企业办公自动化系统的设计与实现

张媛　胡修晶

摘要：随着社会经济的飞速发展，信息技术步伐的加快，大多企业处于机遇与挑战并存的局面。传统模式的企业办公系统已经完全不能满足现代企业办公的大量信息快速传递以及处理的相关要求，由此，企业办公自动化系统随之诞生。该自动化系统更能节约办公经费，提升企业内部管理效率，可以充分合理的利用企业资源，进而全面提升企业的综合竞争力。该文先是通过回顾企业办公自动化系统的发展历史强调了其存在的必要性，而后侧重论述了企业办公自动化系统的设计与实现，最后浅析了企业办公自动化系统的实施趋向。

关键词：企业办公；自动化系统；实现策略

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）17-4063-02

近些年来，随着信息技术的不断更新换代，我国在网络通讯以及完善数据库方面进步飞快，与此同时，也加快了企业办公自动化系统的发展步伐。传统模式的办公系统虽然同意具备应急能力，不过在信息分析传递以及处理方面需要耗费人力以及大量的时间。企业办公自动化是社会在信息化扶植与成长过程当中十分必要的一部分。企业办公自动化体系是采取进高科技的计算机网络和软件技术，基于工作流的观点，将企业的办公电子用品同事情人员配合组成一个完全的信息处理体系，使企业内部人员方便快捷地同享信息，高效地协同并完成任务。由此，我国各个领域企业都需尽快更换成办公自动化系统，缩短办事时间提高工作效率，让工作更加有条理，最终得以提升该企业在国际化市场中的综合竞争能力。

该系统主要负责处理企业总公司各部门、分公司与分公司、分公司与总公司之间的办公事务，诸如办公室工作人员通过系统将各类文件送与领导批阅，还要保障办公业务的沟通能够在网上实现快速共享以及流利的沟通，此外还要及时将各类信息传递给各部门以及充分利用丰富的各类信息资源来配合内部各个部门完成企业各项工作。这里所提出的工作流是针对企业在日常办公工作中对于那些有着固定操作流程特点的业务所下的定义，它指的是那些全部或者一部分的业务能够在网络计算机的操作中或半自动或全自动的完成业务的过程网。

1 企业办公自动化系统的必要性

因为不同企业处理的办公事务均不同，因此也会根据需要不同选取功能不一样的办公系统。不同于传统的复杂又低效的办公模式，办公自动化系统能够全方位并且快速的收集并处理信息，为企业的管理以及领导的决策提供科学的依据。尽管有所不同，但是一般说来办公自动化系统都会具有以下几种功能：公文管理，即实现信息的传递与文件的审批与事务催办督办；数据库管理，经由桌面数据库软件来管理；行政管理，企业会议的管理，工作方面的日程安排，企业车辆的经管等；人力资源管理，包含工作人员考勤以及培训方面；财务管理，首要囊括对费用同资产的管理；另外另有经由电子邮件、语音信箱和电视会议等方式来达到信息联络与沟通的实现。

企业的计算机应用和企业办公自动化系统的快速发展过程历经了三大阶段。首先便是初步的从单机版的简单办公应用软件，而后企业内部便可以通过因特网系统的连接，减少不必要的重复劳动力，提高工作效率，实现协同工作。到了目前为止，办公自动化系统的发展现状便是通过业务处理部分的结合，同企业整体系统牢牢相连，得以迅速做到信息的综合处理以及高效服务，大大提高组织的应变速度，并得以发挥部门以及工作人员个人的最佳工作水准，最终达到全面提高企业管理的目的。

因而可知，企业办公自动化系统可以大大提升企业办公速度。自动化系统不但可以节约办公时间改善办公事务整体流程，省略一些没有必要的环节，还能够有效大大降低成本。比如说经由办公自动化的实施，能够真正实现无纸化办公，进而可大幅度的节省办公费用。再比如说，以往由于总公司与分公司之间地理位置的限制，使得沟通特别不方便，因为一项业务的报批产生不小的车旅费。而经由自动化办公系统的实现，便能在网上授权进行业务操作，避免了交通费用的产生。所以说，企业办公自动化系统对企业意义非常重大。

2 企业办公自动化系统的设计与实现

2.1 系统结构设计

企业办公自动化系统基本都会采用有表示层、业务层以及数据层的三层体系结构，这样便可建立一个结构灵活多变，能配合复杂多变的业务要求，能够进行迅速调整以及重新安排同时又能确保企业在系统应用、信息及人员上都能够低费用低消耗的办公自动化系统。

表示层指的是显示层和界面层，主要是向使用者展示界面，处理使用者信息的输入和输出，并提供可移动的表示逻辑。业务层，也叫做中间层或者逻辑层，是整个应用程序的核心部分，是使用者通过表示层获取数据所需调用的代码，主要包含数据访问层和业务层以及安全系统等等。其中，访问层主要负责在数据库里提取以及保存数据工作，而业务层则是制定和处理业务逻辑和业务规则。业务层可以根据其独特的逻辑思维来选用相应最合适的应用设计方案。最后的数据层，也称为数据访问层，主要工作便是负责将数据的定义、查询、交换、管理以及更新等内容的操作，同时还能够保障数据的安全性和完整性。

2.2 分层设计

表示层设计里的表示层是用户通过点击浏览器进入到表示层，在页面上输入登录信息，能够访问后再请求过滤。用户进行身份验证后便可以进入主界面，在主界面的树型操作中的菜单动态里展现各个分页面，进而继续相关操作。逻辑层首先要根据各个模块的功能将不同类抽象出来，并且一定要关注数据库的类，因为所有关乎数据库的行为都需要调用此类。

此外，企业办公自动化系统里对于分布式应用程序来讲，在数据层运用存储过程是一种有效的实现方式。应用存储过程能够提高应用程序的执行效率之外还能够令数据层得到一定的简化，不仅如此，该行为还可以提高系统设计的灵活性。而当数据库数据发生变化的时候，只需要修改存储过程中的相关语句，而且该实现完全不用修改程序代码。这样逻辑层可以访问数据库的类利用存储过程操控数据层的数据。是以，在设计数据层之前要首先把握好底层数据库中的存储信息，以及如何根据存储过程取得数据。

3 企业办公自动化系统的实施趋向

对于一个企业来说，办公自动化系统最主要的还是得以提升企业内部管理效率，能够实现平台化、便携化以及智能化。平台化指的是该系统能够消除企业内部部门间的障碍，全部使用界面与账户均一致的协同办公平台。便携化指的即是移动办公。而所谓的智能化，就是办公自动化系统不但能够完成过去的信息沟通以及共享工作，还能够理解并归纳信息，进而做出相应决定。因而如今在设计方面，为了适合用户的使用，界面将更为人性化。而在技术方面，则是向着系统的开放性能好、管理数据类型多样化、方便维护升级、系统设计科学化等等高科技方向不断努力。目前，个别先进自动化办公系统的优良稳定的可升级化的特点已经吸引了大量的企业。

随着企业内部各个部门以及国际大型企业之间的信息交流的愈加繁多，企业管理中办公自动化所占的地位愈发无可替代。因此企业办公自动化这个系统工程，一定要企业高层领导的高度重视，并且督促企业整体工作人员积极参与其中，认真学习最终彻底掌握现代化系统的操作使用方法。须知要想搞好企业办公自动化系统的建设，懂技术又懂管理的复合型人才是重中之重。因此企业不但要引入现代化的管理方法，引入高端型复合型人才，还要通过不断完善企业办公自动化的系统，来不断适应社会以及企业信息化发展的需要，使企业有效的信息资源能够被合理应用，最终达到提高企业综合竞争力的目的。

4 结束语

总而言之，在当代社会信息体系里，企业办公自动化体系的成长堪称十分迅速。企业办公自动化体系的计划是一门融会多种学科的综合手艺，大体来说是一项十分复杂的体系性工程。不过企业办公自动化系统的实现无疑会节约成本，提升企业工作效率，使企业内部管理规范化，将使用企业独特的文化理念不断渗透到办公自动化系统的应用中，对加强企业管理质量非常有帮助，最终得以提高企业的综合竞争力。

参考文献：

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