提高办公室综合服务水平探讨

李薇

摘要：办公室作为一个行政机构的纽带，其工作要求的综合力强，接触面广泛，既要承上启下，还要建立各部门之间的联系。既要有行政的能力，又要有服务的精神。办公室工作的特殊性，对其办公人员有着非常大的要求。形势下，就如何提高办公室综合服务水平提出几点看法。

关键词：办公室；综合服务水平；提高

中图分类号：F24文献标识码：A文章编号：16723198（2014）13008501

1重新认识办公室的职责

1.1办公室的作用

进入办公室的首要要求是综合协调局机关日常政务。也就是说，办公室人员首要的任务就是帮助上级处理机构的日常政务，这里面也就包括各种会议的组织以及对各部门的通知；文件的起草或修改；各种档案的归类整理。并且同时协调各部门之间的联系，以及对后勤，保安等工作的保障，并努力完成上级所交代的任务。

1.2办公室的工作特点

办公室作为整个机构联系的纽带，工作特点就是“繁琐”二字。其工作性质的特殊性，使其既要处理好本部门的工作，又要临时处理突发情况。搞好办公室工作确实不容易。

办公室工作的首要特点就在于其工作的服务性，必须时刻准备，尽最大的能力辅助各部门完成自己的工作内容。其次在于办公室工作的综合性，本机构所涉及的领域办公室必须做到得心应手，以备不时之需。

2做好办公室服务工作

2.1提高工作效率

在社会的飞速发展过程中，现在人越来越讲究效率二字。必须适应新形势，简化繁文缛节，改掉拖延陋习，提高工作效率。这就要求办公室人员对中心任务有一个敏锐的洞察力，快速抓住任务的主体，加快办事节奏，提高工作效率。对于所要处理的时间有一个轻重缓急之分，办公人员要协调默契，节奏紧密，贯彻落实好所有的工作。

2.2提高自身素质

在日常的工作中，办公人员要努力接受新事物，开阔自身事业，要求做到会听，会说，会写。会听，即上级说的话，要经过自身大脑处理，快速听出领导所要表达的重要内容，以便进行更好的传单，切记无中生有，混淆不清。会说，即在日常的工作中，尽量要口齿清晰，思路明朗，能用最简便的语言表达出事情的中心。在不同的场合，面对不同的人，准确拿捏说话的技巧与内容。比如在向各部门传达任务时，讲话一定要条理清晰，简便明确。会写，即做好各种复杂档案的规整与记录。这是一个需要扎实功力的技能，平时要努力多看，多学，多写，正所谓“谋事在人成事在天”。

2.3加强服务理念

务必要求所有办公人员端正工作态度，发扬服务精神，这样才能做好办公室工作。要做到做一行，爱一行，精一行。办公室工作多而杂，不易做出瞩目共度的成绩，但是既然选择了这个岗位，就要本着做好工作的态度，去完成每一项任务。办公室工作所要求的服务理念是最强的，它的本质就是辅助上级，传达下级，联系各部门。所以办公室的工作人员都要有吃苦耐劳，甘于奉献的精神。在处理事情时，要做到激情饱满，态度平和。在面对外来人员，要做到有礼貌，有涵养，低调谦和，喂办公室塑造一个良好的服务形象。

2.4注重内部人员团结

办公室是一个整体，其工作质量的好坏，完全在于内部人员是否能够团结一致。每个人生长环境，性格特点，年龄，教育程度，都各不相同，想要作为一个整体就是要讲究一个配合的默契，这就要求所有办公人员求同存异，发挥每个人的不同点，交流沟通，激发每一个人的潜能，使在岗的每一位工作人员都能够得到发挥。即使在良好的环境中也会存在着一些弊端，那就是人与人之间的沟通问题。因此办公室人员应该要优化内部资源，加强沟通与合作，做到1+1>2，把完成工作作为共同的目标去努力。而作为办公室主任来说，职责也就更大了，合理分配任务，注意各人员的紧密衔接，制定出合理的计划，鼓舞大家一鼓作气，共同达成目标。

3讲究方法，提高服务质量

由于办公室的工作性质是辅助大家，所以在参与项目的完成时，要讲究方法，不胡乱发表意见，为大家的工作带来不必要的麻烦，所有都要在经过深思熟虑后，提出成熟的见解，并与领导的想法融为一致。

处理事情要有谋略胆识，不能越俎代庖，不能曲解领导的意图，更不能帮倒忙，影响事情的进展。

做到“言之有时”，要在合适的时机发表自己的见解，对于自己的意见被采纳或被弃置，要做到不埋怨，不报复。

总之，作为办公室人员，要充分调动每一个人的工作积极性，全身心投入到工作中，加强上下联系，对内对外搞好协调工作，不断提高办公室的综合服务水平，达到上下级满意的水准。

4结束语

办公室作为一个行政机构的纽带，其工作要求的综合力强，接触面广泛，既要承上启下，还要建立各部门之间的联系。既要有行政的能力，又要有服务的精神。办公室工作的特殊性，对其办公人员有着非常大的要求。为适应新的形势，办公室人员必须努力学习，拓展人脉关系，改进方法，让办公室的综合服务水平发挥到最大。总而言之办公室的工作只有在所有办公室同志的综合素质得到提升之后，服务才会得到良好的改善，也才可以达到事半功倍的效果。而在处理某些事情的同时，要尽量用最少的时间完成相同的工作量，这就要求办公人员在处理事情的时候能够迅速抓住主题，减少不必要的麻烦。所以在办公之余，办公室的工作人员要努力学习，提高自身涵养，不断摸索出新的模式与体制，使办公效率得到更大的提升。而在辅助其他部门办公的同时，要保持低调谦和的态度，提供最优质的服务，让企业做最大的赢家。

参考文献

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