谈如何搞好高速公路建设的档案管理工作

周家兴

(贵州高速公路集团有限公司)

谈如何搞好高速公路建设的档案管理工作

周家兴

(贵州高速公路集团有限公司)

高速公路建设中，高速公路建设档案的管理工作占据了非常重要的位置，如何有效的做好高速公路建设的档案管理工作，成为一个非常重要的需要思考的问题。高速公路工程档案是工程建设最直接的表现形式，对于工程具有非常详细的阐述，因而将高速公路建设的档案管理工作做好，对于高速公路工程的基本建设以及长远的规划具有非常重大的意义。随着社会经济的不断发展，高速公路建设投资规模的不断过大，形成有效的档案管理制度，对于高速公路建设工程具有非常重大的意义。

高速公路;档案;管理;建设;问题;对策

1 目前高速公路建设中档案管理工作存在的主要问题

1.1 缺乏管理意识，对工作不够重视

在高速公路建设过程中，很多建设单位都是将关注重点放在质量、成本以及进度上，因而忽略了工程的档案管理工作。认为档案管理工作对于工程产生的影响不大，没有必要对其进行管理。还有很多的建设单位在档案管理工作中，对于档案管理工作的认识片面，认为只是对工程建设中的一些文件进行整理归档，对档案的管理不够重视，管理行为也比较草率，而不注重施工过程中的一些数据的收集和整理。比如在高速公路隧道施工中，在工程检测试验合格之后，就忽略掉对试验数据的整理，但是在施工竣工之后做质量评定工作需要这些数据时，就很难找到，从而影响工程的质量评定工作。此外，如果忽视对工程中的相关资料的收集以及整理，或者整理过程中缺乏规范性，只会导致工程施工数据编造的事情发生，产生工程信息表、工程计量单缺失、造成预算不完整的状况。

1.2 没有完善的高速公路建设档案管理机构以及相关配备人员

在高速公路施工中，参建单位为了对成本进行控制，就不会拿出多余的资金进行档案管理相关机构的建立或者是设置档案管理的人员。只是依靠工程管理中的其他管理人员对其进行管理，缺乏规范性和制度性。或者说有些工程虽然配备了对应的档案管理机构，但是却没有将档案管理的相关工作和制度措施运用到实际工程中，造成档案管理机构形同虚设，没有发挥应有的作用。

1.3 管理人员素质低下

因为高速公路档案管理工作的复杂性，所以要求从事档案管理工作的人员的素质比较高。但是从目前情况来看，档案管理人员的素质堪忧。

2 加强高速公路建设档案管理工作的对策

2.1 强化意识，对档案管理工作进行重视

在高速公路工程建设中，应该不断采取有效措施对各级管理部门的档案管理意识进行加强，同时在工程建设过程中，应该对产生的资料以及数据进行及时的记录和整理，并收集入档。档案的收集工作是档案管理工作的基础，所以必须采取有效的措施强化档案管理的收集工作，如建立健全档案管理收集的制度，以此促进高速公路档案管理中文件收集的及时性和有效性。

2.2 建立并且完善档案管理机构以及相关配备人员

高速公路各个勘察、设计、施工、监理、建设等单位，应当明确分管档案工作的管理人员，同时建立与工程档案编制工作任务相适应的管理机制，配备档案管理的设备，如电脑、打印机、扫描仪、复印机、去湿器、照相机、刻录机，制定内部岗位管理和查阅制度，建立健全工程档案管理网络体系。加强档案室硬件设备配置，为高速公路档案工作的开展提供良好的工作平台，按照档案资料管理相关规定和要求，例如:我集团公司各个公路项目部均设档案办公室1间，库房一间，做到统一管理工程文件和大量的图纸，如余庆至凯里公路项目办、凯里至羊甲公路项目办、毕节至都匀公路项目办、惠水至罗甸公路项目办，同时配备档案柜和临时档案架，购置电脑、打印机、复印机、扫描仪、灭火器、空调等设施，安装了防盗门、防盗窗，尽量做到防火、防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防光、防尘等工作。

2.3 建立并且完善相关档案管理制度

完善有效的管理制度是实现高速公路档案管理系统、全面、真实、安全的保障。制度建设内容广泛，除一般规定外，应明确以下内容:高速公路建设项目档案工作的性质、目标及管理体系;档案管理方法和操作流程规范需要进一步强化管理模式和管理制度，主管单位部门应该及时监督、检查和指导，才能使工程文件资料达到工程验收的标准和要求，管理制度需要不断探索和总结，主管单位部门应该及时监督、检查和指导，才能使工程文件资料达到工程验收的标准和要求。

2.4 建立档案的形成、收集、整理、归档和利用机制

哪一条哪一段的高速公路档案文件资料的收集、整理由谁负责必须明确分工，明确文件资料的收集范围、分类与保管期限，资料的整理规范、组卷要求及归档等;此外为了确保档案文件资料的齐全、完整、准确性，工程档案资料采用统一管理，将建设过程中的试验、施工、原始资料及工程质量评定等电子资料统一保管。针对资料管理人员的管理水平参差不齐及人员更换频繁的情况，定期组织档案业务培训，确保档案文件资料与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件资料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。

2.5 加强档案人员的管理和培训，提高人员素质，增加管理水平

采取多种形式，分层次对参建单位档案人员和相关工程技术人员进行档案管理等业务培训，使工程技术人员了解档案管理知识，档案管理人员要了解工程建设专业知识，优化知识结构，拓宽知识面，在加强业务学习的同时，档案人员要注重现代管理理论和方法、网络和计算机等知识的学习，全面提高自身素质。档案人员必须强化服务意识，准确定位，扎实工作，主动作为，增强做好档案工作的积极性和责任感。

2.6 加强工程档案安全及保管

在高速公路档案管理工作中所产生的文件以及其他相关资料的数量是非常大的，同时不仅量大，而且非常复杂。很多文件资料都是纸质，因而对其进行有效的管理，保证其安全性和有效性是非常重要的。建立工程档案的安全管理网络，从人员组织、设备、场地、经费上提供必要的保障，确保档案的安全，谨防弄脏、丢失和损坏档案。在对这些文件进行保存的过程中，要严格注意保存场所的温度以及湿度，防治对纸质文件产生破坏，派专人进行定期以及不定期的检查，并且加强相关管理的人员的安全意识和管理技能，避免发生安全事故。

2.7 建设单位平时加强督导，竣工验收时严格把关

高速公路建设工程档案要达到完整、准确、系统，建设单位档案人员必须从工程一开始就严格要求，把工作做到前面，了解工程进展情况，主动配合各参建单位，深入现场调查研究，对工程档案工作实行全过程跟踪，要积极督促配合设计、施工、监理、质监等单位对工程档案的真实性、准确性严格把关。如果在验收过程中，发现档案管理工作没有做到位，那么就停止对工程的验收，等到档案管理工作合格之后才对工程进行竣工验收。

2.8 提高档案信息化管理水平

高速公路建设工程档案信息化管理，就是将高速公路建设工程产生的文件系统的进行管理，公路建设工程档案的编制目录、编号、实行计算机管理，方便检索利用，以解决人工组卷出错率高、难以实现统一规范等问题。高速公路项目各参建单位应统一配备档案管理应用软件，在建设过程中，可以利用先进的计算机管理技术将工程中设计的相关资料和数据全全部录入档案管理系统中。

3 结语

在高速公路建设中，一项非常重要的工作就是档案的管理工作，根据实践证明，高速公路档案管理工作对于高速公路建设管理具体非常重大的意义。只有不断的加强各个各参建单位的档案管理水平，才能保证高速公路工程档案完整、准确、系统、安全和有效利用，从而为交通建设事业的发展做出积极的贡献。

［1］孙佳丽.浅谈如何做好地铁工程档案管理工作——以哈尔滨市地铁建设为例［J］.黑龙江档案，2011，(4):45－46.

［2］李惠.关于公路工程档案管理问题及对策研究.安阳工学院学报，2011，(5):12 －13.

U415.1

C

1008－3383(2014)04－0170－01

2013－11－11

周家兴(1966－)，女，贵州贵阳人，从事高速公路档案管理研究。