提高科技论文编辑加工质量和效率的几个技巧

□ 王 耘 冯金东 刘 飚

科技期刊的编辑工作量大而繁杂，源源不断、日新月异的稿件和邮件稍不留意就会出错。对于初入行的编辑工作者而言，更会无所适从，畏手畏脚。从概率的角度，数目极其庞大的工作量中有偶尔的小差错是情理之中的小概率事件，但是对于稿件作者而言，这种差错却是100%的必然事件，会严重影响期刊在作者、读者中的学术地位。事实上，任何事物都是有规律的，只要勤动脑、勤动手，多听、多问、多做，必能如“庖丁解牛”般应对自如、游刃有余，最大限度地将错误率降到最低。尹萌芽利用人类认知的一般特征对科技论文中的逻辑衔接、术语规范性及笔误差错等常见问题进行差错分析；黄鹂从规范的量名称及量符号的使用方面，探讨如何提高期刊的编辑加工质量；刘岩等从科技文稿内容、格式、形式三个方面论述了如何对文稿编辑加工以更符合出版规范和要求；张凤等针对科技论文编辑加工中文章结构的调整、数据及公式的准确性和正确性、参考文献的精确性等重难点问题进行探讨；张东涛等认为科技论文编辑加工的重点在于论文论点充分鲜明的表达及语句、语法等细节问题的细致修改。本文通过稿件动态的实时更新、作者最终版决定权的回归、格式化条款的积累、word技巧的应用等处理方式和方法，解决稿件状态多变、稿件最终版决定权的归属、专业性知识的准确性、稿件编排中规律性问题的查漏补缺等四个方面中相应的常见问题，提高科技论文编辑加工质量和效率。

一、稿件动态的更新

科技期刊稿件类多、量大，需要处理的事情琐碎、繁杂，并且针对不同稿件需要进行的工作也有很大的差异性。有的稿件需要多次同作者就某一问题进行沟通、修改；有的作者回复邮件不及时，需要对稿件进行催修；有的作者一次修改仅完成了编辑部的部分要求……凡此种种，仅凭投稿平台中的简单状态不足以记录稿件的详尽情况，且每次登录投稿系统也耗时费力。对此，不妨养成实时记录稿件更新状态的习惯，使稿件状态“动起来”：将投稿平台中不记录的细节用专门的纸质或电子文档以表格式或条款式做简明扼要的记录，并随时更新。所记录的信息主要包括：作者、题目、收稿日期、修改日期、第几次修改、修改概要、目前状态，等等。将所作的记录按照日期或拟安排的卷、期等方式归类、排序，则有条不紊，一目了然，使原本混乱的稿件状态富有条理性，极便于随时查找。另外，与作者就稿件进行邮件沟通的邮件形式也能起到记录修改稿状态的作用，可作为辅助手段；但是，前提是在邮件中要求作者直接采用邮件的“回复”功能，保留每一次邮件记录，包括邮件主题和邮件内容。

二、稿件最终版决定权的归属

稿件的最终版，亦即决定印刷的最终稿件，其所有内容都应经过作者本人的认可，编辑部不能剥夺作者对最终稿的决定权。如果不经过作者认可，即将经编辑加工的稿件定版印刷，极易出现加工过度的问题，有时会造成不可挽回的后果，也会大大影响期刊在学术群体中的声誉。例如，笔者在编辑稿件时遇到以下句子：“探针液：正辛烷（AR）、二碘甲烷（AR），乙二醇（AR）购自国药集团化学试剂有限公司；”句中的标点使得该句话的意思模棱两可。如果标点无误，则意思应为探针液只包括正辛烷（AR）、二碘甲烷（AR），未指明产地；而另一种指明了产地的试剂乙二醇（AR）则不属于探针液。但是如果句中的逗号应为顿号，句子的意思则为三种试剂均为探针液且产地相同。以上两种意思都解释得通，但是作者的意思只有一种，如果不通过作者的确认而妄加定夺，则会出现科学性“硬伤”。再如，作者稿件中的基金项目如果有多个的话，其顺序按常理一般是国家级项目排在最前，然后是省市级、校级等，但是也有极个别的作者会根据自己的特殊情况按需排序。当编辑部的常规处理与作者的需求冲突时，本应“锦上添花”的修订便成了“伤筋动骨”的失误，而这是有悖于编辑工作的初衷的。对此，作者对稿件最终版决定权的回归是最好的解决方法：将编辑部对稿件所作的所有修订以批注的方式呈现给作者并由作者确认修订稿件的最终状态，不仅可以避免因缺乏交流而造成不可更改的后果，而且可以使作者了解编辑对其稿件所做的工作和贡献，加深彼此的理解和沟通。

三、格式化条款的积累

科技期刊都有其所偏重的专业性，这就要求编辑不仅要熟练掌握科技期刊的编辑规范，而且还要熟悉本刊专业稿件的常用术语和专业描述。但是“术业有专攻”，编辑毕竟不是相应专业出身的研究人员，在处理专业性极强的稿件时，除了多与同行、作者沟通、交流外，一个事半功倍的应对方法是：积累本刊常见的专业性较强的条目，将其格式化为条款，保证知识的准确性。以《中国粉体技术》稿件中的常见专业术语及描述为例，关于X射线衍射谱图所作的格式化如下：X射线衍射分析简称XRD，作物相分析；图中的线称为谱线；中文图题一般为“……的X射线衍射谱图”；英文图题一般为“XRD pattern（s）of…”；横轴上的量为2θ/（°）；纵轴上的量如果是衍射强度I，则单位为s-1，如果是相对强度，则无单位，如果纵轴上无标值，则删标目。再如，类似d10、d50、d90等形式，需在第一次出现时作如下注解：“d10、d50、d90分别是累积体积分数为10%、50%、90%时对应的颗粒粒径。”再如，“Fluent软件”中的软件名称可只大写首字母，表示其为1个单词；而与其相对的，“SIMPLE算法”中的算法名称“SIMPLE”需全大写，因为其为算法全称“Semi-Implicit Method for Pressure Linked Equations”的首字母缩写，而非单词“simple”。类似的还有“CASTEP软件”，等等。将此类常见问题格式化为条款形式，不仅可以节省大量重复查证、交流、讨论的时间，避免相同问题的无谓重复，而且还可使整本期刊的稿件在技术上保持统一体例。

四、word技巧的运用

word文档处理技巧的充分、熟练运用可以为稿件的编辑加工提供方便、快捷的工具。word文档处理技巧诸多，需在实践中多加尝试、潜心研究才能得心应手、运用自如。仅举数例如下：英文摘要及英文图题、表题中英文单词的标注及更正功能，使输入错误的单词一目了然且极易修改；标题序号及参考文献序号的自动标号功能，可避免序号不连贯的低级错误；值得一提的是，查找功能在快速、有效地核查参考文献在正文中是否顺序引用时是不可或缺的，例如应使用阿拉伯数字场合中的汉字都要改为阿拉伯数字，将“两种”、“五根”改为“2种”、“5根”，再如，将不规范的简称“MH”改为全称“Mg（OH）2”，等等。对稿件中的多处作同样修改时，查找功能可保证无漏网之鱼。

五、结语

科技期刊的编辑工作中稿件状态日新月异，需实时有条理地记录和更新稿件动态，使稿件的历史状态和最新状态一目了然；作者对稿件最终版决定权的回归，可以避免专业术语的错误等科学性硬伤及描述方式违背作者本意等问题的出现；格式化条款的积累，可以以模式化的方式编辑规范常用的专业性问题，省时省力地使稿件在技术上保持统一体例；应用word技巧对稿件进行查漏补缺，保证了规律性问题彻查的万无一失。总之，只要在编辑加工过程中，潜心学习和研究提高科技论文编辑加工质量和效率的方法和技巧，定会事半功倍地加工出优质稿件。[本文系国家自然科学基金项目（61374002）]

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