医用耗材二级库信息系统在医疗成本控制中的作用

谢小萍，罗云，颜斌，王佳蕾，熊尅

1.四川大学 a.华西公共卫生学院；b.电气信息学院，四川 成都 610041；

2.四川大学华西口腔医院，口腔疾病研究国家重点实验室,四川 成都610041

医用耗材二级库信息系统在医疗成本控制中的作用

谢小萍1a，罗云2，颜斌2，王佳蕾1b，熊尅2

1.四川大学 a.华西公共卫生学院；b.电气信息学院，四川 成都 610041；

2.四川大学华西口腔医院，口腔疾病研究国家重点实验室,四川 成都610041

目的探讨医用耗材二级库信息系统在医疗成本控制中的作用。方法结合四川大学华西口腔医院医用耗材二级库信息系统的设计流程、系统模块和业务功能，从管理理论及操作技术角度探索利用医用耗材二级库信息系统控制医疗成本的方法和具体操作流程、规范。结果利用ABC分类管理法、查询统计分析法、定额管理法、工作预警管理法，在医用耗材二级库信息系统中增设相应功能模块，实现二级库信息系统对医疗成本的控制作用。结论医院通过对医用耗材二级库信息系统的开发应用，可以更好地发挥其社会经济效益，提高医院管理水平，降低医疗成本。

医用耗材；二级库；医疗成本控制；医院信息系统

0 前言

医用耗材在医院日常运营中处于经常性的耗用和重置之中，是医院流动资产的重要组成部分，在实现医院成本控制中占有重要地位[1]。据有关资料统计，目前医用耗材占医院成本支出的15%～20%，占医院医疗收入的6%～16%，已经达到或超过医疗器械的年度投入[2]。建立健全医用耗材二级库信息系统，不仅对医院成本控制具有重要作用，而且直接影响医院的诊疗流程和服务效率。完善的医用耗材二级库信息系统能够提升医用耗材管理工作质量，维护病人利益，提高医院经济效益。

目前，在医院信息系统（HIS）中，一般只有医用耗材一级库信息系统，其主要功能是对各种卫生材料、普通材料的入、出、存环节进行管理。其出库数据只能反映各临床科室的总消耗，管理者几乎不能对出库后的领用、消耗情况进行全程跟踪，导致医用耗材出现易流失、难对账、难管理的现象。二级库信息系统在材料使用流程中更加明确材料的来源、去向，对材料的衔接收发起重要作用，能有效控制材料管理中常见的跑、冒、滴、漏现象，进而降低诊疗成本，提高医院的管理水平[3]。本文以四川大学华西口腔医院的材料管理信息系统为例，探讨医用耗材二级库信息系统在医疗成本管理中的作用。

1 医用耗材二级库信息系统设计流程（图1）

2 医用耗材二级库信息系统模块与业务功能（图2）

图2 二级库医疗信息系统模块与功能

3 医用耗材二级库信息系统特点

华西口腔医院应用的医用耗材二级库信息系统分为发放管理、领退管理、库存管理、新材料管理4个模块，一般由科室材料管理员操作，负责对科室及医生日常申领的材料进行审核、确认和发放；对库存不足的材料，向一级库房提出申请；对临床需要的新材料的使用提出申购，并定期对科室的库存进行盘点、月结等统计管理工作。

该系统由供应室、麻醉科、手术室（含门诊小手术室）、病区(门诊) 护士站、ICU等科室独立操作管理，在使用流程中能更明确反映每一件材料的来源、去向，使科室更好地掌握医用耗材的补充数量和时间，方便负责人动态了解本科室物资的申领和消耗情况，为加强科室成本管理提供基础数据。华西口腔医院以推进全成本核算工作为契机，对全院的物资领用部门和核算单元进行了全面梳理，重申了物资申购、请领的流程。在系统设计时采用了“授权人员网上请领，设备物资保障部网上接收请领单并审核确认，最后填写实领数量出库单，发放至部门、接收科室确认签字后，设备物资保障部记账”的方式实现医用耗材的领用发放管理。

4 医用耗材二级库信息系统成本控制途径

4.1 努力实现零库存

科室负责人根据科室内医用耗材临床使用情况，定期对拟购耗材做预期使用量估计，在二级库信息系统中填写网上请购单，由护士长审核确认后，进行材料发放或请购。设备物资保障部再对科室需要请购的新材料进行审核、确认，然后提交至医院审计监督组和财务科，对需要申购的新材料进行价格对比和审计。借助医用耗材二级库信息系统更贴近临床各科室实际使用的特性，通过分散、下发权限，实现多方监督，优化耗材采购流程的同时有效降低成本。

设备物资保障部对各科室耗材请领总量进行定额管理，在二级库信息系统中设定相应的领用上限，实行周期动态调整，科室间灵活调拨原则，并将定额指标的完成情况纳入科室绩效考核标准中，以此增强科室人员的成本控制意识。设备物资保障部则通过拉动式供货、供应商管理库存（VMI）供货、多批次小批量供货、直送供货和同步供货等先进物流模式压缩医用耗材的中间库存, 努力实现零库存[4]。

4.2 优化材料管理模式有效降低库存成本

4.2.1 利用ABC材料分类管理法，实现资源优化配置

ABC分类法是根据事物在技术或经济方面的主要特征，对其进行分类排队，分清重点和一般，从而有区别地确定管理方式的一种分析方法[5]。在医用耗材二级库信息系统中，对医用耗材按照单价和用量、常规供应和特殊使用等特性进行分类管理，设置各种材料流转管理模块。其基本步骤如下：① 提取信息系统中每种耗材采购金额，按从大到小的顺序排序；② 计算每种材料的累计采购金额、各自累计采购金额占总采购金额的百分比；③ 根据累计采购金额占总采购金额的百分比把库存划分为A、B、C三类，在二级库信息系统中分模块管理，明确管理重点和要害，使资源得到优化配置。

4.2.2 采用查询统计分析法，加强库存动态管理

在二级库信息系统中增设医用耗材的数据查询统计功能模块，对耗材出库后的领用、消耗情况进行全程跟踪，对科室内的库存进行实时盘存、盈亏、月结等统计工作：① 定期对科室内各位医生耗材消耗情况进行横向和纵向的统计分析；② 对科室耗材消耗情况进行月度、季度、年度统计分析；③ 对科室当期耗材使用量做预期估计，编制请购计划，由设备物资保障部核准备案，作为采购计划的参考标准。

4.2.3 运用工作预警管理法，实现耗材库存自主监测

在二级库信息系统中增设工作预警管理功能，利用开放式可自定义的预警机制在材料管理人员登录系统时，能够以提示窗口的形式自动生成可视化的工作进度条，直观地呈现出相关工作进度，从而指导科室正确合理的使用医用耗材[6]。该预警功能能够自主监测科室内医用耗材异常使用的情况，并对二级库内各种材料的库存量进行实时监控，方便材料管理员及时对库存做出调整，缩短耗材库存时间，实现医用耗材管理的“动态平衡”。一般情况下，二级库信息系统中的工作预警功能模块可从库存控制和效期管理两方面设置：① 依据科室临床使用情况，对医用耗材的库存量设置上下限，当库存低于或超出限量阈值，系统能够自动弹跳出预警提示窗口，对材料管理人员进行提示；② 设置有效期的预警提示时间，指导材料管理人员对库存中临近有效期的耗材进行管理。一般将预警提醒时间设置到距离有效期3个月之前。通过建立工作预警模块功能，方便材料管理人员对库存进行动态管理，节约时间成本的同时，提高人员工作效率，有效降低物资管理成本。

5 讨论

5.1 目前医用耗材二级库信息系统存在的不足

目前的耗材信息管理系统，只能对耗材出、入库信息进行简单的数据统计，而对于效益分析、成本核算、定额管理、决策信息提供等功能模块有待进一步开发[7]；材料管理人员对信息系统中查询统计功能等模块应用技术操作不熟练，统计工作量大的问题实际上并没有根本解决；一级库和二级库信息系统中数据的实时共享以及统计应用能力较低，仍无法自动生成科室成本核算报表；医院对耗材分类和编码方式多样，多数材料直接依据供应商提供的编码进行管理，缺乏统一规范的标准，增加耗材分类管理的难度；二级库信息系统尚无法与HIS、财务管理系统、成本管理系统实现数据的同步分享，对离开二级库房的医用耗材的消耗情况尚无法进行患者定位的全程跟踪，信息“孤岛”现象仍较普遍。

5.2 未来发展的方向

二级库信息系统应该是一套完善的物资管理系统软件，其发展模式应能够与药品库房管理信息系统实现同步，能够与HIS、财务管理系统、成本管理系统相连接，采用患者使用后，二级库信息系统库存自动减少的方式，对耗材消耗情况进行全程跟踪。对需要付费使用的材料，HIS的材料收费功能能同步结转医用耗材管理系统中的材料消耗，同时，医用耗材管理系统的数据能够及时反馈到会计核算系统与成本管理系统；对不需要付费使用的材料，医院能够按照材料的分类和编码对其进行“超市式”条码设置，将耗材库存数据与患者的实际使用关联，避免一级库信息系统对出库后材料的管理盲区造成的浪费与流失，保证医院全成本核算各种数据的有效性和实时性，提高数据分析的准确性和共享性[8]，为医院推行全成本管理奠定基础。

通过建立医用耗材二级库信息系统，对各科室耗材使用进行科学管理和成本控制，达到全员管理、共同控制支出的目的，进而有效降低医疗服务成本，实现社会经济效益最大化。

[1] 汤黎明,戚仕涛．医院医用耗材(库房)管理技术规范探讨-医院医学工程科技管理规范专题五[J]．医疗卫生装备,2009,7(30):94-96．

[2] 张殷雷,张金宁,杨乙丰．医院设备物资管理系统的探讨[J]．中国医疗器械信息,2009,15(1):68-77．

[3] 刘莉．医院高值耗材的成本核算和科学管理[J]．市场论坛,

2013,(3):45-46．

[4] 汪永莲,张凤勤,张超群．ABC分类法与耗材库存管理[J]．中国医疗设备,2013,28(11):104-106．

[5] 伍宇空,朱烨．ABC分类法在医院物资管理中的应用探讨[J]．中国卫生经济,2008,27(7):49-50．

[6] 刘芳菲,张爱军．医院物资管理需建立二级库房管理系统[J]．科技与企业,2012,(7):54-56．

[7] 姚金芳,钱建国,鲍龙宝．医用材料信息管理系统的开发与研究[A]．第四届上海市医学会临床医学工程学会学术论坛[C]:135-140．

[8] 娄海芳,王志康．医用耗材ERP供应链管理模式的研究与探讨[A]．2011-2011年浙江省医学会医学工程学分会第九届学术年会[C]．

Discussion on Function of Medical Consumables Secondary Warehouse Information System in Medical Cost Control

XIE Xiao-ping1a, LUO Yun2, YAN Bin2, WANG Jia-lei1b, XIONG Ke2
1.a.West China School of Public Health; b.Department of Information and Electrical Engineering, Sichuan University, Chengdu Sichuan 610041, China; 2.State Key Laboratory of Oral Diseases, West China Hospital of Stomatology Sichuan University, Chengdu Sichuan 610041, China

ObjectiveTo discuss the effect of medical consumables secondary warehouse information system in medical cost control.MethodsCombined with the design process, system modules and business functions of medical secondary warehouse information system, methods of controlling medical cost as well as specif i c operation procedure and specif i cation were explored from the perspectives of management theory and operation technique.ResultsThe control of medical cost can be realized with the methods of ABC classification management, query statistics analysis, quota management, early warning work management, and with the add of corresponding function modules.ConclusionWith the application of secondary warehouse information system, hospitals not only can achieve more economic and social benef i ts, but also can improve management level and decrease medical cost.

medical consumables; secondary warehouse; medical cost control; hospital information system

R197.39；F274

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.07.028

1674-1633(2014)07-0079-03

2014-01-02

2014-03-24

四川省科技厅科技支撑项目（2013GZ0023）。

本文作者：谢小萍，研究生,研究方向:卫生经济。

熊尅，助理研究员，从事设备物资管理工作。

作者邮箱：pxx．cecilia@foxmail．com