优化病案复印流程的思考

胡桂兴

病案的最大价值在于它的利用。病案作为记载整个医疗、护理过程的重要资料 ,不仅体现了医疗质量、管理水平和医护人员的业务素质,同时也是临床教学、科研、医院信息管理不可缺少的宝贵资料 ,也是医疗保险赔偿、疾病和伤残事故鉴定以及事故处理的重要法律依据[1]。我国2002年9月1日开始实施的《医疗事故处理条例》中第十条明确规定，患者有权复印或复制病历资料。因此对病案复印的需求逐渐增多，并出现了一系列问题。如何满足社会需求，提高病案复印水平和服务质量。本文就如何优化病案复印流程作了一些探讨，现报道如下。

1 资料与方法

1.1 申请病案复印所需有效证件复印的改进 以往笔者只是将其有效证件复印作为留底备案用。现在加以改进。用一条小纸片打印上“此证件仅供复印病案用”，在复印有效证件时，紧挨着需要复印者的相片旁，一起复印。

1.2 改进方法 我们以调查问卷的方式（单选题：必要、不确定、不必要），由工作人员向调查对象说明调查目的，征得同意后发放问卷。问卷回收后作资料统计。问卷向患者发出150 份，回收137 份，回收率91.3%；向患者家属发出150 份，回收142 份，回收率94.7%。

1.2.1 优化病案复印流程[3-5]前提条件是先要将数字化后的病案按照一定的索引在电脑上归档，索引要简单清楚，便于查找，并将其在多台电脑保存，由专人管理。

1.2.2 接收复印申请 安排专人在前台负责审核复印申请及核查有效证件、协助患者填表、查询病案是否归档在病案室，对于病案已在病案室电脑上归档的，按优化病案复印流程。如发现没有进行数字化的病案，仍按一般流程，即用人工查找病案进行复印。

1.2.3 查找病案 前台接受复印申请后，由专人在电脑上查找病案，根据复印申请要求打印病案。

1.2.4 打印病案的交付 由上一流程人员将打印好的病案按序交付前台。前台接待人员再次对复印的内容进行审核，防止出现遗漏或不应该提供的内容。完成上述流程后，负责人员加盖复印专用章。交付给需要复印病案者。

1.3 从接受申请到病案交付的时间的统计 笔者随机抽取了需要复印的病案600 份，尾数为基数者，为A组：使用优化病案复印流程，共317 份病历。尾数为偶数者，为B组：使用人工查找病案流程，共283 份。

1.4 统计学方法 所有数据采用SPPS 11.5 统计学软件进行处理，调查资料分析，采用频数、百分比，组间比较用t检验，P＜0.05 为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 申请病案复印所需有效证件复印的改进，认为必要者占92.1%，不确定者占4.3%，不必要者占3.6%（见表1）。

表1 复印所需有效证件改进调查结果[n(%)]

2.2 两组从接受申请到病案交付时间比较(见表2)。

表2 两组从接受申请到病案交付的时间比较（±s）

表2 两组从接受申请到病案交付的时间比较（±s）

组别 病历份数 病案交付平均时间（min） P值A组 317 5.2±0.55 <0.01 B组 283 10.7±0.84

3 讨论

随着医疗体质改革的不断深化，对病案档案管理工作的要求越来越高。病案管理是医院档案管理中的核心内容，它关系到广大医患人员的切身利益，同时也影响着医院医疗事业的研究和发展，因此病案管理工作是否到位能够确切的体现出一家医院的整体管理水平的高低和社会形象的好坏[2]。为了优化病案复印的流程，我们进行了一些改革和尝试。深受需求复印者的欢迎，也大大地减轻了我们的解释工作。如以往我们只是将其有效证件复印作为留底备案用。现在加以改进。用一条小纸片打印上“此证件仅供复印病案用”，在复印有效证件时，紧挨着需要复印者的相片旁，一起复印。这样对保护需求复印者的隐私很有必要，也让其放心。调查显示92.1%的人，认为此举是必要的。说明我们的工作能做到站在客人的角度上看问题。服务理念的观念，做到“人性化”就是要从身边的一些不起眼的事做起。但其发挥的功效是很大的。优化病案复印流程的必要性可从以下几方面浅述。

3.1 社会对病案再利用的需求增加 病案是医药卫生科技档案，是国家档案的重要组成部分，也是处理医疗纠纷、工伤鉴定、评残、处理交通事故、人身伤害的重要法律依据，其应用价值日益提高，病案复印成为病案信息在其他领域利用的重要途径之一，病案复印率越来越高，病案复印人员的工作量急剧加大，继续应用原有流程及模式进行复印工作出现的矛盾和问题日益突出，因此优化病案复印流程具有重要意义。

3.2 病案原件的损害较多 病案复印次数的不断增多，对病案原件的损害不可避免。近几年病历复印次数呈明显上升趋势，复印的内容由少到多，逐渐增广，以复印检查、检验及医嘱较多。复印者包括单位和个人：有保险公司，有了解病情；农村合作医疗；医疗纠纷鉴定，司法调查等；有转诊继续求医，单位医疗费用报销等。诸多方面的复印，势必造成病案资料的损害和原始数据的丢失。其中包括复印机的高热对病案资料的损害，复印机的强光对病案资料的损害及人工多次查阅对病案的损害。

3.3 病案存储空间不足 由于医院现有的条件，本科室病案存储空间不足明显不足。大量珍贵的历史病案被打捆囤积失去了利用价值,“老鼠啃、虫子咬”,部分纸张病案原件受到破坏。因此优化病案复印流程，保护好病案，使病案充分发挥其应有的价值，是医院加强管理不可忽视的重要方面。

3.4 病案原件丢失或未能及时归还 由于临床医师工作繁忙需要利用业余时间翻阅病案撰写科研论文，需要大批量借阅病案，但却因保管不善造成病案遗失；另外，由于种种原因，导致病案不能及时归还[6]。每当患者或机构需要复印病案时，就找不到病案，引发医患不满和纠纷。

3.5 病案查找困难 近年来，本院出院患者逐渐增多，而存放病案的空间并没有相应增加，导致病案的堆积现象严重，复印人员在查找患者病案时常需花费较多的时间。这就需要复印的患者较长时间等待，引发他们的不满情绪，降低了对医院的满意度。

优化病案复印流程，就可以解决以上的矛盾和杜绝以上的不良事件的发生。可增加科室的信用度，扩大医院的影响力，减少客人的猜疑和由此带来的不必要纠纷，从而提高患者满意度。本调查表明，使用优化病案复印流程，与用人工查找病案进行复印相比较，可以大大地缩短从接受申请到病案交付的时间。同时，减轻科室员工的工作量，极大地提高了我们工作的积极性。达到“患者满意，我们欢心”这一双赢的目的。

总之，随着医疗改革的不断深入，社会各方面对病案信息资料的需求会不断加大。“以患者为中心”始终是医院服务于患者的核心理念，不断优化流程，提高服务质量是医院不懈的追求。并且随着信息技术的高度发展，数字化病案复印系统的建立，是现阶段医院病案管理最理想的管理措施，该系统的建立加快了医院数字化建设的步伐,是一种实用、有效、科学的病案管理方式[7]。通过优化复印流程不仅能够有效缩短患者复印病案时间，提高服务水平及患者满意度，而且能够加强病案人员团队合作精神，大大提高工作效率，提高病案复印服务质量。

[1]董凡秀.从法律角度完善病案管理[J].中国病案，2012，13（3）：17-18.

[2]王丽玲，徐海英，曾茂红.浅谈医院病案管理系统化、规范化、科学化[J].心理医生杂志，2012（3）:402-403.

[3]曹轶，王秉康，刘敏.数字化病案管理系统的应用与实践[J].中国病案，2009，10（1）：34-35.

[4]曾清华，徐翔，张海啸.复印中存在问题及解决方法[J].中国病案，2008，9（10）：5.

[5]方孝梅，沈太燕，明星辰.病案复印流程优化探讨[J].中国病案，2011，12（12）：6-7.

[6]王瑛霞.病案借阅中存在重要问题及其对策[J].中国病案，2012，13（3）：13-14.

[7]倪兴荣.信息时代病案统计的新举措[J].中国医院统计，2012，19（3）：231-232.