浅谈水文档案信息化建设的重要意义

□ 杨伟英

水文档案是在水文观测活动中产生并归档的原始观测材料，包括水位、水质、水温、流量、水情、地下水位、降水、蒸发等的观测记录，水文手册及图集和水文年鉴等，是反映水文气象、陆地水文、海洋水文、水文地质等不同领域长期观测积累的水文变化和洪水、旱情预报等，为水利和其它国民经济建设部门提供的基础资料。水文档案具有时间性、系统性和连贯性强等特点。

目前，省水文局档案管理已初具规模，同时已开展了档案信息化建设，提高了档案的存储检索能力，最大程度地满足了工程建设、水资源管理与保护、防汛抗旱减灾的需求。

一、水文档案信息化建设的必要性

水文是水利的基石，有悠久的历史和特殊的地位，1898年（清光绪二十四年）5月25日，为修建松花江铁路大桥，在松花江现今滨州铁路桥附近设立了哈尔滨水位观测站。然历经风雨，至建国前夕，水文站点所剩无几。

新中国成立以来特别是改革开放以来，水文事业得到迅速恢复和发展，在国民经济建设中占据重要位置。它是防汛抗旱和水环境保护的耳目，是水资源开发利用和水利工程建设规划、设计、施工、管理、调度的依据。水文工作紧紧围绕国家水利改革与发展的各项任务，为全国的经济建设和社会发展做出了巨大贡献。

人类进入信息社会以后，档案对经济发展和科技创新，具有越来越不可替代的作用。随着社会进步和科技发展，社会各界对水文信息的需求量越来越大，对水文信息的准确性、及时性和质量要求越来越高。因此，大力推动档案信息化建设，是档案工作向现代化迈进的必由之路。

二、档案信息化可以提高档案利用率

过去，水文实体档案的收集和借阅完全依靠手工方式来完成，会不可避免地造成许多重要档案的丢失和损坏。计算机的管理可以有效避免重要档案在这个过程中的损坏及丢失。特别是有些重要的水文原始资料，都是历经数代水文人的艰辛和努力，甚至是用生命换来的宝贵数据，一旦损坏或丢失，难以恢复，造成的损失无法估量。

以往档案的归集与整理要经过一年的时间，但在实际工作中，本年档案的二次利用率最高，而传统的借阅方式既耗时又费力，且不能满足多人同时借阅的需求，在一定程度上限制和影响了档案的利用效率。档案信息化后，解决了这一难题，可以在单位内部实现网络共享，方便多人同时借阅，可有效提高档案的二次利用率。

三、档案信息化可以大幅度提高工作效率

传统的档案立卷是人为立卷，立卷人往往凭借自己的经验和理解来操作，由于对立卷标准掌握的尺度很难达到统一，必然导致案卷的质量参差不齐，使档案的利用受到不同程度的影响。而借阅档案的过程也极其繁琐，有时要从浩如烟海的实体档案中寻找资料，不啻于大海捞针。

实施档案管理信息化后, 自动分类存储、自动形成检索目录，立卷和检索都可以通过计算机轻松完成，不但提供了快捷的归档管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，可以把档案工作人员从繁重的手工劳动中解脱出来,把更多的时间和精力投入到档案编研和二次利用上，有效缓解人力不足，节省办公经费，极大地提高相关部门的工作效率，更好地发挥档案的利用价值。

四、档案信息化对于防汛抗旱减灾的意义

水文工作是在防灾减灾的测报一线和服务社会的最前沿，以往全省水文系统干部职工凝聚集体的智慧和力量，吃苦不言苦，知难不畏难，尤其是通过“沙兰镇”、“松花江水污染”等涉水突发事件中的精彩表现，得到了水利部、省委、省政府和省水利厅党组的高度赞誉。而今全省水文职工根据防汛抗旱工作的新形势、新要求，不断加强水情、雨情、墒情、地下水等方面的监测和预测预报工作，着力为防汛抗旱指挥调度提供准确、及时的信息服务。根据天气情况和实时水雨情信息，准确测报、滚动预报，为科学防控洪水提供了优质服务。加强土壤墒情监测，积极开展旱情、水量变化趋势预测分析，为抗旱保丰收提供了及时准确的水文信息。

档案信息化后，档案可随时调用，减少了中间环节，即使出现突发涉水事件时，也能够为各级领导决策提供更加及时有效的信息，及时转移和疏散群众，为安全度汛提供保障，最大限度减少人民群众生命财产损失赢得宝贵时间。

由此可见，水文档案信息化建设是进一步推动水文事业发展,提高水文工作和服务效率的必然选择。因此,各级水文部分必须做好水文档案的信息化建设，为档案工作注入新的活力，极大地提高档案利用工作水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益。