检测机构仪器设备档案管理初探

滑丽娟，宋炳政

中国石化胜利油田分公司技术检测中心 （山东 东营 257000）

仪器设备是检测机构确保检测质量和提升科研水平的重要物质基础，仪器设备档案的管理是确保检测数据的准确性、科学性和公正性的重要因素，完整的仪器设备档案是检测机构获得资质认定的必要条件。

作为国内规模较大的综合性技术检测机构，中国石化胜利油田分公司技术检测中心 （以下简称检测中心）拥有各类先进的检测仪器设备上千台（套）。为满足国家对实验室资质认定的要求，技术检测中心严格按照标准规范对仪器设备档案进行管理，并通过将仪器设备档案数字化，实现了仪器设备档案管理的网络化、动态化，为检测机构的仪器设备档案管理进行了有益的探索。

1 仪器设备档案的归档范围及归档内容的确定

《实验室和检查机构资质认定管理办法》（国家质量监督检验检疫总局第86号局长令）和GB/T 27025-2008《检测和校准实验室能力的通用要求》等规定,对仪器设备的管理提出了明确要求。《实验室资质认定评审准则》第“5.4.5”条，更是对仪器设备档案的管理提出了具体要求。

根据《实验室资质认定评审准则》，实验室应配备抽样、测量、检测设备（包括软件）及标准物质，并对所有仪器设备进行正常维护，应保存所有“对检测和/或校准具有重要影响的设备及其软件的档案”[1]，因此，检测机构仪器设备的归档范围及内容至少应包括以下9项:①设备及其软件的名称；②制造商名称、型式标识、系列号或其他唯一性标识；③对设备符合规范的核查记录；④当前的位置；⑤制造商的说明书，或指明说明书存放地点；⑥所有检定、校准报告或证书；⑦设备接收、启用日期和验收记录；⑧设备使用和维护记录；⑨设备的任何损坏、故障、改装或修理记录。

从以上9项可以看出，检测机构对仪器设备档案的管理应该是动态的，既要对仪器设备开箱验收时的档案进行管理，还须对仪器设备使用、维护及修理等档案进行管理。

2 仪器设备档案的收集、整理、立卷

仪器设备档案作为科技档案的一种，应按照《档案法》的规定，实行统一集中管理；同时根据检测机构的特点，制定本单位的“仪器设备档案管理办法”，实行档案室和各实验室共同负责。

2.1 档案室对仪器设备档案实行统一集中管理

凡固定资产原值在一万元以上的仪器设备，其档案原件由档案室负责保管，各实验室留存复印件。若复制确有困难，经档案室立卷、各实验室办理档案借阅手续后，由各实验室负责保管。

仪器设备到货后，档案室人员到场参加开箱验收，监督、检查、指导仪器设备随机文件材料的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。

2.2 将积累的文件组卷成册，定期向档案室移交

1）各实验室兼职档案员将收集到的随机文件材料整理、立卷成册。凡属建档的仪器设备，一律按归档范围及自然形成的先后顺序立卷，填写卷内目录、仪器设备履历表、备考表及档案编号。凡属仪器设备的随机资料，应将原件存档，复印件随机使用。

归档的文件材料，要字迹工整、图样清晰。文字不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，以利长期保存。

2）给仪器设备粘贴唯一性标识。实验室的仪器设备有了唯一性编号（档案编号）后，才可以给仪器设备粘贴唯一性标识。用于校准、检测对结果有影响的每一台仪器设备，应该既有检定、校准状态标识又有唯一性标识（档案编号）。

3）各实验室通过掌握仪器设备的动态信息，督促仪器设备使用者做好使用、维护记录。每年将使用过程中产生的技术资料，加入该仪器设备档案盒，实现仪器设备档案的动态管理[2]。

4）各实验室兼职档案员通过扫描、拍照等方式，将仪器设备档案数字化，并录入到实验室管理系统，从而实现仪器设备档案的网络化动态管理。

3 仪器设备档案管理的数字化、网络化、动态化

为提高仪器设备档案的管理水平，在开发“实验室管理系统”时，设计了设备管理子系统（图1）。该系统包括“设备器具管理、检定记录管理、标准物质管理、设备查询、计量器具台帐查询、计量器具送检计划查询、计量器具送检超期报警、检定记录查询、强检计量器具查询、标准物质查询”共10个模块，涵盖了《实验室资质认定评审准则》对仪器设备档案管理的要求[3]。

图1 实验室管理系统（设备管理子系统）

1）确保了仪器设备档案的安全。原始档案经数字化后就不需要反复借出，保证了原始档案的安全；对于软件和驱动程序之类档案，也因网络系统提供的备份而防止了原始光碟因时间延长而造成的数据无法读出，保证了数据安全。

2）提高了仪器设备档案的管理效率[4-5]。数字化档案统一了多种形式的档案，较实物档案节约了大量空间；原始档案经数字化转换后归档，除维修时基本不被扰动，极大地减轻了后期档案管理的工作量。

3）方便了档案的借阅利用。数字化档案的查询通过网络搜索功能可以瞬间完成，极大地提高了档案查询速度；档案网络化管理可以全天候供需要的技术人员下载，为技术人员提供了学习仪器设备使用和保养的第一手资料，这一优势是实物档案管理无法实现的。

4 结论

严格按照《实验室资质认定评审准则》对仪器设备档案进行管理，开发实验室管理系统实现仪器设备档案管理的数字化、网络化、动态化，提高了检测中心仪器设备档案的管理水平，为检测中心顺利通过国家实验室认证认可委员会的评审及多次监督审核做出了积极贡献。

由于检测机构仪器设备档案是按照 《实验室资质认定评审准则》等标准规范进行管理的，因此，需注意与上级单位的设备管理制度、档案管理制度协调一致；同时，在开发、升级实验室管理系统时，需做到与上级单位设备、档案等信息管理系统互联互通，从而使检测机构的仪器设备档案发挥更大的经济效益和社会效益。

[1]国家质量监督检验检疫总局.实验室和检查机构资质认定管理办法[Z].2006-04-01.

[2]GB/T 27025-2008检测和校准实验室能力的通用要求[S].

[3]中国国家认证认可监督管理委员会.实验室资质认定评审准则[Z].2007-01-01.

[4]陈玲霞，刘全英，刘新江.仪器设备技术档案模型在实验室质量管理体系中的重要性分析[J].铁道劳动安全卫生与环保，2010，37（2）:104-106.

[5]师祥洪.检测实验室质量管理体系[M].北京:石油工业出版社，2004.