确保科技档案完整准确的控制方法探析

熊琴

【摘 要】完整性和准确性作为科技档案管理的基本要求，改善档案的控制方法是最直接的提高科技档案完整率和准确的方式。实践表明，建立系统化的科技档案管理制度，有利于科技档案事业的进步和发展。

【关键词】科技档案；完整准确；控制方法

确保科技档案的完整性和准确性能有效的提高科技档案的积累和利用，在企业管理中，科技档案是检验生产管理、技术管理、科研管理等工作的重要标志，而检验科技档案管理好坏的唯一标准就是科技档案的完整率、准确率和系统的管理模式。本文从科技档案完整准确的重要性、检测科技档案完整准确的方式和确保科技档案完整准确的有效措施三方面，对确保科技档案完整准确的控制方法进行简要的探析。帮助科技档案系统化的管理，使其充分发挥科技档案在科技生产、技术管理和科研工作中的重要作用。

一、科技档案完整准确的重要性

完整和准确是科技档案的基本要求，只有收集的科技资料是客观、准确、真实的反映记载事物发展状态；以及完整有序的记录备案，才能保障科技档案在科技工作中的使用价值和历史价值。在了解科技档案的作用前，先简单概括科技档案的含义：能给一个科技单位生产、发展和科研研究提供完整准确科研数据和资料的科技档案保管的部门，称之为科技档案管理。科技档案的完整性要求档案必须齐全完备，不能出现空白或漏洞，保证档案在日后的使用中能完整有效；科技档案的准确性要求收集的档案符合客观实际、实事求是、真实还原科技资料的本来面貌，力求在日后的科技发展中做出强有力的资料基础贡献。

作为检测科技单位生产管理、技术水平的措施之一，科技档案的优劣程度也是相当重要的。目前国内的许多科技档案管理缺乏系统、科学化的管理程序和检测标准。但这不是阻止科技档案完整性准确性的障碍，而是促进其发展完善的动力。如工程施工设备的档案，从设备的生产、维修、报废、使用效率等详细的问题进行备案，在日后设备的更新中，就可根据科技档案保管的资料进行对比研究，从而选择适合工厂的最佳设备；而在日常的维修中，也可借鉴提前记录在案的数据或具体细节进行优化改良；同时在不同设备的效率上，科技档案提供的资料就能一目了然。由此可以看出保障科技档案完整准确的重要意义。

二、检测科技档案完整准确的方式

随着经济发展，对科技档案的完整率和准确率有着严格的规定和公式，帮助企业科技企业单位档案管理的规范化、系统化。

1.科技档案完整性的检测

科技档案的完整率是指已有完整科技档案项目数占应有科技档案项目总数的百分比。其中已有完整科技档案项目数指工程、设计、设备、课题、研究等单项任务的项目数，在科技档案管理中记录在案的项目。而应有科技档案项目总数则是指应该记录在科技档案管理中心的总项目数。简单来说，科技档案的完整率是建立在已储存的科技档案项目的总数上。从细节上来说，单项科技档案的记录也需要严格把关，不能在档案记载中出现错误或空白，这样会降低档案整体项目的使用价值和历史价值，遗患无穷。

2.科技档案准确性的检测

科技档案准确的计算方式是准确的保管单位数占保管单位总数的百分比。需要强调的是完整率的单位是项目，准确率的单位是单位数，两者在进行科技单位生产管理、技术水平检测中有着不同的作用和结果。科技档案的准确率在实际计算过程当中，以保管单位数为单位，显示的结果更真实。在单个的科技档案储备中，具体科研项目的准确性要求也是极高的，只有真实可靠的研究成果，才能在科技发展的过程中提供基础档案材料，保障科研工作的顺利进行。

总而言之，科技档案的管理工作中要重视科技档案储存的完整率和准确率，也要注重单项科研项目的真实可靠和完整，才能保障科技档案管理系统的完整和价值体现。

三、确保科技档案完整准确的措施

为了保证科技档案的完整性和准确性，需要加强科技档案系统管理原则。首先从完善档案管理制度开始，建立健全管理制度；再从日常的科技管理活动中入手，加强管理者对科技档案的重视程度；完善档案管理的各个“关口”，就能确保科技档案完整准确。

1.完善科技档案管理制度

建立健全科技档案管理制度是保证科技档案完整准确的大前提，只有系统化的管理，才能使繁琐的科技档案保存工作有序进行。在归档制度中要注意时间和范围的划分；在档案的存放措施上，要从档案储存的长久性、安全性、稳定性角度出发。如可利用档案信息资源管理系统对完工项目科档进行网络注录，网络注录的优势是方便科技资料的大量储存和便捷后期检查和调出。科技档案在归档时要明确归档要求和注意事项，如基本建设档案的开工报告批复、招标文件、中标通知书、施工承包合同和协议、工程质量评定、竣工验收报告的验收证书、施工组织设计和方案、建交表、末次决算和竣工图等等在进行归档时要仔细核对、认真检查、有序分类，科学的归类有利于保证科技档案的完整性和准确性。在建立完善的归档制度后，对储存的科技档案的放置也要有严格的程序进行监控，确保科技档案的完整性，避免出现档案流失或损坏的情况，随着计算机的普及，科技档案管理部门引进网络输入和纸质档案双储存的档案管理模式，确保科技档案的完整性和准确性。当然制度的建立是用来执行的，在健全完善的科技档案管理制度后，要加强执行力度，不能空设制度而不为之所用。

2.严格把控五个步骤

科技档案在档案管理中有五个步骤是需要注意的：第一是复制，对于重要的科技文案，为了以防损失，都会在归档前复制备份，档案管理部门和复制部门要相互合作，做好复制流程的登记和委托文件记录，确保多数科技档案的完整性；第二是修改，修改是档案管理的常见工作之一，在科技档案归档前要进行修改，后期管理过程中也会有适当的修改，不论归档前还是归档后，修改的过程中要时刻把握科技档案的真实性、客观性和完整性；第三是开箱，科技档案开箱时最好是由相关部门和管理部门一起开箱，尤其是新设备的引进，设备自带的图纸、说明书、保修书等文件的由档案管理部门保管，待到需要用时再调出来，严格按照开箱程序管理档案，有利于科技档案的完整性；第四是交接，当科技档案移交到档案室时，要注意将该科技项目的相关资料一起转移，不应还留在原档案管理处，档案接收管理人员应该认真检查核对，由交接双方清点签字、盖章后各存一份，这样不仅保证了科技资料移交的完整性、真实性；还确保了科技档案在转移过程中不出现遗漏、扯皮等问题；第五是验收，验收是指在科技材料工作的过程中，不定时的进行资料补充和修改，这不仅需要档案管理部门对文献的跟踪进度，还需要各部门在科技材料的使用过程中注意保存相关资料和数据。

严格把控科技档案管理中的修改、交接、开箱、验收和复制的各个步骤，按照程序进行档案管理工作，不仅可以保证档案管理的有序进行，还能保证科技档案的完整性和准确性。

3.加强科技管理活动中对科技档案的重视程度

建立健全科技档案归档制度和严格实施档案管理的五大步骤前，需要先提高对科技管理的重视程度。在施工企业单位，要把科技档案的管理纳入科技生产、科研、建设和技术管理的系统工作范围内，重视科技档案的管理作用，督促生产科研部门将科研技术形成材料以便归档。档案管理部门要加强对各下属项目的档案统一管理工作，促进档案管理系统化、制度化。加强科技管理活动中对科技档案的重视程度，有利于系统化的科技档案管理工作，极大的提高科技档案的完整率和准确率。

4.主动进行科技档案的收集工作

档案管理部门要时刻跟踪把握生产、科研等技术管理中的计划和总结，不能被动的等待项目部和职能部门上交科技档案，而是主动向项目、职能部门配发统一的档案登记表格，时刻监督各部门完善自己要负责的档案归纳部分，主动收集科研项目，完善单位整体的科技档案管理制度。规范化、系统化的管理制度，有利于档案定期的核实、审查工作高效进行，以确保科技档案的完整性和准确性。

四、结束语

综上所述，科技档案的管理，不仅需要系统化的管理制度，还要有效的实施措施，以及科技管理者积极的工作态度，才能确保科技档案的完整性和准确性。

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