干部人事档案信息化管理中的问题及措施

方满银

（东莞职业技术学院，广东 东莞523808）

0 引言

近年来干部队伍人才流动越来越频繁，随着知识经济的蓬勃发展，我国的干部人事档案管理工作也迫切需要建立信息化的管理系统，建立信息化管理平台实现档案的的信息化收集、整理和利用，为各事业单位干部人事管理工作提供更好的服务。本文在分析目前干部人事档案信息化管理中出现的问题的基础上探讨了相关改进措施。

1 干部人事档案信息化管理的意义

1.1 使干部人事档案管理工作更加高效快捷

随着人事队伍不断扩张，人才流动频率的大幅度增加，档案馆的简单管理工作远远不能满足人事单位管理工作的需求。在信息技术飞速发展的今天，科技的发展和计算机的开发应用为档案信息化管理提供了新的条件和手段，干部人事的档案亟需实现信息化管理，运用现代化的计算机手段，建立人事档案信息系统，完善干部人事档案数据库[1]。

1.2 便于干部人事档案信息长期保存、转移和共享

传统的干部人事档案都是以纸质稿存在，每一次的翻阅、检索和查询都在无形当中损坏了纸质档案，因而，纸质档案并不利于长期保存。而且，随着干部队伍人员流动的增加，纸质档案在转移和搬迁过程当中容易丢失，造成一些重要的信息流失，而应用信息化对干部人事档案进行管理，可以一次性地将档案数据录入到计算机内，通过计算机软件进行档案检索和查阅，避免了因为长期翻阅档案而造成的损失，便于档案的长期保存。

2 干部人事档案信息化管理的现状

2.1 管理观念和方式陈旧

人事档案的管理是一项专业性的工作，在计算机和档案管理的专用软件尚未出现和普及的情况下，传统的档案管理工作人员的工作量相当大，不仅需要人工对档案进行收集和编制，而且每年新的档案材料都会层出不穷，这些信息如果都由手工书写、装订、裁剪的话，需要档案管理工作人员极好的耐心和细致的工作，现如今已经完全不能满足档案用户们的需求，这种陈旧的管理观念和方法已经无法适应新形势下干部人事档案工作所需要达到要求。

2.2 资源共享程度低，档案利用率低

大部分单位虽然在档案部门配备了计算机，但是当前的档案管理硬件设施和信息系统软件都较为陈旧，原有的操作平台只是停留在初级阶段，只提供目录的存储和检索，而且，由于干部人事档案的信息管理缺乏统一管理和统一标准，各事业单位或各单位部门之间各自为政，缺乏沟通，档案管理软件虽多，但是数据库建设方面各取所需，缺乏统一规划，各单位的档案信息管理系统间因为兼容性差，难以实现数据共享，这样使得档案信资源的开发利用在一定程度上受到了限制[2]。

2.3 数据库信息化水平低

干部档案管理工作很重要的一项标准就是要确保档案全面、准确、客观地反应每一个干部的真实情况。现在很多部门的人事档案管理并没有形成强有力的机制来进行规范，一些档案信息管理人员只是录入一些干部人事的基本数据，使得数据不够完整，而有时因为避免耗费时间和经历，完全是按照职工自己所填写情况进行录入，而没有在对其进行核实的基础上录入，因而数据不够准确，另外，由于单位干部人事变动大，很多材料没有做到及时的更新，最终导致数据库的信息质量低。

3 干部人事档案信息化管理策略

3.1 建立完整的干部人事档案数据管理系统

档案数据管理系统的建设必须依赖于信息化的操作平台，因此对各类操作设备进行更新，对软件系统进行升级是当前建立完整的数据管理系统的重要环节。完整的人事档案管理系统应该是集信息接收、信息传递、信息储存和信息利用为一体的科学的管理系统。信息的数据库建设是最为核心的部分[3]，它集合了组织和部门管理工作所需要的全部数据，提高档案信息的利用率，保障人事档案信息能够重复使用，能够在一定程度和范围内实现人才信息资源共享。

3.2 加强各部门沟通，实现资源共享

干部人事档案的管理工作从收集、整理到查询、利用每一个环节都牵涉到很多部门，因此我们应该加强各个部门的协调和沟通工作，使得干部人事档案材料进行规范化的收集和归档。另外，干部人事档案信息资源实现共享的核心人物是建立档案信息数据库，这就要求各组织需求人事信息的相关部门，将各部门的人力、物力和财力进行有效整合，确保数据信息的全面、完整、准确并符合现实情况，提高数据信息的质量和水平。另外，应该充分发挥网络的优势，以信息中心为枢纽，对信息的需求者进行授权或者是分等级开放，使得信息资源在一定范围内实现共享。

3.3 保障干部人事档案信息安全

干部人事档案信息在进行软件储存和网络传递过程当中应该确保信息部外露，在为用户提供人事档案信息服务时，我们应该注意防止非法用户进行非法窃听，防止信息泄露，做好系统用户的安全管理。可以采取强制身份认证、防密码偷窃和加密等软件技术，或者是隔离、灾难备份等措施使得人事档案信息资源的安全性得以保证。如发现用户越权进行操作或者实行非法操作，应该及时利用软件加以制止，并对非法操作进行严厉打击。这就需要我国落实严格的安全管理制度和安全管理措施，保障干部人事档案信息安全。

4 结语

总而言之，实现干部人事档案信息化管理是时代的需要，建立和完善干部档案管理数据系统，加强各部门的协调实现信息资源共享，保障信息安全，使我国人事单位档案管理工作尽快走上规范化、法制化和科学化的道路。

［1］欧密.浅谈信息时代的高校人事档案管理[J].北京电力高等专科学校学报，2010，28(2)：23.

［2］陆琦.干部人事档案信息化管理趋势研究[J].科技传播,2010(12)：33-34.

［3］卜禹华.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].改革与开放，2011（9）：102.