项目管理的“休闲”潮流

徐成彬+王小丽

“休闲”潮流的由来

早期，一些项目开发者在编写项目方针和程序文档上花费时间和资源，主要目的是为了安抚客户。项目管理出现后，建立正式文档大多也是为了给客户看。

20世纪80年代初，是纸张文档最为兴盛的时期。为了符合规范，项目经理们快被书面工作淹没了，繁忙的程度使他们几乎没有时间去参与实际的项目管理。

真正的成本节约发生在20世纪90年代初期，是随着并行工程的发展得以实现。并行工程方法采用分段处理的方式，将工作分为几个连续的系列，各系列同时展开，从而大大缩短了产品开发时间。这种变化增加了每个项目的风险程度，项目管理也退出了早期的实践—正式项目管理的形式，正式的指南（guidelines）开始被清单（checklists）所取代。这种清单对细节描述较少，大多是概述性的。

也就是从这个时候起，非正式的管理方式开始走进人们的视线。正式项目管理和非正式项目管理两者主要的不同点在于书面工作量的差异。方针和程序文档的编写代表了项目管理的正式性，清单则代表了非正式性。

事实上，从正式过渡到非正式，项目管理的组织文化也要发生转变。

“休闲”的四个条件

非正式项目管理组织文化有四个基本要素：信任、沟通、合作和协作。

信任参与项目实施的每个人至关重要。早晨，当你开车去上班时，一路上也许踩了几十次刹车。尽管你从来不认识设计刹车、制造刹车或安装刹车的人，但你毫不担心刹车能否管用。来到公司大楼后，尽管你不认识设计、制造、安装和检验电梯的人，你还是按下电梯按钮，欣然乘电梯到办公室。此时，你已经将你的生命交给过无数个从来不认识的人。可是，当你坐在自己的办公室，为什么拒绝团队其他成员做出一个很小的决定呢？

信任是成功进行非正式项目管理关键。没有信任，项目经理和项目发起人不得不要求进行所有书面工作，而这仅仅是为了确保参与项目的每个人都按照预先的指示工作。 信任在建立承包商/分包商与客户之间的良好关系时同样重要。当客户和承包商之间的关系是建立在信任的基础上时，双方自然都获得了众多好处。

如果公司文化已经建立在相互信任的基础上，项目经理的聘用和晋升不只是根据其技术专长，而取决于对公司和项目的最佳利益，以及他能否与其他团队成员和客户进行良好的沟通和合作。

在传统的正式组织中，员工通常声称缺乏交流和沟通。然而，高级经理们却往往认为公司中的沟通情况良好。为什么会出现这种认识上的偏差呢？在大多数公司，主管经理被频繁会议上的交流信息，和公司各职能部门递交的大量周报搞得晕头转向。从公司组织架构表看，往下传送的信息，其质量和频率连续性较差，尤其是在比较正式的公司。

对一个项目而言，沟通是通向成功最重要的因素之一。如果没有良好的沟通，伟大的计划也只能仅仅是计划，无法实施。项目的沟通包括分享与决策、工作职权、谈判和项目报告等相关信息。

优秀公司的项目经理认为，他们应该把90%的时间花在小组内部和外部客户的沟通上。

一个公司要想真正培养起非正式管理文化，必须克服两个主要障碍：“冗长的报告”和“法庭式会议”。

“冗长的报告”的出现，是因为高层管理人员认为没有写下来的就是没有说过。虽然在一定程度上这是对的，但要写下这些东西就得承担高昂的成本。我们不仅仅需要考虑把时间耗费在准备报告和正式备忘录上，而且报告的加工处理、复印、分发和形成档案都占用时间。此外，收到报告的人还要花时间看。

通常，超过5～10页的项目报告很可能会没人愿意看。在擅长项目管理的公司，内部的项目报告只需要尽可能简练地回答以下3个问题即可：现在项目进展到什么程度？我们最终将要达到什么样的目标？有没有需要管理人员处理的特殊问题？事实上，这些问题只需要一张纸就能说明。

“法庭式会议”是指本来计划开半个小时的会，实际上却开了好几个小时。这种会议的出现一般是由于高级管理层干预日常例行事务引起的。即使管理层介入解决不了这些细节问题，这种情况时有发生。 合作 合作是指一个人为了所有人的利益与他人一起工作的意愿，它包括一个团队为了一个有利结果而采取的自愿行动。在项目管理做得非常出色的公司，合作已成为一种规范，无需权威的正式介入就能自动发挥作用。

在一般的公司，或者说在合作方面做得一般的任何类型的公司，人们只有在开始相互了解时才学习合作，这需要时间。对于项目团队来说，时间往往非常宝贵。

协作是指人们在同等环境下本着合作的精神一起工作。有些人将协作与士气搞混淆，士气在更大程度上是指对工作的态度，而不是指工作本身。但是，士气高昂显然对协作有利。

协作具有以下特点：（1）员工和经理相互交流思想，并在工作团队中培养高水平的创新和创造能力。（2）员工和经理相互信任，对他人和公司保持忠诚。（3）员工和经理承担自己的工作，并信守诺言。（4）员工和经理自由地分享信息。（5）员工和经理开诚布公、真诚以待。

对项目经理来说，在计划阶段要与项目组其他成员或利益相关者协作；在实施阶段，需要对项目的进展和当前状态及时沟通。

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