高校教学秘书在教学管理中的作用

刘天瑞

可能很多人都会觉得秘书工作没有什么技术含量，就是做些收发文件，打打电话等繁琐的无关紧要的事情，认为不管什么人都可以来做。但其实并不是如他们所想的那样，他们只是看到了秘书工作的表层方面，而没有看清实质。秘书工作一直都是具有很强的综合性，需要秘书拥有很强的协调沟通能力和丰富的专业技巧。

一、教学秘书具有协调沟通的作用

教学秘书工作重点和核心就是协调工作。协调工作在教学秘书工作中体现在两个方面： 第一就是各院教务部门到各系部的教学工作方面的统筹协调， 例如通告、监管、统筹系部，顺利完成教务部门提出的教学工作， 包含制订各专业学科的教学计划、安排教师教学工作和任务。语言、会计、计算机等资格证的学生报名考试工作、教学用书的发放、学生考试各方面的安排和最后成绩的报送等等；第二就是统筹协调各系的教学任务和工作。例如教师的课程安排，包括停课和调课等，学生自主选择课程的安排、学生实习和社会实践活动等等。在这些各种各样的活动里，学生、老师、院教务职能部门是教学秘书要面对的三种不一样的部门。只有统筹协调好三者之间的关系，才可以真正保证教学工作系统稳定的展开。而以上所提到的这些工作里，都不可避免的需要教学秘书具有超强的统筹协调和沟通能力。可以做到对各个不同对象所提出的要求都了然于心。进行管理时要遵循统筹兼顾，点明重点的原则方针，使各个对象都可以拥有最大化的利益。例如教学排课工作，因为各个老师和学生的要求及教学资源之间有很大的不同。所以尽量多的找出这三方面的共同之处，尽量使者三方面对工作都能满意就是教学秘书排课工作的重中之重。端正自身角色，做事要到位但绝不越位，要积极参与工作但绝不干涉干预工作，做决策尽力出谋划策，要做到始终把把集体利益放在第一位，维护好学校的声誉和形象教学秘书在协调沟通过程中的重点。

二、教学秘书具有参谋的作用

教学秘书具有帮助院、系领导干好教学管理工作的作用，其中的具体工作有： （1）以教学计划的主要要求和各院、系教师的实际情况为基础，使课程表的编排尽量周详科学，使教师的停课、调课、补课情况能得到最直接的监督，充分保护教学工作的正常运作；（2）对与各院、系领导检验、落实各课程大纲的设定从旁进行协助；（3）对于教务处及院、系领导安排的各种任务保证第一时间认真完成；（4）对于本学期的观摩学习和讲座的安排，认真制订好时间地点和主讲老师；（5）对于各师范院校到本校的实习工作认真安排落实；（6）对于毕业生的各方面工作，要协助院、系领导组织和协调毕业班的论文答辩工作， 认真核实，准确填写毕业生与获得学位的学生名单；（7）帮助各个协助院、系对于不同时期学校学科教学工作的不断检查落实并且按时间段顺序一一汇报总结；（8）重视期末考试，认真安排考试时间、地点和工作人员等； （9）协助教务处、院系领导做好每学期教师工作量的考核工作。

三、教学秘书具有管理教学信息的作用

在教学管理中，有大量的教学及教学管理的文件资料需要教学秘书收集整理，其中有很大一部分需要立卷、归档，以给之后的查考提供依据。经过长时间的积累这些教学信息都有着很重要的价值和意义，需要被教学秘书专门整合管理起来。因为在学校中其教学主体老师和学生都具有很大的流动性的特征，并且随着时代的不断变革影响教学的许多因素也在不断变革，对与教学有关的政策、规定及操作过程很多学生和老师都不是很清楚，所以，教学秘书的任务就是理解知道了这些规定和政策之后，可以给师生讲解清楚，不然对学生和老师的个人利益有很大影响，并且也背离了教学秘书的工作宗旨。教学档案的齐全完整也是教学评估检查的重要项目之一。所以，对于教学档案的建立和保存工作中，教学秘书要做到细心认真，不放过任何一个出错的可能。

四、结语

综上所述，在教学管理之中教学秘书是至关重要的一部分，积极正确的促进了教学工作完整顺利的进行。在我国教育体制不断深入改革的今天，教学管理工作越来越繁杂和难以管理。这就要求教学秘书努力提升自己的综合素质和能力，发挥自己在教学管理中的各项作用，使其在教学管理中的作用不断得到强化，这样就能够更加有效地提升学校的工作效率，使学校的教学质量得到更大的提高。endprint