浅议引入条形码技术提高档案管理信息化

于冬艳

（辽宁省科学技术馆，辽宁 沈阳110166）

浅议引入条形码技术提高档案管理信息化

于冬艳

（辽宁省科学技术馆，辽宁 沈阳110166）

在原始档案资料的收集、整理、归纳、立卷、保管等过程中，引入条形码技术，通过提高档案管理的信息化程度，提高工作效率，提升管理水平，推进人事档案管理的现代化建设。

档案管理；条形码技术；信息化

1 在人事档案管理中引入条形码技术的必要性

档案是指组织和个人在活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像以及其他各种形式的历史记录。它是一种信息资源，作为原始记录，起着不可替代的知古明今的作用。

条码技术是以计算机、光电技术和通信技术的发展为基础的一项综合性科学技术，是信息技术自动识别、输入的重要技术手段和方法。在商业营销、物流管理等领域，已经把条形码技术，尤其是自动识别技术应用到各行业信息服务中。

如果在人事档案管理中引入条形码技术，使条码技术与人事档案管理系统相结合，在档案的编制、使用、查阅、归档、统计等环节以信息化技术替代手工操作，必将大幅提高档案管理的工作效率。

2 条形码技术在档案管理中的具体应用

条形码技术已经是一项非常成熟的技术，一维条码在国际上已经普遍使用，二维条码在19世纪90年代也开始有了国际标准。条形码技术具有可靠准确、快速高效、经济廉价等优点，而且使用灵活，既可以单独使用，也可以和各种相关设备及控制系统对接。

由于人事档案具有动态管理的特点，因而人事档案成为档案管理工作中的重点和难点。将条形码技术引用到人事档案管理工作中，对档案材料进行数字化信息的转化，将会提高档案的利用效率。

2.1 利用条形码技术编制档案档号

人事档案工作是每个单位管理工作的重要组成部分。许多单位都将干部档案、专业技术人员档案、工人档案、临时人员档案一并纳入人事档案的管理范围。每年的人员变动、职务晋升、工资调整、业绩考核、合同的签订等都使归档材料数量巨大。人事档案管理，首先是档案的接收和转递工作，但无论是接收还是转递都需要登记档案档号。档案档号是每份案卷的唯一标识，档案档号编制科学合理，是档案利用和管理的重要条件。目前，人事档案管理并没有一个统一的档号编制方案，每个单位在接收档案后，都是根据本单位实际情况编制档号，有的是按职务编号、有的按姓名编号、有的按职工身份编号，每册档案有用手工书写，有人工录入打印粘贴的。如果采用条形码技术编制档案档号，可以利用条形码技术所特有的数字化、规范化、标准化、信息量大等特点，提升档号的通用性。条码档号具有自动识别，采集准确，传输快捷的优势。档号通过条码打印，既统一、美观，而且在使用时工作人员只需通过扫描条码，便可以快速、准确地采集档号信息，在档案的录入及使用上更加方便高效。

2.2 利用条码技术加强档案日常管理的效率

档案在经过条形码技术处理后，将档案的条码信息录入到档案管理系统中，可以单条录入，也可以批量导入。既可以指定电子档案的目录及对应的扫描图像位置，也可指定纸质档案存放的位置。

当档案需要借阅时，做好档案的借阅登记，以便查询所有的借阅记录和所有留存内容。

借阅档案时，鼓励借阅电子档案。实物档案经过多次借阅之后，会增加磨损的程度，这样会影响到档案的保存。如果丢失，则会造成无法弥补的损失。而电子档案具有易于传阅、不怕磨损、不怕丢失、不怕涂改等特点，还可以减少人工查找和归档时的工作量，从而提高工作效率。

由于很多单位员工较多，人事档案存放时间较长，借阅也较频繁，为了避免档案丢失、损坏、存放位置不明确等情况发生，需要经常对人事档案做清查工作。如果档案管理引入条码技术，则会提高清查工作的效率。工作人员只需要利用pda扫描现存档案，再将数据导入到电脑系统中进行比对，即可得出清查结果，使档案的存放情况、借出情况、缺失情况等一目了然。

2.3 利用条码技术进行档案信息的统计

各种人事信息的统计，如人员组成结构，包括姓名、性别、年龄、参加工作时间、学历、职务等要素，可以成为队伍建设、人才测评、制度建设、工资调整和体制改革的科学参考和依据。而纸质档案的统计在档案管理中是重点也是难点，纸质档案统计工作量大，而且统计数据容易受到人工失误的影响。

为了更好地利用档案中的数据资料，使人事档案成为真正的动态档案，成为人事管理中的有力助手，可以充分利用条码技术中信息量大和安全性强等特点来解决档案统计中的难题。

条码技术安全性强，防伪性能好，不会有病毒、消磁、损坏、容量不足等问题。可以采用密码防伪、软件加密及利用所包含的信息加指纹、照片等进行防伪，因具有极强的保密防伪性能。

3 条码技术应用到人事档案管理中应注意的问题

3.1 提高档案管理人员的素质

随着社会的快速发展，人才的频繁流动，档案管理呈现出由狭义的单位内部档案管理，向与社会政治、经济、文化等方面信息进行融合的信息化档案管理倾向，对单位的档案资料进行数字化转换是当前科技与社会发展的必然要求。

因此，各单位在档案管理人员的配备上，应该更新观念，提高档案管理人员的素质，使档案信息能充分发挥最大的开发利用价值。

3.2 建立规范化、标准化的档案信息

规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。为了使条码技术能够得到规范的应用，应由档案管理部门制定统一的、规范的使用标准，并在实践中不断进行完善。对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，确保条形码在文件流转、归档等各个阶段的全程使用。还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范，使得将来电子档案录入档案馆之后能实现数据共享。

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G27

A

1671-0037（2014）02-82-1.5

2014年2月19日。

于冬艳（1969-），女，馆员，研究方向：科普展品档案的管理与保护。