浅析科技档案信息化建设的实践与思考

摘 要：随着档案事业的发展，必然要求科技档案实行信息化管理，不可回避的是，当前在档案信息化建设过程中存在一些问题，这需要进一步开发科技档案的信息资源，加快制订档案信息化管理的规范，优化服务，确保档案信息安全，培养一批业务素质精良的档案信息人才，加快档案信息化建设。

关键词：科技档案；信息化；管理

从陈旧的管理方式向信息化管理的过渡，是档案管理发展到一定阶段的必然要求。怎样实现档案信息化，档案信息化将会发展到什么阶段，这些问题都是档案管理人员需要面对的。在档案信息化建设中，要做好培养人才、配置好硬件、建设好管理系统、对管理制度进行配套等工作。

最近几年，在企业中，信息技术被普遍应用，很多企业选择以电子形式来存储、处理、记录文件和信息。随着信息化的快速发展，企业普遍采用现代化的管理模式，这使得陈旧的档案管理模式显然不能适应企业的发展需求，因此，档案管理必然会向信息化过渡，档案人员首先面对的问题是“怎样实现档案信息化”、“档案信息化将会发展到怎样的阶段”。

1 科技档案信息化建设的目标

建设信息化的科技档案是一个系统工程，环节复杂，需要花费很长的时间，消耗不少的物力和人力，假如忽视自身情况，全盘照搬，往往就会把路走弯。因此，要从企业自身实际出发，权衡各方面的需求和影响，合理设定建设目标，才能少走或不走冤枉路，提高效率，获得预期的效果。

第一，要对企业内部科技人员需求科技信息的广度和深度进行充分考量。科技档案的服务对象就是企业内部的科技人员，首先考虑的就是科技人员需要什么科技档案信息。在瞬息万变的信息时代，在信息的广度和深度方面，科技人员的需求发生了许多变化。也许，有的档案管理人员说，科技人员常来查阅、借阅书籍或资料，我们清楚他们的需求，不需要对此做深入调研。可是，我们应该看到，科技人员所借阅、查阅的资料只能反映出他们当前需求，被忽视的是他们更深层次的长期需要，假如在调研过程中挖掘出这些潜在的需求，并展开相应地管理软件的开发和选择，这样将更有利于让科技人员享受到档案信息化的建设成果、能够更深入地利用并开发档案信息资源、让科技档案更好地为科研生产服务，实现科技档案的现实价值。

第二，需要在档案管理部门的管理功能中尊重工作人员的需求。科技档案管理中，检索功能和数据管理极其常用，在对档案文件进行电子信息的录入时，一定要遵从档案管理人员的想法建立文件库、组成案卷，而且要能够方便地修改或添加条目信息；在检索需要的数据时能够准确快速的找到，且按照规定制作表格，进行打印等。在科技档案的管理功能中，要把科技档案的质量管理、保密管理以及自身管理结合起来，在整个的科技档案管理过程中，保密管理和质量管理是必须要贯穿始终。

2 科技档案信息化建设的实现途径

2.1 选取恰当的软件进行档案管理

在工矿企业和科研院所中，会广泛地运用科技档案的管理，因为企业规模不一，性质不同，相应地需求也存在差异，所以科技档案部门的业务功能以及规模大小也会不一样。在某些单位中，档案管理部门的业务相当繁多复杂，有二三十个人在忙；而在某些单位中，科技档案的管理业务较少，只需要五个或十个人甚至更少就够用，在科技档案信息化建设上，各工作单位应该根据自己的实际情况选择恰当地管理软件。在科技档案管理软件的选择上，可以是自主开发；可以购买在市场上应用较好的商用软件，也可以根据自身需求，寻找有经验的科技档案开发公司进行软件开发。

2.2 增强并革新服务理念，增加档案信息的服务项目

随着社会的发展，出现了电子档案，信息化步伐进一步加快，服务环境、服务领域、、服务时间、服务模式等也发生了一些新的变化，特别是电子文件的渐趋普及，它为科技档案馆提供了全新的资源，相应地，档案管理由单纯地实体管理向信息管理过渡，这就要求档案管理人员在全面掌握现代技术的前提下，更好地服务于科技人员。管理科技档案的工作者可以充分利用软件功能特点，开展一些档案信息专题项目的管理，并且可以进行科技档案的研制和编排，将更全面更深入地信息资源提供给科技人员，积极向科技人员提供信息资源服务；同时，也可以按照科技人员的个性化需求，通过管理系统把具有鲜明个体性的服务提供给利用者，使科技档案的服务领域不断增加，满足不同科技人员对科技档案的需求。

2.3 革新管理体制

其实，档案管理的信息化建设是档案管理程序和资源的重新组合和创造，通过建设信息化的档案，促进档案资源的更合理搭配，进一步规范管理程序，努力创造出更多的社会效益或经济效益。因此，开展档案信息化建设要目标明确，要清楚是为了获得良好的社会效益还是创造更多的经济效益，以建立信息化档案为途径，开展体制改革，进行管理程序的重新创造。开展档案信息化建设，不能狭隘的在顺应原有管理流程和体制的基础上而进行，否则将会出现舍本逐末的错误。

1、管理制度的配套

做任何事要需要遵循一定的法则，档案信息化建设也一样。人们往往熟悉用惯了的东西，对新鲜事物具有本能的抵触。既然说，档案管理的信息化建设是档案管理程序和资源的重新组合和创造，那么就需要将落后、陈旧的流程和框架通通颠覆，所以，档案信息化建设也不是轻轻松松就能完成的。其间，需要建立相应地规章制度对工作人员进行约束和规范，让人来逐渐适应高效、科学、合理的流程，以规章制度为依托，快速推动档案的信息化建设步伐。

2、优化管理流程

科技档案的整理、统计、收集、利用、保管、鉴定、收集等传统管理的大部分业务是由档案管理部门来担负的。在推行科技档案信息化之后，科技档案管理部门不仅要负担档案管理的传统业务，还负责图纸资料的分发、还原和接收等，并且将档案管理程序与图纸资料的分发、还原和接收相结合，使档案管理和资料管理实现一体化。再造后的管理流程强调对科技档案实行提前管理，对整个过程进行跟踪管理，这样以来，就使图纸资料在流转过程中缩减了很多环节，工作效率大大提高，工作质量明显改善，这与形成科技档案的规律和特点更加贴近，更方便对科技档案进行管理。

3、建立统一规范标准，增强相互合作

在档案管理的信息化系统中，处于不同职位上的档案人员具有不同的分工，每个人的操作权限也不同，这就需要加强工序与工序之间的协作，前道工序要为后道工序服好务，对工作进度和工作流程进行科学安排，有力地保障档案管理系统的有效运行。并且，一定要制定切实可行的操作标准，严格按标准操作，使整个流程顺利运转，确保系统数据的精准和安全。

3 结束语

在信息化时代的大背景下，科技档案信息化建设快速发展，档案管理对网络和系统更加依赖。所以，网络环境只要稍有变化，就会立刻影响到信息系统。所以，一定要强化网络安全技术的自主研发，采用坚强有效的安全措施，全方位地增强档案信息的安全性。档案信息化建设不是单纯地购进几台先进设备、不是多安排几个人来操作设备和系统，也不是研发出几个系统，它是一项复杂的系统工程。它更是一个平台，让档案人员有地方展示自己的工作成绩，让档案资源的价值能够充分得到体现。所以，科技档案的信息化建设需要多个方面的协调推进，一起努力，顺利、快速、平稳地推进科技档案信息化建设。

参考文献

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作者简介

朱志勇（1980-），男，江苏省南京市，工程师、本科，研究方向：档案信息化。endprint