浅析煤炭企业档案管理

曹红翠

摘 要：21世纪是知识经济的时代，各种信息多元化，各类企业的档案管理工作也发生了很大的变化，煤炭企业亦是如此。本文首先介绍了档案管理的概念，其次介绍了煤炭企业档案管理的意义，然后分析了煤炭企业档案管理存在的问题，最后提出了相应的对策。

关键词：煤炭企业；档案管理；问题；对策

引言：煤炭企业档案是企业在发展过程中形成重要信息资源，是企业各项工作活动的重要组成部分，对传承企业文化、经济利益、合法权利及全面发展具有不可替代的作用。煤炭企业档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地為煤炭企业安全管理服务，为生产经营服务，为全面建设和谐煤炭企业服务。

一、档案管理的含义

档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。企业档案是在企业活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的信息材料——包括文字、图表、影片、照片、录音带、录像带、光盘等，是“企业在各项活动中形成的全部档案的总和”。企业档案，一方面它记述和反映了企业文化建设的历史，可为新时期企业文化建设提供借鉴和依据；另一方面，对它加强管理的本身就是企业文化建设的重要组成部分。企业档案应当、且已经在企业文化建设中发挥出了越来越重要的作用。

二、煤炭企业档案管理的意义

档案管理工作是促进企业发展的必然要求，建立科学规范的档案管理体系，可衡量企业业绩与管理水平状态。在煤炭企业的档案中，记录了整个企业的发展历史及经营成果，对研究煤炭企业的科学发展状况及经营业绩水平提供了资料，是实现企业科学分析、合理发展的基础。只有做好了煤炭企业的档案管理工作，一方面，可加快管理者对企业发展的整体认识，及时根据生产经营状况调整战略规划，为生产经营提供重要决策；另一方面，利于社会各方面了解企业经营成果状况，促进与社会各方面的合作交流。可见，做好新时期煤炭企业档案管理工作，对提高企业市场竞争力，促进社会经济发展具有重要意义。具体意义如下：

1.有利于企业做出正确决策：煤炭企业的经营管理和安全生产关键取决于决策的制定，只有加强煤炭企业的档案管理，才能为煤炭企业的发展提供真实有效的信息，才能准确分析和评估煤炭企业当前的状况，从而实事求是的为煤炭企业做出科学合理的决策。真正使决策和各项管理措施促进煤炭企业的发展壮大。

2.有利于对事故救援工作的开展：在井下几百米往往会发生煤矿事故，由于井下情况复杂，实施难度大，事故发生后如果没有详细的档案材料，就很难了解井下的基本情况，更难以进行及时、准确地制定救援方案，从而影响被困人员位置的确定和必需品的输送。

3.有利于煤炭企业合法权利的维护：煤炭企业的实物档案是当时、当地和当事人在工作中形成的原始记录，是开展各项工作的第一手资料，能够保护企业员工的合法权益。当出现诸如塌陷赔偿、土地征用等问题时，煤炭企业就可以利用它来维护自己的合法权益。

三、现状及存在问题

1.企业档案管理意识淡薄：在企业的档案管理过程中，无论是文章的起草、打印，还是文章的及时归案方面都存在着很大的问题。如有人在起草档案使用圆珠笔写而不是用钢笔，有的单位用针式打印机打印存档，这些都会影响档案质量；还有的管理人员不按规定移交存档，影响档案的完整性。对此我们应该在公司内部开展宣传档案管理意识的活动，宣传学习档案法，把档案管理纳入企业的规划过程中。增强专业人员的档案管理意识和业务水平，充分发挥其主观能动性，做好分内工作，以优质的服务取得企业领导的重视，树立良好的职业形象，从而提升档案管理在企业中的地位。

2.档案管理工作不规范：当前，我国煤炭企业的档案管理工作主要存在卷宗编制内容不完整、体制不规范、缺乏必要的管理工具等问题。一些企业出于使用方便，将原本应该集中保管的资料分散管理，使用档案的人员不能及时归还档案，造成档案的内容不健全、材料不完整，严重影响档案管理与使用质量。

3.队伍建设亟需创新。随着知识经济的发展，煤炭企业面临的市场竞争实际上就是人才竞争。在档案管理工作中，人才也是智力资料的重要载体。因此，加快档案人才队伍建设，实现知识型人才战略，是加快企业档案管理创新与发展的关键。

四、提高煤炭企业档案管理工作的对策

1.更新观念意识：首先，观念更新是实践更新的前提条件。煤炭企业档案工作不能拘泥于旧的管理模式之中，要意识到一切事物经过一段时间之后，都会随着客观形势的变化而变化，要跟；其次，各级领导干部和档案管理工作人员要树立起解放思想、实事求是意识。在具体工作当中，把档案管理工作重点放在煤炭企业发展对档案的需求上来，使企业档案作为一种信息资源来发挥重要作用。

2.完善档案管理工作：建立起一套与市场经济相适应的档案管理工作体系，强化领导责任和岗位责任，促进企业领导对档案工作真正重视起来，并给予支持，使档案工作从上到下形成一种档案管理工作链，使档案工作责任真正落到实处。同时，建立起一套与企业自身相适应的科学、完整的档案管理责任制度，确保文件材料从形成到收集、整理、归档、保存、利用的程序化。如果责任不明确，条块管理各行其是，不重视资源的收集，势必造成档案的散失，就会给企业造成不必要的损失。

3.档案管理人员工作能力及素质的培养：档案管理工作是一项业务性很强的工作，具有较强的专业性和延续性，档案管理人员综合素质的高低也直接影响着档案管理工作的好坏，因为档案管理工作是由档案、必要的物质条件和专业人员三个要素组成的，人是做好档案工作的首要前提，也是其中最主要、最活跃的因素。

4.对煤炭企业的档案服务进行创新：现在煤炭企业所提供的档案种类越来越多，如文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。因此要转变传统的档案服务方式，要增强和提高档案服务的主动性、针对性、和及时性。

结束语：煤炭企业档案管理是煤炭企业的基础性工作，是煤炭企业良性运行和协调发展的保证。在新形势下，很多煤炭企业的档案管理工作不能适应新形势的需要，因此也严重影响了整个煤炭企业的发展，所以，未来重视煤炭企业的档案管理不能忽视。