办公室档案管理工作研究

隋丽婷

摘 要：通过提高对档案管理工作的重视程度，加快办公室档案管理信息化建设和建立完善的档案管理制度，使得办公室档案管理更加规范化，从而推进各项工作的有序发展。

关键词：办公室；档案管理；规范化

档案管理是一项涉及面广，涉及信息量大的工作。因此，事业单位办公室档案管理具有十分重要的现实意义。做好档案管理工作，有利于进一步提高单位工作效能，更好地服务于单位广大干部职工。

一、事业单位办公室档案管理存在的问题

（1）档案管理工作的重要性没有得到重视。随着时代的不断发展，信息科技的进步，对办公室档案管理工作也提出了新的要求。在进行档案管理的过程中，现代信息技术的应用对档案管理工作人员提出了新的考验，工作人员需要运用相应的办公软件协助完成档案管理工作。在面对以上问题的时候，有时凸显出档案管理工作人员的专业水平不够，缺乏专业的档案管理技能，运用现代办公软件的能力不足等问题。因此，提高对档案管理工作的重视程度，进一步关注和解决档案管理人员的素质问题，是事业单位档案管理亟待解决的问题之一。

（2）办公室档案管理信息化建设过缓，设施相对落后。现代技术的发展使得档案管理更加复杂化，种类繁多的档案给工作人员提出了更高的要求，不同的档案类型要求采取不同的方式进行整理和保管。国家档案行政机构倡导无纸化系统规范，但由于档案管理的信息化建设没有完成，使得很多单位的档案管理工作仍以纸质文件为主，使得对纸质文件的依赖成为目前制度性的选择。一些数字化信息处于随机存储状态，有些被不定期销毁，有些被存储在临时可移动设备上，没有建立系统管理模式。

（3）缺乏完善的档案管理制度。目前多数事业单位没有建立针对办公室档案管理的相应制度和规范，即便有些单位对档案有相关的管理规范，但由于制度混乱，大多只是流于形式。比如说一些该销毁的档案，由于未定期销毁，仍然保留在档案室，这样就大幅度增加了档案查找的工作量，因而大大降低了实际操作中的执行力。缺乏完善的档案管理制度，致使档案管理难以发挥真正的作用。

二、如何加强事业单位的档案管理工作

（1）提高对事业单位档案管理工作的重视程度。做好档案管理工作，首先要使执行者充分认识到档案管理工作的重要性，采取多种手段对事业单位的相关领导宣传现代化档案管理模式的实际功效，使其充分认识高效率的档案管理工作对本单位整体工作的发展能够起到极其重要的推动作用。要提高对事业单位档案管理工作的重视程度，并全心支持改革，采取激励措施，为档案管理改革之路扫清障碍。同时，办公室档案管理人员应跟随社会的发展脚步，顺应时代的需求，不断提高档案管理意识和相关法律意识，尤其要增强办公室档案管理人员自身的保密意识，树立正确的档案管理观念。积极参加档案管理培训，掌握管理相关操作技能，提高自身素质及档案管理水平，充分认识档案管理工作的重要性，提高对档案管理工作的责任意识。

（2）加快办公室档案管理信息化建设。当前，网络电子信息化档案管理方式相较于纸质文件管理方式来说，更能凸显前者超高的工作效率，而且加强了办公室档案管理的准确性。充分利用计算机技术存储，建立网络信息平台和电子数据库，将网络电子信息化技术应用于档案管理工作。以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式，不仅能够将单位内部的各种档案分门别类地进行管理，对复杂的档案资料进行有序整理，而且不会造成办公室资料长期堆积，避免查找上的困难，节省大量的人力、物力、财力。这样，在提高了档案管理工作效率的同时，更能够及时整理归类各类档案文件，使资料检索变得更加准确快捷。

（3）建立完善的档案管理制度。对档案管理体制进行改革，提高办公室档案管理工作效率，强化办公室档案管理工作的文化事业功能，是档案事业发展的主要任务。在倡导自主更新的时代洪流下，事业单位想长久稳定地发展下去，需要建立适合自身发展的制度模式。办公室档案管理工作直接影响着单位内部各个部门的工作效率，影响着单位的发展。单位应当针对办公室档案管理工作制定相应的适用于本单位的体制机制，只有科学管理，使档案工作按照制度化去运行，才能够保证工作的质量和效率，促进档案工作的有序高效进行。

档案管理改革是事业单位管理改革的一项重要内容，事业单位档案管理工作在单位中起着极其重要的作用，做好档案管理工作对本单位整体工作的发展能够起到推动作用。通过提高对事业单位档案管理工作的重视程度，加快办公室档案管理信息化建设和建立完善的档案管理制度，使得事业单位办公室档案管理更加规范化，从而推进单位各项工作的有序发展。

参考文献：

[1]赵慧玉.浅析网络信息化进入高校档案管理[J].山东纺织经济，

2010（8）.

[2]穆欣.事业单位办公室档案日常管理与应用[J].价值工程，2010（7）.

（黑龙江省哈尔滨市信访服务中心）