论中等职业学校评估中的档案管理

郑小梅

摘要：学校评估是政府教育主管部门，通过全面系统地查看学校档案资料，并辅助于其他检查手段，综合地了解学校办学过程。学校档案是详细记录学校教学、科研、管理等各项工作服务信息的载体，是评估工作的基础和依据，而不断强化档案管理工作，既可以促进学校管理工作升级，也能更好地服务于学校的评估工作。

关键词：档案；评估；管理

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）25-0012-02

学校档案是详细记录学校教学、科研、管理等各项工作服务信息的载体。学校评估是政府教育主管部门，通过全面系统地查看学校档案资料，并辅助于其他检查手段，综合地了解学校办学过程，并根据评估要求设定各项指标，依据指标完成情况打分，运用统计学原理，建立数据模型加以分析计算，对学校办学基本情况或办学水平做出科学评价。学校在参与评估的过程中，通过对照评估细则，可以发现自身的问题与不足，为改进工作奠定基础。评估活动中运用最多的是查看评估资料。所有评估资料，都需要有学校相应的档案材料支撑。因此，合理开发学校的档案信息资源，不仅可以为学校的教学、科研、管理等各项工作服务，而且，完备的档案工作也是开展评估工作的基础和依据。学校只有不断强化档案管理工作，才可以更好地提高管理水平，完善详尽的档案资料也可以更好地服务于学校的评估工作。

一、评估工作对学校档案管理的促进

评估前，学校的档案工作，基本上是各种档案资料处在简单收存的水平上，没有严格按照档案管理的要求，进行分门别类处理。平时工作中，因查阅极不方便，档案的利用率极低。特别是教学档案，存放多头，主要由系部、教务处和学校档案室三部门分别存放，并且由这三个不同部门的不同人员分别管理。如系部的档案管理，主要由系部教学管理人员兼职，人员往往不固定，变动较频繁，易使管理的档案丢失。因此，实际工作中，许多应该归档的材料收集不全，以致给评估工作中档案资料的查阅带来很多的麻烦。学校评估工作开展后，各部门对照评估细则，开始收集整理所需资料。各种档案资料的多部门非专业管理，给资料整理收集带来了极大的困扰。学校不得不安排大量的人员，加班加点完善处理前期档案遗留问题。学校通过评估工作，发现档案管理工作中的问题后，及时整改，加强档案工作各部门的主要领导负责制，使档案工作得以强化。具体工作安排上，首先是重视培养专职的档案管理人员，人是一切工作成败的决定因素。档案人员的业务素质，一是通过加强政治学习，提高档案管理人员的思想素质，使他们热爱档案工作，巩固、提高档案管理人员的专业思想。二是通过业务学习，提高实际工作能力，熟悉本部门各项工作中产生的各种文件材料，以及这些材料立卷归档的范围等。其次，平时要积极地开展档案管理人员的在职教育，继续教育可以对档案人员进行能力完善、知识更新、知识拓展；通过继续教育手段，可以对非档案专业学历人员的能力进行培训提高，可使档案管理人员在不断提高理论水平的同时，业务素质也可以得到相应的改善。再就是，设立专门部门，进行全校档案工作的统一管理、统一领导。现代科学技术的运用，使得学校档案管理工作上了一个新台阶。在计算机系老师的协助下，学校自行开发了电脑档案网络管理系统，可在校内网上方便查找所需的档案情况。计算机网络技术的运用，将档案的现代管理方法和技术运用到学校的档案管理中。通过这套系统，可以方便了解各类档案的存放部门、运用情况等，从而提高了档案管理工作效率，开拓档案工作领域。实践证明，要实现档案信息管理工作的现代化，计算机网络技术是基础。

二、加强档案管理，更好地服务于学校评估

2011年，学校参加江苏省四星级中等职业学校评估。星级评估作为江苏省教育厅对中专学校进行宏观管理的一种手段，评估结论对学校的重要性毋庸置疑。根据江苏省《中等职业学校星级评估标准》，中等职业学校有三星级和四星级学校之分，若要提高学校的社会影响力，扩大招生规模，就必须要通过参加省星级评估来展现。经过2011年一年的评估准备工作，发现有大量材料归档不齐全，如在教学档案中，缺少教师外出参加教研活动的通知、回来的总结等材料。在评估准备的过程中，评估材料组成员与档案管理人员一起及时搜集整理，确保档案及时归档，并规范了各种教学档案归档范围，确保了该评估项目最终不被扣分。在评估小组来学校前，学校进行多次自评工作，每个部门也都十分重视这项工作。各部门对照评评估细则，进行了大量的资料准备，除了从校档案室借阅复印大量的材料外，还发动大家，将缺失的材料和未及时处理的材料，进行补充处理。评估完后，校档案室立即归档，从而保证了档案的完整。在广大教职工的共同努力下，我校2012年顺利通过了四星级评估，使学校发展登上了一个新台阶。学校评估几乎涉及每个部门，包括学校总体概况、师资队伍、专业与课程、实训实习基地、设施条件、学校管理、学生培养、社会服务等各个方面。在学校进行自评活动时，我们认识到，在各级各类繁杂的评估中，无论其评估指标体系如何确定，评估工作的最终展开，都将需要通过大量的档案资料来佐证。通过档案形成的信息链，就可以对学校进行客观全面的了解，否则评估工作将无根基。2012年，评估组在学校评估校企合作时，要求单位必须提供近三年来校企合作的合作计划、总结、校企联合会议记录、学生进企业情况、企业专家、技术人员来学校参与教学情况等。这些材料都是反映学校踏踏实实进行校企合作的重要依据。由于我校在自评时，已将档案资料整理齐全，顺利地提供给评估组，使得这项评估指标不被扣分。在评估学校的教学管理水平时，评估组需要对我校所提供的系列教学文件，如：人才培养方案、教学计划、教学日志、班级日志、实验报告、实习报告、试题及试卷分析、学生成绩等各方面的材料进行综合分析。若我们在自评时没有把这些档案材料整理好，或者这些档案文件有缺失，那么评估小组就很难对我们的教学工作做出符合实际的评价。

近几年来，国家级重点职业学校江苏省四星级中等职业学校评估工作，给学校档案工作确立了良好的规范，各部门良好的档案管理工作已初步形成，为档案的有效利用，打好了坚实的基础。反之，档案工作的水平提高，又推动了学校的整体管理水平的提高，进而更好地服务于学校的评估工作，同时，也推动了学校内在机制的健康运行。endprint