Excel在会计数据综合利用方面的探讨

易扬

摘要：Excel可对数据进行分析与处理，还具备一定的界面开发功能，正是因为Excel有着强大的数据计算、分析功能，能够计算多种函数，有着操作简便、简单、易懂的优点，在人们的生活、工作中得到广泛的应用。本文从会计数据的采集出发，探讨了Excel在会计数据的综合利用。

关键词：会计 数据 利用 电子表格处理软件

1 会计数据收集

会计数据是会计处理事项时采用单、证、帐、表等形式对数字、符号进行集合与整理，在实际的生产经营活动中得到广泛的应用，主要用于观测资金增减变动的源数据，采用Excel可对会计数据进行综合利用，Excel收集会计数据可通过读取会计软件生成的数据交换文件，也可通过Excel软件提供的“获取外部数据”功能来收集会计数据。当前许多数据库都符合开放式数据库互连的要求，可实现程序与关系数据库间的数据交流与互通，属于接口标准，采用标准一致的数据库，就可利用SQL语言对数据库下达指令，对关系数据库进行操作，例如Excel、Oracle、SQL Server、Access等，所使用的关系书库必须与这一标准相符。通过数据库将内部数据按照统一标准导出，同时也能按照统一格式将数据导入，如采用SQL Server数据库，利用开放式数据库互连，通过sql用于查询数据库，打开Excel，可直接对数据进行分析并处理。Excel支持的外部数据源包括Access、SQL Server 2000、Sybase，Excel服务器可使用外部数据，因此要导入会计工具中的数据，还需考虑软件对应的数据库、数据库存储位置、数据库结构，例如采用用友ERP-U8软件，可使用SQL Server数据库。在使用Excel对会计数据进行分析时，应考虑具体的问题、对应的解决方式、所使用的参数，然后才能收集会计数据并处理，根据分析模型、定义公式将分析结果直观的显示出来。

2 利用Excel建立会计数据模型

固定资产加速折旧法是指保持稳定的固定资产计提折旧总额与年限，在初期使用多计提折旧额，到后来使用少提折旧额，使大部分固定资产磨损的价值能在短时间内回收，使企业耗费的资产价值能在使用期间得到补偿。通过固定资产加速折旧法来计提固定资产折旧，使每年使用的固定资产成本保持在稳定的状态，减少不必要资源的损耗，将资金风险降至最低，固定资产账面净值几乎等同于市价。企业总收入、总支出费用得到科学的配比，企业会计信息更加完整而真实，固定资产加速折旧法属于一种谨慎的会计核算方法。根据会计准则规定，企业应根据固定资产经济利益预期的实现方式，科学使用固定资产折旧法，折旧方法有很多，例如双倍余额递减法、工作量法、年数总和法、直线法等，双倍余额递减法、年数总和法即为固定资产加速折旧法。此种方法相较于工作量法、直线法，操作比较复杂，致使许多会计人员很少采用固定资产加速折旧法，随着计算机技术的广泛应用，当前，可通过Excel收集会计数据，建立对应的分析模型、定义公式，将各期的固定资产折旧额直观的反映出来。

2.1 建立双倍余额递减法计算固定资产折旧模型

双倍余额递减法是指每一期初期固定资产原值扣除累计折旧后金额、双倍直线法折旧率，就可将固定资产折旧额计算出来。此种方法不考虑固定资产预计净残值的影响，固定资产按照每一月计提折旧，在会计工作中使用双倍余额递减法，可有助于简化计算流程，直接计算出全年固定资产折旧额，将其除以12，就可计算出各期的固定资产折旧额，最后两年的固定资产折旧额计算法采用直线法。此种方法看上去可获得每期的平均固定资产折旧额，但难以满足会计准则的要求，在计算固定资产折旧额的早期，年均折旧额递减，而各期的固定资产折旧额却是相同的，无法反映出折旧递减。此种方法计算每年的固定资产折旧额，与使用准则规范计算出的结果是不同的，当固定资产预期使用寿命长时，后两年的固定资产折旧额计算法采用直线法，计算出的固定资产折旧额，超出初期使用双倍余额递减法计算结果，与折旧递减不相符。

2.2 建立年数总和法计算固定资产折旧模型

年数总和法也叫做折旧年限积数法、级数递减法，此种方法具体的实施方法为，将固定资产原值扣除净残值后净额，乘以逐年递减的分数，从而得出固定资产折旧额，其中逐年递减的分子为固定资产预期使用寿命，以年数计算，逐年递减的分母为预期使用寿命的逐年数字总和，此种方法计算公式表示为：

年折旧率=（折旧年限-已使用年数）÷折旧年限×（折旧年限+1）÷2×100%年折旧额=（固定资产原值-预计净残值）×年折旧率

2.3 年数总和法的改进——月数总和法模型

采用Excel建立固定资产加速折旧计算模型，只需改变模型中的变量，例如预期使用寿命、预期净残值、原值等，就可将各期的固定资产折旧额计算出来，从而有效解决固定资产折旧的计算问题。同时保证计算效率、数据处理精度，将各期固定资产计提折旧额、累计折旧额直接的反映出来，此种计算方法具有科学、合理、准确的优点，减少了会计人员的工作负担，工作效率得到提升。

3 结束语

综上所述，Excel具有强大的数据处理功能、计算功能、操作简便、应用范围广等优点，结合财务系统，可以获得高精度、速度快的数据分析效果，进一步实现了会计数据的综合利用，为企业运营决策提供有力的参考依据。

参考文献：

[1]田彦君.如何利用Excel实现会计数据综合利用[J].科技信息，2010（13）.

[2]刘文敏.Excel在会计数据综合利用方面的应用研究[J].现代商业，2010（29）.

[3]岳中心.基于EXCEL的会计信息系统的设计与实现[D].电子科技大学，2011.