浅析档案管理的现代化

郭伟成?鹿晓玲

摘 要：本文以档案管理重要性为基础，分析了当前档案管理中的主要问题，并提出了相关加强档案现代化管理工作的措施，以期促进档案管理事业发展。

关键词：档案；管理；问题；创新

一、档案及档案管理

档案是指在各项工作中形成的，具有保存价值的，各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料。档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。

二、档案管理现代化的意义和作用

1.档案管理现代化适应时代的发展要求。作为社会信息产业的重要做成部分，档案部门必须采取现代化管理技术和手段，在档案数字化、网络化、智能化方面下工夫，满足社会各界对档案工作的需求，使档案嘻嘻转化为推动社会前进的动力，服务于当今的信息时代。否则，档案共作就不能适应时代的发展要求，也就不能再信息时代中发挥作用。

2.档案管理现代化有利于档案事业的持续发展。档案事业的可持续发展是人类发展的重要组成部分，它取决于人类可持续发展的总体水平，又以有价值的档案信息服务于人类整个可持续发展本身。从我国档案事业发展来看，档案事业的主题制约着档案事业继续发展。因此，如果不运用先进的科学设备和技术手段采取有效措施，借鉴国外同行或者国内其他部门的模式和经验进行现代化管理，实现跨越式发展，就可能造成档案事业全面滞后于社会的发展。

3.档案管理现代化有利于档案事业与国民经济、社会协调发展。档案事业是国民经济、社会发展比不可少的环节，其发展要受到整个社会和各个环节的制约，并对整个社会和各个环节产生了一定的影响。改革开放以来，我国的现代化建设、国民经济和社会各部门的建设等都得到了很快的发展和进步，作为与现代化建设和社会各项事业系统发展的檔案事业，要进一步加强档案管理现代化建设，使档案工作更好的适应社会的发展。

三、档案现代化管理的基本条件

档案的宏观管理和微观管理采用的是传统的手工管理方法，在新的形势下产生了一系列问题，档案管理的现代化已成为一种必然趋势。

档案现代化管理需要达到以下的几个基本条件：

1.科学的管理理念和机制，具体包括先进的管理理念、合理的管理体制及其作为两者间桥梁的协调衔接工作。

2.数据准备，具体包括档案著录标引工作、档案标准化工作。

3.设备技术条件，一是要选择适用的计算机技术装置，二是档案现代化管理专业人员的配备。

四、目前档案管理中的问题

1.档案收集整理工作不够规范

目前，一些单位依然没有配备专门的档案管理人员或者临时抽调人员管理档案，导致了单位在档案管理上较为混乱。如，档案管理错误较多，管理较为混乱等。另外，有相当多的单位依然没有健全档案管理监督检查及业务指导的体制，造成了单位在档案管理方面依然不够严格，不够规范。

2.档案管理方式落后。一些单位在档案管理方面依然采用过去那种落后的管理方式，管理质量和效率较为低下，也不能最大限度地发挥档案资料应有的作用和价值。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就缺乏高度的工作责任感，良好的职业操守，办事缜密的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，导致了单位在档案管理的模式、方法以及体制方面较为滞后。

3.档案管理作用发挥不够。在一些单位，由于其档案管理较为混乱，加之所收集到的档案资料不够全面、整理归档也不够规范，必然造成了单位的档案管理工作与其他中心业务相互脱节，根本不能充分发挥档案管理应有的作用和功能，在一定程度上影响制约了单位档案管理的全面快速健康发展。

五、加强档案现代化管理工作的措施

1.树立档案管理创新理念，培养档案管理创新人才。档案管理的创新，就是适应知识经济不断发展的新要求，对原有的档案管理工作进行具有创造性变革和完善。实现档案管理创新化，首先，档案管理者应具有档案管理创新理念。不断转变观念、明确工作重点、调整思路、打破常规、开拓创新、与时俱进，才能促进档案事业的发展。确立资源优势理念及公共文化理念等档案管理新理念，树立长远超前意识，研究新形势下档案工作新规律、新特点和社会对档案工作的新需求、新要求，努力实现档案工作在理论、体制和机制上的创新。其次，注重培养档案管理人才创新意识。培养档案专业创新人才就是要使之具有创新意识、创新思维、创新能力。在档案管理不仅要成为“专才”，还要成为“通才”，因为在知识经济时代档案工作很多问题的解决已不可能仅靠档案专业知识即能完成的，许多新兴学科本身就涉及了多学科综合知识，所以保有培养能够持续、健康发展的具有综合素质、适应社会需求的“专”、“通”兼并的人才才能适应不断变化和发展的科学技术和社会需要。

2.完善档案管理的标准化。档案种类和规范化的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作等方面都提出了新的更高要求。档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序，取得最优经济效益和社会效益的保障，同时也是促进档案理论研究和发展的重要手段。在档案标准制定的过程中，需要在专业内取得一致的认识，为总结、提高和发展创造有利的条件和机会。同时，档案标准的制定，必须汲取相关科学知识，来充实和发展档案管理学。

3.正确处理手工操作与现代化管理的关系。实现档案管理现代化，不可能一蹴而就，需要一个过程，在这个过程中，手工操作与现代化管理将是并存的。档案管理的基础工作，例如建档管理和档案文件搜集的鉴定、验收，案卷整理等等，主要靠的还是手工作业。我们必须正视这个现实、不能讲档案管理现代化就放弃传统的手工操作。因此，我们既要积极引进现代化新技术，也要重视传统技术的研究和改造，使传统技术与现代化技术有机结合起来。

参考文献：

[1] 狄生琴.科技档案管理现代化的内容[J].陕西档案，2004（6）.

[2] 王文英.浅谈档案管理信息化[J].信息化建设，2004（12）.