浅析档案信息化在移动通信技术普及下的发展契机

摘要：本文通过对移动通讯技术的发展以及其在档案信息化建设中的应用现状和前景进行分析，从档案馆开发和利用档案信息资源的业务需求角度进行思考，提出移动通信技术在档案信息化建设中应用的必要性和可行性。

关键词：档案 信息化 移动 通信 技术应用

随着移动通讯时代的来临，手机已成为我们必备的通讯工具，并且它凭借方便、快捷、成本低、覆盖面广等优势，已经在很多领域得到了应用。很多的传统服务机构都开始利用移动互联网拓展自己的业务，比如手机书、手机报、手机电视等，人们通过手机不仅可以通讯、视频会话，还可以浏览网页、收发EMAIL、进行电子商务、游戏娱乐等。随着档案信息化建设的推行，作为信息技术发展中的“迷你新秀”，移动通信技术在传统服务机构的档案界也势必引起一番思考：移动通信技术是否有望将档案馆的固定服务模式带入一个移动式服务的新时代？

1 移动通信技术在档案信息化建设中的应用现状

2006年6月，贵州省档案馆率先在全国开通了手机短信查询档案和现行文件目录业务，向社会各界提供查询的档案盒现行文件条目约有15万条，当地用户只需要编辑短信“查询内容A年份”或编辑短信“BX”发送到06688123，几秒钟后便可收到回复的短信，资费每条0.10元，回复短信免费。手机互联网用户也可以输入网址www.gzda.gov.cn，通过WAP界面进行查询。贵州省档案馆率先通过移动通信技术转变档案服务模式的实现为开发和利用档案信息资源上开辟了新途径，让移动通信技术应用开始在档案界引起关注。目前，从移动通信引领改变生活模式来看，移动手机应用在档案馆业务上就是通过专门的移动代理服务器将档案馆资源数字化信息链接或存储，然后将档案服务由档案馆对人过渡到服务器端对口到手机用户客户端，用户通过手机，以无线接入方式接收及反馈档案馆的信息这样一种服务方式，完成档案信息的交流、咨询、公布等功能，从而实现用户可以直接通过手机方便快捷的与档案数据库以及档案管理员互动，是档案馆扩大外延服务的又一次新的尝试。

2 移动通信技术在档案信息化建设中彰显特色

移动通信档案业务可以实现档案馆和用户之间的双向交流，因为使用该业务用户可以通过手机登移动通信平台查询、利用、咨询相关的档案信息和现行文件资料，而档案馆也通过移动通信平台主动地为用户提供一些特色服务。总的来说移动通信技术应用到档案业务中具有以下几大特点：

2.1 档案服务的人性化 传统的档案服务用户要想获取信息资源，只能通过主动查看浏览来获得，难免造成信息堵塞和服务渠道不畅通等问题。若是档案信息化资源结合移动通信平台，就既可以由用户通过移动手机等平台向档案馆提出利用需求，也可以由档案馆通过移动手机等平台主动为用户提供相关信息，而且这种双向互动式随时随地都可以通过移动手机等通信平台进行，非常便捷和实用。

2.2 档案资源利用的多元化 用户可以通过移动手机等通信平台查询本地档案部门的档案信息资源和现行文件资料及其相关的馆藏介绍等，也可以WAP方式登录各档案馆的官方网站，去获得更多的档案信息。同时对于一些没有数字化或者信息化的档案，用户可以通过手机发送短信到对口的档案馆移动通信平台，档案管理员接收消息后可进行处理，将相关的档案信息制成电子版或者调出已存档电子版，然后通过专用档案移动通信平台以彩信、邮件等方式发送给用户，也可以将其挂接到专用网站上，供用户网上查看。由此可见，移动通信技术应用到档案馆业务上可以使用户接收到比传统档案馆更为广泛的档案资源和现行文件资料，信息更为全面、广泛。

2.3 档案资源利用的移动化 移动通信平台至少像手机这样具有可移动性，用户可以在任何地点、任何时间通过手机平台去查询利用所需的档案信息，具有很强的时效性。同时不仅可以缩短利用的时间，还能够提高档案的利用效率。

总的来说，移动通信平台应用到具体档案业务中能弥补很多传统档案馆和数字档案馆的空缺点，本身特殊的内涵适应了信息化的具体化、普及化，也彰显了移动信息平台的服务方式、功能等的特色。

3 移动通信技术在档案信息化建设中应用的必要性

3.1 档案信息传播方式与社会档案利用需求之间矛盾的需要 随着信息技术的发展，人们对于档案的利用方式倾向于更便捷的互联网引擎搜索式。虽然目前根据发展需要档案资源逐步进行数字化，但是数字化后效果并不显著。在目前看来，档案向信息化迈进的路途并不开阔，社会对于档案的利用需求在不断加速，档案信息的传播方式却并不能够满足社会发展的需求。顺应历史发展，我们必将找出一种新的交流方式来缓解这种矛盾。而在这个移动通信技术无孔不入的移动时代，移动通信技术的应用是信手拈来的贴合。

3.2 实现档案馆的社会价值的需要 现阶段档案馆的社会价值还没有真正的体现出来，人们都没有意识到档案资源的重要性，大量的档案资源仍然是在档案馆里沉淀发酵。因此提高档案部门的社会影响力，实现档案的社会价值，是档案管理人员的重要任务。在这种情况下，有必要去引进移动通信这样大众普及可行的技术来逐步改变这种现状，最终实现档案馆的社会价值。

4 移动通信技术在档案信息化建设中的可行性

移动通信技术应用在档案信息化建设中具有很高的可行性，主要从以下几个方面体现出来：

4.1 庞大的移动通信用户 据工信部统计，2012年2月，中国手机用户数超过10亿，其中3G用户达到14391.9万用户。由此不仅可以说明手机在我国拥有庞大的用户群体，还体现出手机上网功能的强大，这些都为移动通信技术应用在档案馆建设中奠定了良好的基础。无论是在哪个地区，你不会看到每个人都拥有电脑或者随身携带可以随时保持网络畅通的平板电脑之类的上网工具，但是，人手一部可以随时收发信息连接互联网的手机还是非常有可能的。所以说，庞大的移动通信用户为移动通信技术应用到档案信息化建设中提供了一定的保障。

4.2 移动通信技术的飞速发展 近年来，移动通信技术取得了飞速的发展，其功能正在不断的增强。智能手机的出现和3G技术的成熟都为移动通信技术应用在档案信息化建设中奠定了必要的技术基础。

4.3 档案信息化建设的发展 档案信息化建设主要包括三个方面：档案资源的数字化，档案网站建设和数字档案馆建设。

随着档案信息化建设被纳入规划，尤其是“十一五”期间，各行各业都把档案信息的数字化建设作为发展规划的重点项目，大量丰富的馆藏资源转换为可方便存储船舶利用的介质，摸索起步颇艰，但是成效显著，各单位纷纷在“十二五”规划中再接再厉。档案馆藏资源数字化后的介质均可实现通过移动通信技术船舶，一旦实现移动通信技术广泛引用并开发应用在档案信息化建设中，用户或只需通过手机登陆相关网站或者发送信息，就可以实现数字档案馆的利用。

随着档案信息化建设的推行，各种符合发展需要的档案网络平台纷纷开始崭露头角。用户浏览这些网站，既可以了解国内外档案动态，馆藏介绍等，更重要的是可以查询权限内相关的档案信息和现行文件资料。随着档案网站功能的不断完善，以及相关技术的跟进，移动通信技术平台与这些网站平台对接后，用户甚至可以简单的通过手机注册就可以通过相关平台登录对应的档案网站，查询利用档案信息。档案网站的盛行，为移动通信技术应用到档案信息化建设中提供了一个归口管理平台。

5 移动通信技术应用在档案业务上的发展前景

虽然移动通信技术应用在档案业务上在我国还只是初见端倪，但是作为数字档案馆与通信技术结合的产物，它不仅以低成本、高效率、个性化、多元化、人性化等优势迎合了社会发展的需求，更是新时代背景下档案馆发展的新方向。但是距离移动通信技术真正应用到档案业务建设中还有很长的路要走，过程中需要面对和解决很多的问题，只有把这些问题都解决掉，才能真正实现移动通信技术应用到档案业务建设中。

移动时代的来临，多元化办公的推行，档案建设迎合契机，事实必将验证移动通信技术和档案信息化建设对接平台的有效性和实用性，不久将实现移动通信终端与档案资源web服务器信息交互关键技术，解决工程技术人员无法移动办公的难题，档案业务也能焕然一新，引领时尚，进入移动新局面。

参考文献：

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[2]陈勇.手机短信在档案馆中的应用[J].档案管理，2010（01）：43-44.

[3]黄静涛，杜琳琳等.3G技术在数字档案馆建设中的应用展望[J].档案学研究，2010（4）：76.

作者简介：辛凤（1988-），女，湖北荆门人，助理馆员，研究方向：档案信息化建设。