近二十年高校学籍档案管理研究综述

成小芬

(南通农业职业技术学院教务处江苏·南通226007)

近二十年高校学籍档案管理研究综述

成小芬

(南通农业职业技术学院教务处江苏·南通226007)

文章对二十年来高校学籍档案管理的研究进行了综述，从学籍档案的特点、作用、数字化建设和利用、相关法律法规建设等角度，系统地总结了高校学籍档案管理研究所取得的成果和存在的问题，并提出应从完善相关法规、加快数字化建设和利用、提高学籍档案质量等方面加强学籍档案管理，同时对今后学籍档案管理研究的趋势进行展望，可供相关人员参考和借鉴。

高校学籍档案管理综述

高校学籍档案是高等学校在招生录取、教育教学、学籍管理、毕业就业等活动中形成的、具有保存价值的、记载学生在校期间基本情况的历史记录［1］。在高校学生档案利用中，80%以上是对学籍档案的查询。做好学籍档案管理工作对学生、学校和社会都有重要意义。本文对二十年来学籍档案管理研究进行综述，目的在于总结研究成果，找出存在问题，同时也可避免重复研究。

一、研究的总体情况

（一）学籍档案的概念及其研究内容

根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》（1993年），学籍档案主要包括：新生入学材料（新生登记表、新生花名册、新生录检表）、学生学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学等）、学生成绩总册、学生学籍卡、学生奖惩材料等。

学籍档案管理研究主要涉及学籍管理的相关法律、法规、学籍档案的特点、作用、常规业务研究、数字化建设和利用等。

（二）论文的时间分布

笔者在中国期刊网以主题为检索项，以“高校”、“学籍”、“档案”为关键词，共检索到论文210篇（1990-2012），其中属于档案类核心期刊的约39篇，占18.6%，说明论文的总体质量还有待提高。最早的文章见于1992年，因而本文选择1992-2012这个时间段进行综述。各年度论文数目分布情况如下：

从图中可以看出，关于高校学籍档案管理研究的文章在2000年之前较少，年均在5篇以内；从2000年起，尤其是2004年以来，数量显著增加，2009年达到高峰，最近几年均处于19篇以上。这与2001年以来国家实行的学历证书电子注册以及2007年起实行的学籍电子注册制度有关（见下文），这两项制度的实施推动了学籍档案管理的研究工作。

二、高校学籍档案管理研究的主要成果

（一）学籍档案的特点和作用

学籍档案的特点有：一是原始凭证性。它是学生择业、单位招聘、公务员考试、出国进修以及定职、晋级等的依据；二是形成的分散性。学籍档案来源于教务处、招生办、学生处、团委等多个部门或教学系部，通过分散性收集、整理、鉴定、编目等工作形成综合性的档案；三是动态扩充性。学籍档案的内容会随着学生学业的进展而不断增加［1］。

学籍档案的作用主要有：一是为学生提供查档服务；二是为学校人才培养模式提供参考；三是为学校办学水平评估提供原始支撑材料；四是为用人单位招聘提供咨询［2］。

（二）学籍档案的数字化建设

随着计算机网络技术的发展，高校的数字化校园建设不断深化。根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，从2001年起开始对全国高校学生毕（结）业文凭实行电子注册工作，并对1991年以后的高校毕业文凭进行重新登记、核实和电子注册，建立全国统一的学历档案信息库，供社会查询。学历电子注册制度的实施有力地打击了学历文凭造假等不法行为，也拉开了学籍档案数字化建设的序幕。此外，教育部规定从2007年3月起，对高校新生正式实行学籍电子注册制度，这进一步推动了学籍档案的数字化建设进程。这方面的主要成果有：

1、电子学籍档案的自动生成技术

即依托数字化校园平台，采用前端控制的理念，通过建立档案管理标准接口，使学籍电子档案材料的抽取、采集、归档在网络上实时自动完成［3］。

2、条形码、指纹识别、数字水印等技术的应用

条形码技术可提高学籍档案管理和利用的效率［4］；指纹识别技术用于学籍管理，对保证学生出勤率、提高教学质量有积极意义［5］；数字水印等可用于档案文件的加密。

3、纸质档案与数字档案的集成管理

目前纸质档案与数字档案相比仍具有不可替代性，而档案的现代化建设要求将纸质档案和数字档案集成管理。“组合型电子学籍卡”概念的提出，可将属于不同数据库的多种信息集成于一体，实现学籍档案的集成管理［3］；此外，利用计算机对纸质和电子文件进行关联，通过共用档号、盒号和打印的电子目录，可实现档案的电子检索和纸质利用［6］。

（三）学籍档案的储存保管和安全、有效利用

对于学籍档案的储存保管问题，如库房的温、湿度调节，档案的出入库控制等，档案法有不少规定。电子档案的出现对档案的安全保管提出了新的要求，主要是电子档案的保密、备份和病毒防范等。首先，对于按学期归档的材料如考试成绩、奖惩等信息必须按时锁定，如要修改，必须经过申请和审批方可进行。其次，在安全方面，要采取访问权限控制、网络防火墙、数据加密传输等措施加强管理，构建全方位的安全保护体系［7］。

对于学籍档案的利用，一是通过组合式电子学籍卡高效地提供学籍档案的查询利用服务［3］，这是高校学籍档案数字化利用的典范；二是学籍预警系统的开发。通过创建个性化档案，对由于旷课等原因造成的学分不足学生进行学籍预警［8］；三是通过对学生成绩单上选课情况分析，对高校的学分制改革提供参考。

三、学籍档案管理存在的问题

（一）相关法律、法规不完善

1、学籍档案的内涵不一致

《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》（1993年）和《高等学校档案管理办法》（教育部和国家档案局第27号令）（2008年8月）中关于学籍档案管理的内容表述不相一致。前者的学籍管理似乎是一个广义的概念，其归档范围大于后者的学籍档案，但二者均未将毕业生有关材料列入归档范围，这是不够全面的，影响了学籍档案的完整性。

2、隐私权的保护不明确

在学籍档案的利用中，《档案法》对学生的隐私权保护缺少明确的规定［9］。高校学生的身份信息、家庭住址、生理缺陷等均属个人隐私，与公共利益无关，均应得到保护，但事实上侵犯公民隐私的行为却并不鲜见。2008年某高校就曾发生档案管理人员将学生的姓名、身份证等信息泄露给银行的行为。

（二）学籍档案管理体制较乱

在管理体制上，根据第27号令，高等学校增设学生类档案，并纳入高校档案管理工作范围。但在实际上，学籍档案来源于多个部门或教学系部，因而在档案的收集、整理、利用中存在着多头管理的局面，同时也存在着互相推卸责任、工作效率较低等现象。

（三）档案意识不强、档案质量不高

学籍档案项目的完整性、内容的真实性、格式的规范性是学籍档案的生命线。各院系兼职档案员、学生、任课老师、班主任等的档案意识关系到学籍档案的质量，填写材料时字迹潦草、格式错误、内容不全、随意涂改；思想表现、综合素质等评价笼统；以及各种奖惩材料收集不及时而造成的遗漏等，都会影响学籍档案的质量。

（四）档案管理软件不能广泛兼容

2001年出台的《档案管理软件功能要求暂行规定》对档案管理软件的开发缺少具体的操作细则和技术规范约束，加上开发人员对档案管理的流程、目标等理解的偏差，导致不同档案管理软件之间兼容性较差，数据交换困难，影响了档案管理的效率。一些数据资料在归档后脱离原始运行平台无法打开，形成无法利用的“废档”。

四、完善高校学籍档案管理的主要措施

（一）制定和完善相关法律法规，统一管理标准

首先，要统一学籍档案的概念和归档范围。部分高校从档案管理的实际出发，将毕业生论文材料、学生档案的去向等作为归档材料，提高了学籍档案的完整性。这种做法值得立法者参考。

其次，要明确学生档案的隐私范围，增加隐私权保护条款。在立法和修改过程中要遵循“慎重修法、实践发展、法际协调、以人为本”等原则，此外还要疏通学生档案隐私权保护的司法救济途径［10］。

（二）加强对档案管理工作的领导，提高档案质量

首先，要认真贯彻相关法律法规。高校要依据《高等学校档案管理办法》，将学籍档案划归学校档案馆或综合档案室管理。这种“纳入式”管理模式有利于学生类档案管理接受上级档案行政机构的宏观指导，促进档案管理的规范化、现代化、标准化［11］。

其次，要从档案形成的源头抓起，确保档案质量。档案分管领导要高度重视档案工作，档案人员通过各种专题讲座、小册子、板报等形式向师生普及档案知识，提高师生的档案意识。各级档案人员要本着高度的责任心，在学籍档案的收集过程中层层把关，尤其对于学习成绩、奖惩材料等，要避免弄虚作假，维护档案的严肃性。

（三）加快信息化建设的步伐，提高管理水平

根据《全国档案事业发展“十二五”规划》，高校要加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设。在信息化建设中要注意以下几点：

1、要坚持“前端控制”的原则

即在档案形成之前档案人员便与有关职能部门和院系的兼职档案员沟通，对学籍档案形成的全过程进行统一规划和安排，并将设计好的具有监控和档案管理功能的模块嵌入数字化校园系统和各单位子系统［3］。

2、要加强软、硬件设施投入

要根据档案管理系统建设的需求和系统的兼容性，采购必要的硬件设备和软件模块；也可与计算机人员联合开发适合各自高校实际的学籍管理软件，在试运行的基础上加以修改、完善，使得档案管理系统稳定、安全、高效运行。

3、要提升管理人员的素质

要创造条件让学籍管理人员接受系统的计算机知识、档案管理知识培训，熟悉档案管理软件的功能，提升管理水平。同时也要创造机会加强校际交流，互相学习，取长补短。

（四）完善学籍档案利用体系，实行一站式服务

根据《高等学校档案管理办法》，高校档案机构是出具档案证明的唯一机构。档案工作人员要充分利用数字校园网，在档案信息化的基础上，建立和完善档案信息的查询、检索体系，实现档案利用的一站式服务，避免利用者在多个部门之间往返。随着互联网的普及，高校学籍部门要进一步推行学籍档案的远程利用服务。在学籍档案的利用中也可适度实行有偿服务，以减少对学籍档案的滥用。

五、今后学籍档案管理研究趋势展望

高校学籍档案管理是一项系统工程，它是衡量高校办学水平和管理水平的重要依据。在以往的研究中，存在着重复研究多、创新研究少等现象。今后学籍档案管理研究应从以下几个方面加以考虑：一是改进和完善档案数字化管理系统；二是学籍档案的深度开发和利用；三是学籍档案的质量评估。广大研究者应在充分吸取他人经验的基础上，坚持创新理念，避免不必要的重复，共同推动高校学籍档案管理迈上一个新台阶。

[1]周继香等.加强学籍档案的信息化建设及意义[J].兰台世界，2008（6）：22-23.

[2]王细娣.拓展高校学籍档案服务领域[J].中国档案，2008（10）：23.

[3]柳萍等.数字化校园环境下学籍档案管理方法与技术研究[J].档案与建设，2011（2）：11-14.

[4]杨丽沙.基于条形编码技术的高校学籍档案管理数据库实现[J].兰台世界，2012（26）：95-96.

[5]李翠华等.指纹识别在新型学籍管理系统中的应用[J].厦门大学学报（自然科学版），2010（2)：181-185.

[6]江媛媛等.基于数字化校园的公文文档一体化管理研究[J].档案与建设，2012（3）：10-13.

[7]许昉.高校学籍档案数字化的实践与探索[J].北京档案，2011（10）：42-43.

[8]张斐.高校学籍不良异动生个人档案的建立与利用[J].兰台世界，2012（8）：57-58.

[9]宋新宇.高校学生档案管理中的隐私权保护研究[J].兰台世界，2012（3）：63-64.

[10]舒雪冬.学生档案知情权行使中隐私权的法律保护机制探析[J].档案管理，2012（5）：50.

[11]白丽.试论增设“学生”类档案之意义[J].档案与建设，2010（10）：26-27—38.

G647.3

A

1009-8534（2014)01-0038-03

2013-07-11

江苏省南通农业职业技术学院2011年度重点课题“基于工学结合人才培养模式的学籍管理体系研究”(TN2011001)。

成小芬（1974-），女，江苏南通人，南通农业职业技术学院教务处，馆员。研究方向：高校档案管理。