确保“家规”有效的三个途径

穆忱

无论是员工守则还是其他规章制度，只有依法制定实施，才能使其成为用人单位内部有效“宪法”，才能具有普遍约束力，才能降低劳动争议发生概率。因此，用人单位在内部规章制定过程中，务必要做到以下三点。

“民主程序”是法定的必经程序

《劳动合同法》第四条第二款规定：用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息时间、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或职工代表平等协商确定。第三款规定，在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改。

最高人民法院2001年公布的《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定：用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律法规及政策规定，并已经向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。

通过上述部分法律条款及有关的司法解释可以看出，如果用人单位制定的各项“家规”没有经过任何“民主程序”，当出现劳动争议时这些制度将成为“摆设”。“民主程序”是法定的必经程序，没有任何回旋的余地。

细化违纪程度，尽量作量化处理

《劳动合同法》对于劳动报酬、工作时间、劳动保护等直接关系到劳动者权益的内容做出了强制性规定。同时，又把制定劳动规章制度，并以此对劳动者进行实际管理的权利留给了用人单位。如第三十九条规定，劳动者严重违反用人单位的规章制度，用人单位可以随时解除劳动合同。

那么，什么是“严重违反用人单位的规章制度”呢？首先用人单位必须要有明确的、合法有效的员工守则和其他管理制度存在；其次在用人单位的规章文本中，必须对什么是严重违反规章制度的行为做出明确界定。

在现实的劳动争议仲裁中，多数用人单位都败诉在了“规章制度”上，其中一条重要原因就在于规章文本中存在大量的模糊描述。因此，用人单位在制定规章时，应充分考虑可能出现的所有情形，如，化工企业的员工在厂区吸烟，有可能一个烟头就会造成严重的生产事故，因此，在规章文本中必须明确“绝对禁止”。又如，对造成多大的经济损失为严重违纪，在量化时要确定一个标准。如，造成2000元以上或者3000元以上的，要明确属于一般违纪还是严重违纪。财务工作一个月或者一年内出现几次错误为不胜任工作等都要有具体量化标准，并用书面文本形式固定下来，避免出现劳动争议时产生歧义。

注重制定过程的整理归档工作

如何证明用人单位制定的规章文本是依法履行了民主程序呢？这也是需要用人单位高度重视的内容之一。因此，用人单位需设专人，对已经履行法定程序的各种资料进行收集、整理、归档，以证明用人单位制定的规章文本是具有法律效力的。

收集归档的主要资料包括用人单位的职代会制度（含职代会工作机构、届期、职工代表人数、产生办法等）、职代会讨论劳动规章制度的会议纪要和公示情况、职代会召开情况报告表、协商代表签名的协商会议记录。明确依法履行劳动规章制度告知程序的认定材料包括用人单位公示规章制度的照片以及相关材料，职工签收有关规章制度的记录等。如经过与工会协商的，协商的会议纪要经工会盖章，工会主席签字确认。在履行告知程序方面，需要保留已告知的证据，如用人单位网站公布法、电子邮件通知、公告栏张贴法、员工守册发放签收记录、劳动规章制度培训签到记录、劳动规章制度考试试卷、用工录用表确认以及影像资料等等。

在依据劳动规章制度处理或者解除劳动合同方面，需要保留违规调查方面的证据。在今后日常检查和调处因劳动规章制度引发的劳动争议时，由用人单位提供处理依据，如不能提供，用人单位将承担不利后果。所以，用人单位一定注意在履行法定程序的过程中，要留有相应的资料作为证据。