以就业服务为核心 强化高职学生档案管理

朱金花

摘要：高职学生档案是对高职院校学生在校期间的学习情况、生活以及社会实践等各个方面的记录与反映，高职学生档案是国家选拔人才、用人单位对学生综合素质考察的重要依据。因此学生档案对学生、高职院校来说具有重要的作用，完善的学生档案不仅有利于学生的就业，还可以提升高职院校的管理水平。所以高职院校的学生档案管理工作中，档案管理人员一定要以增强学生就业为核心，努力提高档案管理水平。

关键词：高职院校 就业服务 档案管理

学生档案是对学生在校期间的学习成绩、生活表现以及参与社会实践活动情况的真实反映，它是由原始的真实数据和历史证件组合而成，学生档案是人事档案中的一部分，其对学生来说具有重要的作用，其除了具有人事档案所具有的特征外，还承担着高职院校与社会连接功能，社会用人单位根据高职院校的学生档案信息对学生进行基本的判断与分析，进而决定是否聘请。高职院校学生档案在学生就业中发挥的重要作用决定了高职院校学生档案管理，档案工作要以学生提高就业服务为核心，促进高职院校学生档案管理工作发展。

1 高职学生档案管理在学生就业中的作用

高职院校学生档案是对学生在校期间所有生活、学习以及成长过程信息的真实反映，通过对学生档案的信息了解可以清晰的获知学生的综合素质能力，因此学生档案成为用人单位选用人才的重要的依据。

1.1 学生档案是学生与用人单位的信息中介平台。高职院校教育的最终目的就是通过培养学生技能，提高学生的就业。因此高职院校所有的教育工作人员要紧紧以促进学生就业为工作中心。高职学生档案是对学生在高职院校学习期间个人信息的真实记录，通过对学生档案的信息的了解与分析可以清晰的知道学生的综合素质，因此学生档案对学生来说是其就业的“自我推荐证书”，而对用人单位来说学生档案是用人单位获知学生就业能力的重要凭证。因此高职学生档案是学生和用人单位的信息中介平台，真实的学生档案对学生和用人单位来说都具有重要的作用。

1.2 高职学生档案为用人单位未来人力资源开发管理奠定基础。学生档案属于学生人事档案中的一部分，学生在毕业以后，根据“档随人走”的原则，学生在参加社会就业后，其个人档案就会被用人单位人事部门所接受或者被用人单位委托给专门的人才交流机构，而此时的个人档案对学生来说具有极大的影响，因为学生的人事档案是学生以后落户、评定职称、保险办理以及学历查询的重要依据，也是用人单位对学生进行职业发展规划的重要基础条件。用人单位在制定企业岗位发展规划时需要了解学生的个人档案信息来确定学生的岗位发展规划。

2 高职就业背景下学生档案管理存在的问题

在高职就业背景下，学生档案管理工作还存在不少的问题，其主要表现在：

2.1 学生档案内容单一，缺乏个人特色。高职院校学生档案是对学生基本信息的真实反映，每个人的学习成绩、实践经验都存在不同点，因此学生的个人档案也必然会存在不同，但是高职院校的学生档案管理工作的内容过于单一，学生的档案还是主要以学生的学习成绩、体检情况、惩罚情况等进行了简单的介绍，而没有反映学生的综合素质方面的具体信息，比如学生在参加社会实践中的心理健康信息、科技创新活动等方面的资料进行归档，这样的结果使人单位在查阅学生档案时很难根据学生的档案获取学生在校能力、创新等综合素质的表现，也很难根据学生的个人档案进行学生比较。

2.2 管理方式落后，重视程度不高。在日益严重的就业形势下，高职院校在积极为学生扩大就业提供多种渠道：一是举办每年一次“双选会”即校园招聘会，通过学生与用人单位的直接交流，进行双向选择；二是用人单位与高职院校直接协商，由高职院校根据学生的平时表现，为用人单位推荐学生。无论采取什么样的招聘方式，用人单位在选择人才的时候都会考虑其个人档案的信息，因此个人档案对学生就业具有显著的作用，但是由于高职院校受到专业设备的影响以及档案管理人员知识水平的限制，其管理模式相对落后：一是高职院校的档案管理技术落后，虽然高职院校都已经推行了网络化，但是受到传统办公思维模式的影响，许多高职院校的学生档案信息录入还是依靠手工模式；二是学生档案管理权限划分不清，许多高职院校对学生档案管理权限没有进行统一的规定，造成学生档案管理出现部门之间管理权限的相互交叉，造成档案管理的效率低下。

2.3 学生档案管理意识薄弱，档案管理过程混乱，影响学生就业。目前高职院校的学生档案转移方向主要集中在：一是找到正式工作后，档案随着工作关系转移到用人单位；二是学生将人事档案存放在专门的人事档案代理机构；三是学生将档案存放在学校不管，或者个人私自拿着学生档案。高职院校毕业的学生其就业的渠道基本上属于私营企业或者自己创业，这样他们由于缺乏档案的接受部门，使得他们对档案的管理意识比较薄弱，他们在潜意识中认为档案对自己没有多大的意义，因此他们更多地选择留在学校，这样会增加学校档案管理人员的工作，结果由于长时间的滞留，使得学生档案可能会因为种种原因出现丢失，结果一旦学生获得工作机会后，可能会因为档案的丢失而不得不失去良好的就业机会。

3 强化高校学校档案管理，为学生就业服务

在今天日益严重的就业形势下，高职学生档案管理工作如何突出为学生就业服务的理念是提高学生档案管理工作的重要条件，为进一步提高高职学生就业，高职学生档案管理工作要采取以下措施：

3.1 完善高职学生档案信息收集，充实档案内容。高职院校不同于一般的高等院校，其主要是以培养技能型人才为主的，因此高职院校的学生档案除了记录学生在校期间的一般学习成绩、实践活动外，还要根据高职院校的特色技能专业收集相应的信息材料。高职院校为了构建具有高职特色的职业教育，高职院校的课程设置和教育目标都进行了深入的调整，并且进行了相应的教学改革，因此高职学生的档案信息要体现出高职教育的特色和学生实践技能应用的能力信息。同时由于学生就业压力的不断增强，经济环境的不断变化，企业对人才的选择侧重对学生心理素质能力的考核，对此高职院校的学生档案内容也要与时俱进，在保留传统学生信息的基础上，增加反映学生心理素质的个人信息。

3.2 确保学生档案信息的完整，为学生就业提供服务。学生档案是对学生在校期间所有个人信息的真实记录，因此学生档案的个人信息要尽可能全的覆盖学生的全部信息，高职院校要以学生毕业时间为结束点，对学生的个人档案信息进行全面的整理，根据学生的个人信息进行细致的分类，并且对相关的材料进行全面的检查，保证学生档案信息的完整，并且按照规定的格式进行制作与装订。学生档案的信息完整与否事关学生的就业，所以高职院校的学生档案管理工作要紧紧围绕“为学生就业服务”的理念，将学生最真实、最全面的信息展现给用人单位。

3.3 加大对高校学生档案管理工作的宣传，强化学生档案意识。提高学生档案在学生就业中的积极作用的前提就是要通过宣传提高师生对学生档案重要性的认识，首先高职院校可以利用高职院校自身的媒介宣传工具，比如校园网、校园信息宣传栏、高职院校学报等对学生档案的重要性进行宣传，让学生了解档案存在的意义；其次高职院校要让学生明白学生档案对自己以后的工作、学习的重要意义，以及知道档案意识淡薄所带来的损害结果等，避免发生因为学生档案意识淡薄而发生档案丢失的现象；最后高职档案管理人员也要提高对档案信息真实性的认识，本着对学生、用人单位以及高职院校负责的态度，坚持原则，切不能为了“方便学生、提高高职院校就业率”而对学生的真实档案进行弄虚作假，夸大学生档案信息的价值。

3.4 充分利用计算机技术，规范管理工作科学化。信息化是现代技术发展的产物，计算机技术应用到学生档案管理中可以提高档案管理水平，防止出现学生档案丢失。学生档案管理应用到计算机技术后，学生的个人档案信息会以计算机网络形式存放，这样就会避免纸质学生档案丢失所带来的严重后果，此外，现代信息技术还能完善高校的档案管理模式和制度，并通过信息技术的落实来提高学生档案信息的安全性，维护学生的隐私权。

4 结束语

总之做好高职院校学生档案管理工作不仅是高职院校人才培养的需要，也是用人单位选择人才的需要，提高学生档案管理不仅有利于提高学生的就业，还有利于社会的选才用才，因此高职院校的学生的档案管理者要通过提升自身专业素养，借助先进管理技术，提高高职学生档案管理水平，从而更好地为高职院校学生就业服务。

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