加强行政村档案管理的有益尝试

刘正义+史芬霞

村级档案是行政村党组织、村委会及群团组织、村集体组织在其工作中直接形成的，对国家、集体、社会和群众具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是农村政治、经济及其他各项事业发展进程的真实记录和反映。对行政村而言，尽管自制自发的文书档案不多，但一些集体经济合同、土地承包、转租合同及村庄规划建设、宅基地审批、基层党建、社会治安等直接涉及到群众利益的文书档案资料还是比较多的，抓好行政村档案的管理，对全面推进社会主义新农村建设具有十分重要的作用。

为进一步加强农村党风廉政建设，规范行政村档案管理，元氏县结合上级有关政策在全县积极推行“村档县代管”管理模式，即将行政村的档案由县档案馆集中统一代管，有效促进了村级档案的规范管理，为推进基层政权党风廉政建设、排解矛盾纠纷、促进农村经济发展发挥了重要作用。

一、行政村档案管理的现状及管理路径分析

从行政村档案管理的现状来看，由于各级对档案管理重视不够、经费不足、专业人员少等原因，导致农村档案管理不到位，极易出现村级档案丢失、缺损等现象。甚至有相当部分村就没有档案管理意识，更没有安排档案管理人员，档案资料往往随着村干部和当事人的变换而丢失。同时，各乡镇的档案管理在档案室建设、设备配置、人员素质、管理制度等方面也存在较大差距，如果在每个乡镇再建一定规模的行政村档案室，则在资金投入、人员配置等方面，也是一项数额不小的投入。

鉴于以上情况，为避免村级档案丢失、缺损，更好地维护群众的合法权益，促进农村干部廉洁自律，维护农村稳定；同时，为节约投入，提高管理的集约化水平，元氏县紧紧围绕 “关注民生、服务基层”的职责要求，在石家庄市“村档乡代管”政策的基础上，坚持开拓创新，科学谋划，将“村档乡代管”政策进一步发展为“村档县代管”政策，充分利用县档案馆的场地、设备、人员，对行政村档案进行规范管理，利用较少的投入，尽可能地提高了行政村档案的管理水平。

二、“村档县代管”制度的主要内容

在“村档县代管”工作中，元氏县建立了三项基本制度。一是行政村档案“村所有、县代管”制度。行政村档案的所有权归本村所有，由县档案馆设立专门的档案库房为各行政村代管档案，县档案馆负责行政村档案的保管及进行数字化处理等工作。二是按时移交制度。规定各村每年5月底以前，将整理好的前一年档案移交县档案馆代管，或交由档案馆代为整理后进馆代管。三是依法查阅利用制度。村委会及村委会以上的单位利用档案，凭单位介绍信及村委会介绍信，经档案局主管领导批准后，档案馆人员提供查阅，阅档后介绍信留档案馆保存；本行政村村民利用档案，需持本人身份证和村委会介绍信，经档案局主要领导批准后，方可查阅；执法、执纪部门调阅档案，需持单位介绍信，方可到档案馆办理有关查阅利用手续。查档人员需在指定地方等候，不得进入档案库；查阅档案时，查阅者提供情况后，由管理人员操作查阅，任何人不得私自翻阅摘要档案；给查阅者出具的证明、复印件，由档案馆签字盖章后生效。

三、在推进“村档县代管”制度中的主要做法

1、加强领导，强力推进，确保工作扎实开展

实行“村档县代管”是一项开拓性、创新性较强的工作，工作的难度、量度也都比较强，单靠档案部门一家难以抓到位、抓出成效。为切实将此项工作抓出成效，元氏县相继出台了《元氏县政府办公室转发档案局〈关于行政村档案管理实施意见〉的通知》、《县纪委、县监察局、县档案局关于实行村档县代管制度的通知》等文件，明确提出了由县纪委牵头，档案局和各乡镇具体承办，有关部门配合，集各方之力，推动这项工作的扎实开展。

2、完善制度，强化督导，确保工作规范有序。

除了严格执行上述的三项基本制度外，元氏县档案局还依据有关档案管理法律、法规制定了行政村档案收集、分类、保管、保密、利用等各项制度，进一步规范了“村档县代管”工作。在推进工作过程中，县档案局还结合县纪委及县委、政府两个督查室，加强了对各乡镇推进工作情况的督导、调度，形成了工作合力，促进了工作的有序开展。

3、强化服务，规范整理，确保档案的质量和查阅方便

县档案馆开辟了行政村档案专门库房存放行政村档案，并配备密集架、微机、打印机、复印机、扫描仪、空调及各类档案保管设施。在档案的整理上，档案馆抽调业务骨干深入各乡（镇）、村进行业务指导；对自身不具备整理能力的乡镇、村，则把档案移交至县档案馆，由档案馆人员帮助整理。在档案用品的使用上，由档案馆把关使用合乎规范的档案用品，确保了档案整理的质量；对整理好的档案由档案馆专业管理人员按照《国家档案局第8号令》的规定，进行分类、编号、归档、数字化等，纸质文件装盒存入档案馆农村档案代管专库。

四、元氏县“村档县代管”举措实施一年多来，已初显效果：

第一，在投入方面，节约了投资，实现了集约化建设。“村档乡代管”需要各乡镇建档案室、配置档案用品及微机、配备专业管理人员等，每个乡镇投资至少10万元，而将各村档案由县档案馆统一集中存放管理，比各乡镇分散存放管理，在库房建设、人员配置、设备购置等各方面都减少了投资数量，仅此一项全县可节约150余万元，在人、财、物各方面实现了集约化建设。

第二，在管理的水平方面，提高了管理的质量。进行档案管理是县档案馆工作人员的本职工作，县档案馆与各乡镇档案室相比无论在管理人员的政治觉悟和业务素质及稳定性、馆库的硬件建设等方面，还是在管理制度的建设方面，都有明显的优势，因此对行政村档案的接收、整理、保管、利用等各个环节都保证了能够按照相关规定规范操作，提高了档案管理的质量和水平，有利于行政村档案的安全保管和科学有效利用。

第三，在对基层政权建设的作用方面，有力促进了农村党风廉政建设、矛盾纠纷化解及经济社会发展，这也是“村档县代管”对基层建设带来的最重要的作用。实行“村档县代管”制度，将行政村档案及时移交存入县档案馆，并在档案管理、移交及查阅、利用等方面严格执行有关制度。首先，杜绝了因为主要领导和工作人员的变更，而发生随意藏匿、丢弃、涂改档案资料的现象，确保了档案资料的如实、长久保存及随时查阅利用。其次，将档案及时移交入县档案馆长期保管，这一政策本身对基层干部和各项重大活动的当事人也是一种警示和约束，从制度上督促和警示当事人规范操作，坚持依法、依规、公正运作，增强了农村干部的自律意识，有效预防了违纪违法事件的发生。再次，由于档案保管规范有序，便于以后查阅利用，既能为有关部门、村集体和村民查阅档案提供便利，又为维护群众和集体的合法权益提供有效依据，特别是为信访办理、案件查处、群众纠纷处理等工作提供了档案依据，促进了基层社会稳定及和谐乡村的建设。去年以来，县档案馆协助县纪委对11个村的会计档案进行了审查；帮助村集体和基层群众查阅土地承包、宅基地、农村经济协议等档案资料100余件，促进了30余起矛盾纠纷的解决。

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