做好企业档案管理工作，促进企业发展

姜兆玉

摘 要：企业档案是企业生产管理的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护企业发展历史面貌的一项重要工作，对企业的发展起着至关重要的作用.而目前企业档案工作现状远落后于企业发展需要。做好企业档案工作要健全档案管理制度，实现档案管理现代化、立卷程序规范化。

关键词：企业档案；档案管理；现状；措施；办法

企业档案是一个企业非常重要的财富，内容涉及企业的经营、生产、行政、党务、技术、设备、基建、会计等各个方面，而且很多档案都具有非常强的机密性和使用性。档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护企业发展历史面貌的一项重要工作，对企业的发展起着至关重要的作用。档案管理工作做好了，可以为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性依据；同时有利于社会各界认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。做好档案管理工作的目的是立足于企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导企业的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发企业档案管理工作人员工作热情的目的。因此，做好档案管理工作对于促进企业的全面发展、不断提升企业在经济社会发展中的影响力具有重要意义。

然而在对企业档案管理工作的认识上很多人存在误区，认为档案管理工作可有可无，对这项基础性工作的重要性认识不够。目前大部分的企业档案管理都是采用一台电脑一套软件的工作管理模式，档案管理与提供利用远远不能满足企业运营与发展需要。主要原因有以下几点：一是部分企业领导对档案工作的认识不够，人力、物力、财力投入少；二是一些企业虽然购置了先进的档案管理设备，但档案工作人员没有经过档案知识的系统培训，造成了资源的浪费；三是领导重视和监管力度不够，档案仍按手工进行工作。档案工作缺乏制度化管理程序。当前企业档案管理的不规范主要存在以下几方面的问题：一是档案收集不规范，在收集资料以行政方面为主，其余资料能收多少收多少；二是档案整理不规范，档案人员交替频繁，且大多没有接受专门档案知识培训，导致档案整理较为混乱，档案资料的漏失现象时有发生。此外，在档案归档时间上，有时会几年档案累积起来一次整理，既不符合档案整理要求，也不便于查找利用；三是档案综合管理力度不够；四是档案利用不规范。有的企业档案室没有建立规范的档案借阅制度，借出的档案往往不能按期归还甚至找不回借出的档案。

加强档案管理工作，更好的服务于企业发展，应从以下几个方面入手：

1 建立健全档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，主要有经营管理、生产技术、行政、党群、产品、设备、基建、会计、声像等门类档案，要实行规范化的管理，就必须建立完善的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》和《企业档案工作规范》为指导原则，首先要加强硬件设施的配备，档案存放必须要有专门的档案库房，并设有专门档案装具便于存放查找，同时也应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，系统、准确地提供、满足档案利用工作的需要。库房内要常通风，每天监测温湿度，定期除尘杀菌，库房内禁烟禁火种，切实做到库房安全“九防”要求，即做到防水、防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防潮，以确保档案安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，制定领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总要求，具体制定各项档案管理制度，对档案管理进行督促指导。应指定专人管理企业档案，档案员应深入了解企业各科室主要业务活动，以便对各科室业务档案建立统一立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，归档、文件标题简明扼要，便于保存和查找利用。最后要严格档案借阅手续，确保档案及时按时归还，防止档案流失。

2 实现档案管理现代化

现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度，就必须使企业档案工作与现代化技术接轨。随着计算机网络技术的不断发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战，只有正视这个挑战，实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备的服务意识，又要掌握现代化管理技能。档案汇集着大量的知识，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐枯燥，重复工作多，劳动强度大。而利用现代化手段整理档案，使用专业档案管理软件，如天津的津科软件等，可实现档案全文数据扫描并建立目录索引，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了检索速率和工作效率，也延长了档案使用寿命。

3 严格把关纸质档案立卷质量

在档案整理归档过程中，文件材料的收集是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与档案装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素，因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，一方面要解决好立卷方法问题，以便于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要解决好案卷装订的质量问题，以便于档案规范化管理。

综上所述，企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度，开创档案工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断提升一个企业的管理水平，做好档案的开发利用，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为企业的长远发展提供助力。endprint