宁波佳达进出口公司跟单员的操作流程

何路巧+吕夏颖

摘要：宁波佳达进出口有限公司是一家专业鞋类制造和出口公司。主要致力于多种鞋类产品的设计、开发和生产。主要产品有趣味毛绒拖鞋、室内拖、时装鞋、硫化鞋、注塑鞋、麻底鞋、软木拖和宝宝鞋等。本文着重从鞋类出口的各类单据制作、下确认样到工厂打样、包装资料、做明细单和验货进仓等来进一步阐述跟单员在该公司的主要操作流程，和在操作这些过程中应该注意到的一些事项。

关键词：跟单合同资料

1 跟单工作的简介

我们跟单的工作就是拿到一份已经确认了的订单，从做形式发票开始，一直到出完货收到客人的货款，这样我们的一份工作才算告一个段落。这中间，要经历很多环节，主要有：①做形式发票（PI），同时把银行资料发给客人，催客人安排付定金或开信用证。②下工厂合同（同时安排确认样或测试样）。③下包装资料。④整理包装资料，寄给验货员。⑤做出货明细单。⑥紧盯验货情况，催工厂进仓。⑦把资料存档。

2 跟单环节中的具体操作

2.1 形式发票，英文叫做PROFORMA INVOICE，简称P/I。第一，我们跟单员每一个手上的订单，在我们拿到之前，都会经过洪经理或者冯经理的手，在订单确定下来之后，她们将订单交给我们。第二，做PI之前，先要领一个PI号码，29JDBXXXX，哪里去领呢？有一个专门的本子，上面登记着所有的订单号码，我领一个号码，并在上面登记好。第三，在接收邮件方面要注意，因为我们公司是共用邮箱，大家都能收到相同的邮件，因此，邮件比较多，刚开始阶段可能不太适应，都要看一下邮件。第四，写邮件的时候，请都用STELLA的名义。不过在最后写上自己的座机号码。

2.2 下工厂合同。①工厂合同号。如果客人已经确认了P/I，工厂和价格都已经确定，就要下合同给工厂。可以参照范本，但具体的资料也要根据不同的要求进行调整。下合同之前也要领一个工厂合同号。每一个人的工厂合同号码都是独立的，自己做登记。②合同中注意的事项。下工厂合同的时候，要注意一些事项，要求要全面，比如有客人合同号的，要写上去，写清楚货号，款式描述，尺码，颜色，数量，毛绒鞋的底要重泡海绵衬EVA，每箱的配色配码，大底有没有特殊要求，写清楚价格有没有包括挂钩，布标等，注明交货港口。③写明布标，保密客人信息。如果有布标，要写在合同里面，因为料如果已经备好，工厂不知道有布标的话，会直接做下去，这样就造成后续工作很困难，拆掉重做。这里要提一个醒，在给工厂打电话、写邮件的时候，要注意保密性，不要随手把客人的名称，或客人的邮件转发给工厂。如果工厂有人来我们公司，最好不要当着他们的面做PI，下合同。④测试。测试分为两种：a我司自己寄样品/申请表格到指定的第三方公证行，有ITS，SGS，BV等，大多是客人指定地方做测试，如果没有指定，要自己联系。b客人要求我司寄测试样给客人，客人自己去做测试。这些都要弄清楚。⑤写清打样要求，尺码规定。在下工厂合同的同时，必须马上安排确认样，一般情况下，客人都会要求样品确认以后才能备料做大货，因此，早点催工厂把确认样寄过来是很关键的。没有特殊要求的话，一般每款每色打各2双，寄给客人各1只（或1双），余下的自己留样，1只要寄给验货员。下确认样单的时候，要把具体的要求都写上，注明款式，帮面/内里/中底/大底的材料，颜色，尺码，双数等，样品的尺码是有规定的，16-19码宝宝鞋，打17码；21-27码小童鞋，打24码；28-35码中童鞋，打31码；36-41码女鞋，打37码；40-45码男鞋，打41码。如果客人规定需要全套尺码样试穿，还要准备尺码样。

2.3 催样。下好了工厂合同及确认样单，接下来就要及时催工厂早点寄样，收到确认样后要仔细核对款式面料颜色尺码无误，要注意的是寄样的时候，不要用带有工厂资料的箱子，如工厂的名称电话等，尽量用公司自己的箱子。寄出样品前把鞋子整理干净，用撑纸把帮面撑起来，要拍照（照片要拍得漂亮一点，角度选好一点），把留样保留好。大约3-4天时间，快件会到达客人，因此这时间要写邮件问客人，有没有收到样品，确认的情况等等，争取早点拿到确认意见以免延误交期。

2.4 下包装资料。下工厂的包装资料要注意以下几点：第一，语句要通顺、简单、明了，使人一看就能看懂。第二，到欧洲的货，不管客人有没有写要贴成份标，都要主动写上贴EEC成份标，成份标有一份样子，发给每人各一份。第三，有些老客人不会发包装资料过来，要求和去年订单一样，那就要查以前的资料。第四，如果有些复杂的，或者语言表达不能很清楚明白的，最好能附上实例，或者图示，解说给工厂，使他们明白。如果有疑问的地方，要跟客人及工厂两边沟通。第五，有些辅料，比如吊勾，吊牌，布标，条码等，是客人提供的，及时去催客人寄过来，收到后要清点，及时分发给工厂，在里面注明是哪个合同，是如何使用。第六，有些辅料，是我司提供的，要安排辅料厂制作，要给辅料厂注明数量，要求，种类多的要附清单给辅料厂。

2.5 交付验货资料。第一，准备全套的验货资料和工厂合同，包括确认样，必要的话提供尺码样。第二，在复印工厂合同时把价格遮去。第三，如果有特别要注意的事项，要跟验货员打电话交待清楚。

2.6 制作明细单。第一，确定好体积后，在出货前15天，要将出货明细单做好，打印出来交给单证部门去配船，我们单证部有三个人，分别是方方，小郑，XXX。第二，明细单上要显示所有的有用信息，因为明细单最终是要归到财务的，其作用是很大的，要用它来配船，装运，收付款，以后的备查，因此在上面尽可能要全面写清楚详细的资料。第三，如果是做FOB条款的，要告知单证部门客人指定的哪家货代（提早要去问客人），如果是做CNF/CIF的，告知单证部门，让他们准备联系配船。第四，辅料款要在明细单上注明，是谁做，价格多少，有没有加在合同中。第五，正确的款式图片要一个一个插入放在明细单上，以便将来查询。第六，要在明细单上写上自己的名字。第七，明细单在交给单证部门的同时，要交一份给洪经理，同时要提供JPG格式的单独图片，放在网上邻居，我的电脑“明细单”中。

2.7 盯最终的验货和进仓。单证部会将进仓单发传真通知每一家工厂，得知必须进仓的具体日期后，要通知验货员进仓时间，以便其安排最终验货。

2.8 整理存档。货物发出后要对其资料进行整理，并有秩序归档，方便必要时查找。

3 在跟单过程中遇到的问题及解决办法

3.1 测试失败。有些客户要求鞋子在出货前要进行测试，测试报告大概十天才出来。有次我的测试没通过，是一款毛绒鞋。情况如下：粉色拉毛布酸碱测试结果是8.0，客人要求4.8-7.5，测试没通过；偶氮测试结果是137mg/kg，客人要求小于30，严重不达标。

3.2 工厂中途提价。我们在做大货前都会先要求工厂报价，客户同意价格才下合同。由于面料价格上涨，而且工厂工人不好找或者其他因素等，工厂大货做到一半就向我们提高价格，当然我们不可能同意，因为我们是先报价后下合同。

3.3 工厂样品没确认就做大货。做大货前客户都会先下确认样，如果确认样通过才订单。有时工厂没等我们客户确认就开始做大货，除非寄给客户的确认样通过，如果客户有一点需要修改，其一切损失由工厂自己负责。

3.4 交货期。合同中都会有确定的交货期，但有时交货期会延迟，主要因素是工厂打样材料晚到，有的工厂订单排满，导致无法按期交货。

3.5 确认样与原样不一致。客户下订单前会让我们根据原样打确认样，如果确认样通过了就有订单。可是工厂有时为了赚更多的利润就换便宜的内料。如：室内拖原样鞋的中底内里料是海绵，而工厂打过来的确认样却是塑料棉。

3.6 仓位太满，货代定不上仓 向客户交大货要先由货代代我们定仓，但是有时仓位太满，定不上仓。我们就要跟客户沟通，说服客户接受下班船期；再者跟客户商量能否接受其他的船公司，如果客户接受，就要求货代再联系其他船公司看这班船期有无空闲仓位。

4 总结

跟单员需要具有良好的沟通技巧，不仅和客户沟通，也要和工厂沟通。要有跟催能力，了解生产的整个环节，掌握主动权，使订单的生产有计划、有步骤的落实。因此在跟单过程中做好面料的跟进过程，做到按时、按质、按量完成出货，保证企业的资金周转。

参考文献：

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[2]童宏祥.外贸跟单实务[M].上海：上海财经大学出版社，2006.

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[4]童宏祥.外贸跟单实务[M].上海财经大学出版社，2006.

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