浅析新形势下县级供电企业物资管理审计

摘要：从内部审计防范风险的角度出发，通过剖析在当前物资管理集约化的新形势下，物资管理的现状以及存在的问题，分别从物资管理制度建设、物资需求计划、物资采购与监督管理、物资设备运维及质量管控、仓储配送、废旧物资以及集体企业物资管理等七个方面，分析目前县级供电企业物资管理审计需要重点关注的内容。以查找物资管理的薄弱环节，防范物资管理风险，推进县级供电企业规范管理，进一步提升公司依法治企水平。

关键词：供电企业；物资管理；审计

作者简介：王欣欣（1975-），女，山东德州人，国网山东省电力公司德州供电公司，经济师。（山东 德州 253008）

中图分类号：F274 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2014）06-0220-02

物资是企业的核心资源之一，也是内部审计监督的重要对象。与供电企业其他专业管理相比，物资管理业务流程链条长，涉及的业务部门多，这也是物资管理的症结所在。而在对县级供电公司的内部审计中，无论是常规的任期经济责任审计或资产经营审计，还是根据特殊需求开展的专项审计调查或其他风险管理审计，物资管理始终都是审计关注的重点对象。本文结合内部审计工作实际，剖析在当前物资管理集约化形势下物资管理的现状，并从内部审计防范风险的角度出发，分析物资管理的审计要点。

一、县级供电企业物资管理存在的问题

随着企业内外部环境的不断变化，网、省电力公司对精细化管理要求的不断深入，以及ERP系统物资模块的上线运行，纵向比较而言，近几年县级供电公司物资管理水平有了较大幅度的提高。但由于在计划经济体制下形成的不良传统和习惯，以及相对落后、简单的管理方法和手段形成的种种潜在和遗留问题，仍然是当前物资管理亟待解决的问题。尤其是近年来随着电网资金投入日益增加，对电力物资的技术含量、质量及供货方式都提出来了新的要求，也对企业物资管理提出了更高的标准和要求。但与此不相适应的是，县级供电企业物资管理普遍存在管理薄弱的问题，具体表现在：物资管理模式不统一，管理水平参差不齐；管理机构及内部控制较为健全，但职能不明确；标准不统一，流程不规范，信息不共享；一般管理人员精细化意识不强，管理粗放，手段落后，执行力差，导致物资管控力度弱化，管理效率和运行效益低下，系统资源得不到优化配置等。

1.物资需求计划方面

随着国家电网公司“两级招标”体制采购模式的日趋成熟和完善，市县供电公司自行采购物资的范围越来越小，物资采购方面的风险也相对减小。但物资需求计划编制的预见性和准确性不够带来的弊端日益明显。如：一些物资未能预先做出计划，造成为完成工作必须应急采购或越级采购；部分工程采购的物資多年未使用，造成库存积压或合同履约困难；对上级计划了解不深，批次计划多次超出申报范围；由于物资计划报送不准确，造成工程在计划竣工周期内，ERP系统中物资数量、金额无法确定，影响工程决算速度，部分项目在工程送达审计时，仍然不能提供准确的设备材料具体发生额。

2.物资标准化管理方面

部分单位对物资采购标准和技术标准的应用还不够熟悉或存在抵触情绪，与落实物资标准化建设要求不相适应，经常出现非标现象。标准化技术规范书编制水平不高，需多次审核才能通过，影响审核、上报进度。

3.物资信息化管理方面

ERP线内、线外流程各县不一，与业务同步操作性差，事后补录现象十分严重，物资管理人员的技能水平也不能满足ERP等管理的要求。

4.物资合同管理方面

部分县公司合同签订数额与中标通知书相差较大，甚至出现供应商更换现象。

5.物资仓储配送方面

仓库陈旧，仓储管理较为粗放，仓库库存能力弱。配送主要依赖供应商，几乎无自我配送能力和途径，一旦遇到紧急情况，应急物资准确及时投放的能力无法保障。受仓库库容等现状影响，某些县公司为节约材料二次运输、转场资金，对购自关联公司及当地供应商的物资办理虚拟入库现象较多，造成物资账实不符。甚至有的大量物资存放基层，基层又存在管理粗放不规范，其整体管理情况值得探究。物资采购到货未严格执行“三方”验收制度，而是由物资和生产部门对到货产品进行抽检。针对物资设备运行、使用过程中出现的问题，项目部门不能准确地逐级反映。基层供电所普遍存在账实不符，甚至有物无帐的现象。

6.废旧物资管理方面

由于受实际仓库条件限制，废旧物资收缴后基本存放于各供电所仓库或院内，废旧物资竞价处置后，由物资部门和供应商统一到现场回收。废旧物资回收存在工程项目部门提供的应回收清单与实际回收物资不符的现象，应收未收情况时有发生。由于废旧物资处理业务流程不健全，领用、收回、处理缺乏监督，有领无缴、欲交无收、处理随意等现象较普遍。

7.集体企业物资管理

在县公司层面，集体企业物资管理与物流服务中心是一个机构，两块牌子，物资采购制度按照主业物资采购程序、模式进行操作。

据此，提高县级供电企业物资管理水平，进一步防范物资管理风险刻不容缓。

二、新形势下物资审计的要点

实行物资集约化管理是解决传统物资管理效率低的必由之路，而市县供电企业是国家电网公司推进物资集约化管理、建设一体化物流供应链的重要组成部分。同时，地市公司要对县级供电企业的物资管理制度建设、物资采购管理、仓储配送管理、废旧物资管理等工作进行指导、检查和考核。作为内部监督机构的内部审计必然要对物资管理的全过程进行监督检查。笔者认为，针对县级供电企业物资管理存在的问题，内部审计在开展物资审计时应重点关注以下几个方面：

1.物资管理体制的建立与制度健全方面需重点关注的问题

（1）物资管理体系及组织机构建立健全情况：层级是否清晰，流程是否具体完整，分工与职责是否明确，运行是否高效顺畅。

（2）现有的管理制度是否存在漏洞或盲区，是否导致潜在的管理风险。

（3）物资管理制度和工作机制的健全完善情况：工作标准是否明确，是否建立相应的绩效考核机制和责任追究制度。

2.物资需求计划管理方面需重点关注的问题

（1）大修、技改和农网完善工程制度标准与审批流程的执行情况，是否发生虚列、挪用项目资金，或擅自变更、置换项目等影响投资、造成企业损失的行为。

（2）物资需求单位报送计划是否及时、准确，需求计划管理执行是否严格，是否发生计划外私自采购，或以肢解项目、不当理由等方式规避采购等违规违纪行为。

3.物资采购及监督管理方面需重点关注的问题

（1）是否发生规避采购、虚假采购、串通采购、排斥潜在供应商等行为。

（2）供应商准入、推荐、评价和淘汰机制建立及执行情况，评审专家、物资管理及采购工作人员履行职责情况，是否发生收受贿赂、谋取不正当利益等违规违纪行为。

（3）采购方案是否公正合理，审批手续、过程资料是否规范齐全，物资采购工作纪律和廉政承诺书制度是否执行到位。是否发生以明显高于市场价直接采购、价外加价收取回扣私设“小金库”等违纪违法问题。

（4）物资采购合同签订管理规范，是否发生擅自变更采购结果等实质性内容，以及合同履行不力等行为。

4.物资设备运维及质量管控方面需重点关注的问题

（1）物资采购到货是否严格执行“三方”验收制度，管理制度和工作机制建立及执行是否能确保新设备，“零缺陷”投产，是否发生违反合同偷换材质、变更关键技术参数以及审验不严等行为。

（2）项目管理部门是否客观、准确地向物资部门反馈物资设备运行、使用过程中出现的问题，物资部门是否及时进行整改和采取惩戒措施。

（3）设备运行、退役及在库的物资设备台帐、资产卡片等技术资料是否完整，设备实物管理是否混乱、账实是否一致。

5.物资仓储管理方面需重点关注的问题

通过查阅各级仓储管理机制、制度建设和库房、人员配备等有关资料，对管理体制、必备设施的完备性和计划的真实性进行评价；对仓储现场进行检查，对仓储管理的规范性和账物的一致性进行评价。

（1）物资出入库流程是否健全、明晰，岗位是否分离，执行是否到位，流程记录单证是否齐全；是否严格按合同及配送单验收货物，是否存在代管代存物资及虚拟入库现象。

（2）工程验收是否到位，采用将工程决算书物资耗用情况与工程现场核对方式审查工程物资领用情况，关注领用数量与实际使用数量是否一致、规格型号是否一致以及剩余物料退库处理情况。

（3）物资库存账、卡、物是否相符，是否实行统一调拨、统一利库，加快物资周转，有无混存混用现象。是否定期进行物资盘存，有无因赶工期而物资计划上报程序未流转结束直接从仓库借用材料，或因工程项目时间发生变化而出现工程互相挪用材料等造成领用物资与项目现场安装物资规格型号不符现象。

6.废旧物资管理情况方面需重点关注的问题

（1）废旧物资内控管理体系是否完善，运行是否顺畅有效，监督机制是否健全。

（2）废旧物资管理制度是否完备，管理流程是否科学合理。

（3）资产实物报废是否严格执行利旧鉴定及审批程序，相关责任部门编制填列废旧物资回收清单，废旧物资能否全部及时回收，是否存在应收未收、擅自截流处理废旧物资，处理库存物资产生的货币资金是否及时全额上缴本单位财务部门，是否存在私自截留、私设“小金库”等违纪违法行为。

（4）废旧物资回收移交、设备利旧续用是否办理调拨或入库手续，财务资产管理程序履行情况。

（5）是否建立完善廢旧物资管理及出入库台帐，并分类划区存放，定期盘点核对，是否发生废旧物资与设备材料混放、账务不符等问题；在对改造扩建、大修技改等工程下达项目时，是否同时下达了工程应回收废旧物资的品名和数量。

（6）废旧物资出售是否遵循“公开、公平、公正和诚实信用”的原则，实行公开拍卖或集中竞价方式进行变现处置。是否发生处置过程不规范、移交监督不到位、内外勾结谋取私利等问题。

（7）集中处置程序是否合规，二次利用使用单位是否办理留用手续，变卖处理是否履行审批手续，是否采用竞价出售等方式处置。

7.集体企业物资管理方面需重点关注的问题

（1）集体企业有无完善的物资采购领导机制和监督机制。

（2）物资采购制度是否健全、完善，程序是否规范。

（3）集体企业是否按省市公司规定采购，资料是否完整，有无监督记录或会议记录。

通过以上各关键控制环节的审计与检查，查找县供电公司物资管理的薄弱环节，促进县级供电公司在物资管理方面建章立制、规范管理，防控风险。同时，良好的物资管理也能促进企业低成本采购，减少库存与资金占用，加快资金周转，保证生产及时供应，从而顺利实现企业的经营目标。

（责任编辑：孙晴）