新建高职院校系级行政秘书职业倦怠现象探析

黄加敏

[摘 要]当前，高职院校普遍推行二级管理，向二级系部下放事权，并配置了行政秘书以实现工作对接。随之而来的巨大工作量和压力，加上自身区别于一般行政人员的工作特点使得其成为职业倦怠的高发群体之一。本文试着对新建高职院校系级行政秘书职业倦怠现象产生原因进行分析，并提出相应对策。

[关键词]新建高职院校；系级行政秘书；职业倦怠

[中图分类号]G717.2 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）06 — 0155 — 02

职业倦怠，首先由美国著名心理学家弗普顿伯格于1974年在《职业心理学》杂志上提出，其具体含义为“一种人们在过长的工作时间、过大的工作量、过高的工作强度的情形下产生的一种疲惫不堪的生理和心理状态”。职业倦怠是各种社会因素综合作用下的产物，随着社会急速发展，竞争不断加剧，职业倦怠在助人型行业中普遍存在。有研究表明，职业倦怠的高发人群主要为：公务员、心理咨询师、教师、新闻工作者、警察、医务人员等。

新建高职院校由于成立时间不长，缺乏时间的沉淀，内部组织架构、管理制度并不十分完善，事、权、责的厘定还不够清晰。在完成一个人才培养周期后，从规模扩张转向内涵发展的跨越式发展时，学院的领导层发展目光逐渐瞄准到如何提高教育教学质量和办学效益上，在制度建构方面，积极推进二级管理，下移管理重心，调动以系部为单位的二级部门办学的积极性。为了实现学院层面和二级部門管理工作的顺利衔接，几乎所有二级部门都设置了行政秘书这一岗位。院系二级管理模式的推行，事权的下放，不仅意味着行政秘书的工作量和压力的大幅增加，而行政秘书自身区别于一般行政管理人员的工作特点使得行政秘书也成为职业倦怠高发的群体之一。本文试就新建高职院校系级行政秘书职业倦怠的产生诱因和消除对策进行探析。

一、新建高职院校系级行政秘书职业倦怠产生诱因

1.基于角色定位产生的职业倦怠

行政秘书处在系级管理链条中的中间节点，对上既是系领导的助手和参谋，向下又是联系师生、服务师生的桥梁，是保证系级行政工作正常运行的基础。同时系级行政秘书作为高校行政管理体系的一个关键节点，处于学院整个行政管理体系最基层的位置，向上还要与学院众多行政部门进行工作对接。正因为如此角色定位，系级行政秘书往往是一个人对应众多服务对象，压力之大可想而知。

2.基于工作性质产生的职业倦怠

行政秘书是典型的助人型职业，对内不仅要为本系众多师生服务，对外还要与学院众多行政部门对接，这样必然要求行政秘书日常需要花费大量的时间和精力用于各种人际关系的沟通交流。和教师、学生打交道，每个人性格要求都不一样，人际关系非常复杂。既要服务好每一个服务对象，又要保质保量地完成系领导的工作安排，保证各项工作有条不紊进行，难度很大，相应地工作压力也很大。

3.基于工作内容产生的职业倦怠

行政管理工作大多属于单调、琐碎的事务性工作，而且程序化、重复化程度较高，从业人员往往很快就会失去对工作的新鲜感和热忱。基本所有系级行政秘书均负责除教学外的一切事务，从起草文件到下达通知，从收发文件到归档资料，从采购申报到资产管理，从财务报销到申请预算，从沟通上下到对外联系，事无巨细都需要行政秘书一一认真办理，稍有处理不当甚至影响到系部日常事务工作的顺利开展。

4.基于考核机制产生的职业倦怠

新建地方公办高职院校对教职工的考核仍遵照事业单位工作人员考核机制，并根据自身实际，将全体教职工分为教学和行政两大类，按照不同的工作性质和内容对德、能、勤、绩四个标准划定了细则来进行实际操作。考核中采取打分制评定等次，主要由部门人员互评、部门领导评分两部分组成，其中互评占70%，领导评分占30%。这样的做法看似公平，实则不然。互评部门虽占70%，但部门中每个人对其他人打分后（包括给自己打分），该部分分数还需经过加权平均才能最终算出来，对优秀等次的影响不超过0.5～1分的误差。领导评分则不同，许多新建高职院校的二级系部通常只设一到两个负责人，领导的是否重视，是否准确区分并科学地对不同人员工作实绩进行评定对最终考核结果影响具有决定性的影响。如果系级行政秘书工作得不到部门领导的重视和合理评价，必然对其工作热情产生消极影响，干不干一个样，干得好或不好差不多，长此以往自然会挫伤个人的积极性，进而对本职工作产生厌倦感。

5.基于管理层意识产生的职业倦怠

在很长一段时间内，“重科教、轻管理”一直是众多高校盛行的管理思路。对于大部分新建高职院校来说，如何在同类高职院校中冲出重围，在激烈的竞争中突出自己的特色，走出自己的发展道路显得尤其迫切。所以他们不惜花大力气，下重血本加强硬件建设，引进大量先进设备，建设先进的实验实训室；引入一批高学历、高素质的名师，积极提升自身科研实力；与专业相关的企业行业龙头实行校企合作，想方设法提升本校毕业生就业率等等。正是在这种管理思路的指导下，高职院校在政策扶持、资源配置、职务评聘、薪酬分配、进修深造、激励机制等方面不约而同地向教学和科研倾斜，向专任教师倾斜。行政人员尤其是系级行政秘书进修深造机会少，职称评定难，专业技能难以得到提升。这种低人一等的状态极大地挫伤了行政秘书的积极性和追求平等的愿望，使得他们对自己的职业丧失认同感，亦难以取得工作成就感，时间一长，职业倦怠油然而生。

6.基于个体差异产生的职业倦怠

由于个人性格、阅历、能力、心理承受能力的不同，即便是同一岗位，产生的职业倦怠的严重程度都存在着差异。性格外向、阅历丰富、能力较强、挫折承受能力强的人在面对单一、枯燥的工作内容及复杂的人际关系时总能较好的调整自身心态，转换思维，运用个人能力解决问题，消除倦怠感。相反，缺乏自信、性格内向、怯懦、抗压能力弱的人在繁乱的工作状态和工作环境下更容易受到职业倦怠的影响。

二、 新建高职院校系级行政秘书职业倦怠的消除对策

从上文的分析可知，职业倦怠的产生既与客观因素有关，同时又与个人主观条件有着密不可分的关系。笔者根据上文分析的职业倦怠产生的原因有针对性的提出几点消除职业倦怠的对策：

1.转变管理观念。教学、科研、行政是驱动高职院校发展的三匹马车，缺一不可。高职院校，尤其是新建高职院校更应在深化本校内涵发展的高度上改变长期以来形成的重教学科研、轻管理的观念，承认行政管理工作的重要地位，肯定处于行政管理最基层的系级行政秘书的工作，在职称评聘、薪酬待遇、进修培训、激励机制等方面给予一定的扶持，增强系级行政秘书对本职工作的认同感。

2.创造和谐氛围。由于工作岗位的特点，系级行政秘书需要跟各式各样的部门和人员打交道，人际关系较为复杂。能否建立一个和谐的人际关系网络对于系级行政管理工作的畅顺开展具有十分重要的意义，新建高职院校应创造有利条件，通过亲身体验、座谈会、网路论坛等多种方式增进教学、科研人员和行政人员的沟通流通，让其他人员能够明白行政人员，尤其是基层行政秘书工作的种种难处，并给予充分的理解和认同，创造和谐的工作氛围，避免职业倦怠的情形产生。

3.加强人文关怀。新建高职学院的管理层应从预防和疏导职业倦怠的高度出发，加强对包括系级行政秘书在内的全体教职工的人文关怀，如通过定期举办相关讲座，普及职业倦怠的相关知识和解决办法，鼓励教职工根据自身实际情况参加并从中获益；举办各种团体活动，创造一个相互交流的机会，帮助教职工释放内心负面情绪，从而以更饱满的精神状态投入到繁重的工作中；还可以以学院工会为牵头成立预防职业倦怠工作委员会，配置心理健康专业指导人员，对已产生职业倦怠的教职工进行心理疏导。

4.建立科学考核机制。科学的考核机制不仅仅是便于操作的，更应该是合理的、准确地反映相同岗位的每个人的工作实绩。以时下盛行的年度考核为例，可以在原来的基础上加以改进：一是对不同部门、不同岗位进行科学的考察和详尽的分析，分门别类地给每一个类别的岗位确定一套考核评价指标；二是多运用定量化的考核辦法，在德、能、勤、绩等大指标下根据岗位内容设置更细化的考核指标，并组织相关专家和领导考核小组确定各级指标的分值和权重；三是参与评分的对象尽可能囊括工作岗位涉及的对象或人员，并且尽量避免同一类别人员打分出现“一人独大”的现象；四是加大考核结果的区分度，在“优秀、合格、基本合格、不合格”每个考核档次内部增设“甲乙丙丁”或“ABCD”四个层次，表示同一档次内工作状态与效果的依次递减。

5.创新职业发展机制。当前高职院校系级行政秘书的职业发展机制相当不健全，在职称评定方面只能走高教研究员系列，对转教师系列的限制相当严格；在职务评聘方面更是缺少像学院其他行政部门人员那样的向上流动渠道。一眼望到头的职业发展道路最终只会加剧职业倦怠的严重程度。为了解决该问题，创新行政秘书的职业发展机制，可以将行政秘书和其他行政部门人员放在同等高度，建立完善的轮岗与升迁制度，研究开辟除行政管理系列外的技术职务系列或实职领导岗位等的职业发展机制，鼓励和指导系级行政秘书设计个人的职业生涯。

6.提高个人承受能力。一是加强行政秘书岗位技能培训，定期安排业务进修或鼓励个人自行参与培训，给予一定的政策和经费支持，提高专业知识和业务能力，更好地解决工作中遇到的问题；二是增强个体自身的心理调适能力，尝试培养广泛的兴趣爱好，以此缓解工作的单调和枯燥；三是多与同事、朋友进行交往，加强互信，建立良好的人际关系，释放工作压力。

三、 结束语

作为二级院系与学院行政管理工作的交接点和二级院系行政管理工作的具体执行者，二级行政秘书是实现系级行政管理功能的重要保障，其精神状态及工作水平如何将在一定程度上影响系级行政管理工作的实施质量。因此，我们要转变观念，承认和肯定二级行政秘书工作的重要性，关注他们的心理状态和发展渴求，帮助他们消除职业倦怠，增强职业认同感。

〔参 考 文 献〕

〔1〕王娓娓. 高职院校行政管理人员职业倦怠的成因分析及消除对策 〔J〕 . 文教资料，2009，（09）：237～239.

〔2〕黄剑青. 高校行政管理人员激励探析：困境与出路 〔J〕 . 当代教育论坛，2007，（06）：24～26.

〔3〕刘敏. 高校行政管理人员职业倦怠现象探析 〔J〕 . 甘肃高师学报，2010，（05）：106～108.

〔4〕周萍. 高职院校行政人员职业倦怠的诱因及缓解对策 〔J〕 . 无锡商业职业技术学院学报，2010，（12）：49～50.

〔责任编辑：侯庆海〕