证是毕业生干部身份的证明；人力资源和社会保障局社局存放档案要求高中必有高中学籍材料、高考招生录取材料，大学必须有毕业生登记表、成绩单、就业报到证，干部人事档案转递通知单，人力资源和社会保障局要求的必有材料缺一不可，如有缺少就无法将档案存放人力资源和社会保障局。

二、大学生毕业后如何处理存放档案

（1）首先学生应明确档案的重要性。由于学生对档案知识了解不多，对于档案的各种宣传不是很在意，觉得档案自己也看不到没有用处，导致毕业生对档案的处理很随意，如有的毕业生觉得用人单位不要求查看档案、日常工作中也不涉及档案、档案对自己没有任何用处和影响、放到档案保管部门还要收取费用不如自己拿着档案，如果档案转到私人单位还容易发生丢失现象，甚至有的学生毕业时随便签了一家单位毕业后根本不去该家单位报到导致今后不知档案去向。针对以前的各种错误现象，教师应加强对学生的指导、教育、讲解档案的作用、档案的相关知识、以往发生的错误处理档案案例对学生终身照成的影响，引导学生重视档案。

（2）毕业生应明确那些单位能够接收存放档案，并以此正确填写就业报到证信息，毕业生毕业后可以选择的档案存放部门有：就业单位（包括国家机关、事业单位、国营企业）、省高校毕业指导中心、生源地考取的高校还有原学校。

（3）有的学生提档心切就想不要报到证，想凭调档函直接提取档案，殊不知这样已经严重影响个人的利益，报到证是毕业生干部身份的证明，如果没有报到证就不能证明其干部身份，档案也不能存放到人才中心（因为没有报到证，人才中心不能接收档案），而要存放到管理工人档案的地方。

（4）工作单位、档案与户口的关系。从原则上讲工作单位、档案与户口应存放在一起，但有一部分地区，如北京、天津、上海、深圳、重庆等地单位就业、单位不能给解决户口问题这些毕业生的档案就将转回生源地。档案不能自带要通过机要邮寄或用人单位派专人提取，户口必须本人或委托他人凭身份证、报到证办理迁出落户。

三、提取档案手续

对于已签就业协议不再办理改派的学生档案由学校负责以机要方式邮寄或就业单位派专人提取，毕业生可在档案邮出一周后到档案接收地址（毕业生留存的档案邮寄地址）查询，如有问题请及时与学校档案馆联系。

如果就业单位或档案接收部门允许毕业生自带档案，毕业生需要带齐学校档案馆要求的提档材料（如果不清楚要随时与档案负责人联系或登录档案馆网站查询），经主管学生档案的老师审核，确认材料齐全后，方能办理提取档案。档案馆对于提取的档案要密封，贴上封条，加盖公章。同时告知毕业生对提取的档案应妥善保管不得私自拆封、涂改，及时将档案交给就业单位或档案保管部门。