对档案信息电子化的相关思考

刘艳

摘 要：随着信息化时代的到来，档案管理走上信息电子化的道路已是必然。本文就档案信息电子化的必然性、优越性、现状和优化途径作简要探讨，期对档案信息电子化有益。

关键词：档案信息；电子化；发展

档案信息电子化，就是用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。以计算机为中介的活动增加，加速档案信息电子化进程，其积极作用日益突出。如何优化档案信息电子化发展是档案管理的重要课题。

1 档案信息电子化的必然性

1.1 信息技术发展是支撑

随着信息技术日新月异，计算机技术广泛应用，公务活动中交流沟通的手段逐渐由传统的纸质形式走向以计算机为中介，以文字、图像、声音等为表现形式的电子文档。档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替。现有的档案管理模式已不能适应当前档案管理工作，促使档案信息电子化建设提上日程。

1.2 电子文件的便利是动力

电子文件从起草、修改到印发依靠计算机，其便于修改、复制的特性使得原始记录性的纸质档案不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。传统的档案工作不得不引进现代化技术。

1.3 提升信息资源保有量和保存质量的必然要求

档案工作主题是利用并服务档案资源，最终目的是方便社会利用，实现信息共享。一般档案馆（室）都藏有数以万记的资料、文件，这为提供便捷信息服务带来困难。只有实现档案信息电子化才能冲破档案利用的局限，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质服务。

2 档案信息电子化的优越性

2.1 提高档案信息的时效性

档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用计算机完成信息加工程序，快捷地出版二次文献，缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，远比“选题-选材-编辑-出版”的手工信息加工模式来得快。

2.2 节约档案管理成本

手工编研信息成果出版需较多经费，但目前乃至今后相当长时期内，国家给档案部门拨较多经费进行信息编辑是不现实的，而档案信息电子化可一次投入，多次产出，改变信息加工受经费限制的局面。因此少投入、多产出管理模式的优越性显而易见。

2.3 提升档案部门工作效率和影响

实现档案信息电子化即可实现信息成果的多份拷贝。拷贝信息是加快信息传播有效途径。档案管理部门如果能及时将所掌握的信息实现信息拷贝则会大大加快信息的传播速度，便于更快、更全的将信息传送至其他单位、个人，从而扩大社会影响，拓宽服务范围，档案部门的地位自然也就得到提高。

3 档案信息电子化的现状

3.1 档案管理技术不够

目前，大多数档案馆（室）对计算机的应用单一，开发功能简单。所开发的档案软件也缺乏通用性，并且缺少相关的计算机管理软件系统，就不能利用计算机完成信息管理工作。

3.2 基础档案规范不够

由于历史原因，馆（室）藏档案业务基础差，案卷质量不高，系统软件移植性差。档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准。

3.3 档案的技术标准、组织工作程序不严

档案的技术标准、组织工作程序未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

3.4 档案管理人员素质不够

许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，即使引进了现代化设备，也不能充分其发挥作用。

4 档案信息电子化的优化途径

4.1 加强相关投入

加快档案信息化建设步伐，资金投人、设备购置、技术发展至关重要。各级领导应充分认识档案作用，不断加大投入。基础设施上，应先把硬件设施搞好，再考虑网络建设。档案部门可借鉴已有成果和经验，与办公自动化、互联网等连通，以部门局域网为基础，连接计算机网络、数据库系统。同时，还应加大计算机技术投入，确保充分利用资源做好相关工作。积极开发利用通用档案管理软件。

4.2 强化基础档案管理

对现有馆（室）藏纸质档案，要积极地给予合理分类，确保档案收集完整性和规范性。还应积极加强与相关单位的沟通协调，避免重复收藏造成浪费。为了使纸质档案成为网上信息资源，就必须有选择地进行数字化处理，使之符合信息化环境和目标的要求。同时，还要做好电子文件转化为档案及长期保存工作。

4.3 严格档案技术标准、组织工作程序

档案标准化工作对于规范档案业务技术行为，正确处理档案业务技术中的具体关系，具有重要的指导和保障意义。档案行政管理部门要在充分利用已有标准规范的基础上，根据实际加快档案信息资源管理标准规范的制定，逐步推出适合实际的规范标准，形成国家、行业、企业标准的不同规范，完善档案信息化建设的标准规范体系。同时还应加强档案管理领域内电子化管理的法律法规工作。如通过法律法规规范明确电子签名有效性的问题等。

4.4 推进档案利用网络化

网络技术为档案信息资源共享提供了最佳技术。档案信息利用网络化是档案信息化实现的重要标志之一。目前，我国的绝大多数档案馆还不能通过利用网络来公布馆藏，发布信息。即便是建有网站的档案馆，其功能也较差。例如，大多数档案网站没有网上查询功能，即便有查询功能的也只能用档号等专业方式查询，这给普通利用者带来极大不便。所以，在网站建设方面应加大力度，尽快建设。

4.5 提升档案管理人员素质

实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。要适应电子化建设的发展，适应新技术的需要，必须加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，这才是档案工作迎接技术革命最根本的对策。

参考文献

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