运用复式分类法中的立体维度编制多级目录

吴淑贞

（广东省中山市实验中学，广东 中山528400）

运用复式分类法中的立体维度编制多级目录

吴淑贞

（广东省中山市实验中学，广东 中山528400）

复式分类法是档案管理中的常用分类方法，档案管理中多级目录的运用多以简单铺陈序列的方式被使用。其实，如能在使用复式分类法的过程中，细心分析，避免机械套用，繁复紊乱的原始档案，能够在复式分类法及多级目录二者的配合下呈现立体维度，条分缕析，构成体系，凸显档案管理的科学性、实用性，通过档案立体呈现建档单位的历史原貌、便于档案的利用。

复式分类法；多级目录；档案分类

档案分类是档案管理工作中的重要环节，既是上承档案收集的基础工作，又是下启档案整理的关键程序，是资料组织从无序到有序、从原始到科学的第一步；影响档案管理人员选择档案分类方法的因素复杂多变，能恰当运用科学的方法将档案分类，有助于实现档案便于利用的目标，值得每一位档案员深入了解，认真学习。本文将介绍一般的档案分类方法及其使用过程中的常见问题，逐步深入了解目前档案分类中的复式分类法及多级目录结构编制之间的关系，探索复式分类法与多级目录配合使用的妙处。

1 档案分类方法

1.1 常用的三种档案分类法

1.1.1 年度分类法。年度分类法以形成和处理文件的年度为标准，将档案分成各个类别。适用于使用文书档案逐年归档工作制度的单位。

1.1.2 组织机构分类法。组织机构分类法是根据文件的承办单位将档案进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将档案分成若干类别。适用于内部机构稳定、机构头绪不多的单位。

1.1.3 问题分类法。问题分类法是以文件内容所设计的问题为标准，将档案分成各个类别。适用于存在时间不长，组织机构模糊不清、档案数量不大的终结全宗。

2 档案分类法使用过程中的常见问题

2.1 使用年度分类法时难以正确区分文件年度

由于文件产生过程的成文日期、签署日期、发布日期等不尽相同，因此档案员在鉴定文件所属年份时需多动脑筋、细心思考。以下的文件值得档案管理员认真思考，区分归档的所属年度：

《**公司2013年工作计划》（成文日期：2012年12月15日）

《**公司2012年工作总结》（成文日期：2013年1月6日）

《**公司2012～2015三年发展规划》（成文日期：2013年1月15日）

《**公司第三届科研成果交流会》（该会议于2012年12月16日召开，2013年1月4日闭幕，会议材料需归档的包括会议通知、会议议程、开幕词、交流的科研论文、获奖名单等）

以上文件的年度划分，没有一成不变的参考标准，必须从文体种类入手，细心分析，遵循原则，正确处理：

2.1.1 法规性的文件以批准日期为依据；

2.1.2 指导性的文件以签署日期为依据；

2.1.3 会议记录以开会日期为依据；

2.1.4 计划、总结、预算、决算、统计报表以该文件内容针对的时间为依据；

2.1.5 跨年度计划以开始年度为依据；

2.1.6 跨年度总结以最后年度为依据。

2.2 在使用组织机构分类法时，文件属于多个组织机构（部门）的或为多个组织机构（部门）所利用的，档案管理员往往为图工作简便，只在其中一个组织机构（部门）的档案中保管该份文件。这有悖于档案管理便于利用的最终目的。正确的做法应该是在各组织机构（部门）分别备份。

2.3 问题分类法常见的类别设置，档案工作者在为立档单位设类之前，用通过调研，对立档单位的主要职能、内部机构设置等情况有深入了解，根据实际情况拟定类别，试以某公司为例：

问题分类法容易遇到年度跨度大、涉及部门多的情况，可归入“综合管理类”或设“总类”。

档案管理员应注意在档案管理过程中不断完善类目，其体系应为逐渐完善的动态过程，对不尽合理之处或实际工作有变动的情况需及时调整改良。

因此，单一的档案分类方法在现实情况下是无法满足实际工作需求的，将上述三种单一的档案分类方法综合使用，能使档案分类呈多维立体的态势，最终服务于检索与利用，这就是档案分类中普遍运用到的复式分类法。

3 多级目录

多级目录在电子档案出现以后发展迅速，该目录结构也称为树形结构。在多级目录结构中，每一个根目录包含若干子目录，在子目录中又包含下一级子目录，这样类推下去就构成了多级目录结构。采用多级目录结构的优点是建档单位可以将不同类型和不同功能的文件分类储存，方便档案的管理和查找。如果仅仅依据以上的档案分类方法，可将档案目录平面铺开，形成多级目录。然而，这种单一、扁平的结构在工作中是无法满足实际需求的。只有将多级目录与复式分类法的巧妙结合结合，使扁平的结构立体起来。

4 复式分类法

以年度分类法、组织机构分类法、问题分类法为基础，由年度和组织机构、年度和问题灵活组合形成的档案分类方法叫复式分类方法：

（年度-组织机构分类法）

（年度-问题分类法）

（组织机构-年度分类法）

（问题-年度分类法）

4.1 复式分类法的常见类型：

4.1.1 年度-组织机构分类法。

即先将立档单位内的档案按年度分类，然后在每个年度类下再按组织结构（部门）进行分类。适用于内部组织机构经常变化但不复杂的立档单位，适合现行机关的档案使用。

4.1.2 组织机构-年度分类法。

即先将立档单位内的档案按照组织机构分类，然后在每个组织机构（部门）下按年度分类。适合内部组织机构稳定的立档单位，一般多用于撤销机关的档案分类。

4.1.3 年度-问题分类法。

即先将立档单位内的档案按照年度分类，然后在每个年度下按问题分类。适用于立档单位内部组织机构变化复杂，或由于组织机构间分工不明确、文书工作不正规等难以区分文件所属机构、没有内部机构或内部机构简单的立档单位。

4.1.4 问题-年度分类法。

即先将立档单位内的档案按照问题分类，然后在每个问题下按年度分类。适用于撤销机关档案和历史档案。

档案管理员能根据上述四种复式分类法，编制多级目录，如图所示：

如此，复式分类法的立体维度结构形成。

4.2 使用复式分类方法应以立档单位的实际情况灵活设置，适当变动。试看以下例子：

某公司在成立之初由办公室、生产车间、采购部、销售部和研发部五个部门组成，由于该公司主要经营范围是加工生产，档案管理人员按组织机构-年度分类法来分类整理档案；其后几年内，企业人员变动较大，因为加工订单充裕，公司领导层决定增设生产线，提高盈利效率，生产车间增加到3个，撤并研发部，办公室分立成行政办公室和总务后勤两个部门。这样的例子在企业档案管理中是颇为常见的，档案管理人员应及时作出灵活的应对，对企业档案的分类方法做出调整，以免影响档案的利用效率，甚至导致档案管理混乱。该单位可将原先的组织机构-年度分类法调整为年度-组织机构实现档案的科学管理。

4.3 在以上复式分类法的基本模式下，按照档案管理的实际情况与保管年限结合使用，组合成以下的复式分类方法，使档案管理更趋条理化：

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 11 12年度年度保管期限机构机构保管期限年度年度保管期限问题问题保管期限机构保管期限年度年度保管期限机构问题保管期限年度年度保管期限问题保管期限机构机构保管期限年度年度保管期限问题问题保管期限年度年度

小结：档案管理的分类方法是将档案资料从内容到形式理出立体层次、纵横维度的过程。是一门充满理趣的学科，需要档案管理员用心用脑关注本单位的实际情况，用耐心和恒心去构筑适用好用的框架，在此过程中，多级目录的使用千变万化，但万变万变不离其宗，把握好根目录和二级目录的维度是关键，不少档案管理员将多级目录编成简单的序列，抹杀了多级目录的价值，实在可惜。在二者的完美配合下，实在不难建立合理的档案实体管理体系，更好地对档案实行科学管理与信息资源的开发利用。

[1]中华人民共和国档案法实施办法[S].

[2]张虹，姬瑞环.档案管理基础[M].中国人民大学出版社，2008.

G27

A

1671-0037（2014）01-42-2

2013年11月26日。

吴淑贞（1970.4-），档案助理馆员。