谈农机科研档案的现代化管理

赵汀

[摘 要]农机科研档案是现代科研管理工作的重要组成部分，做好农机科研档案管理工作就要实现档案管理现代化。本文阐述了现代农机科研档案的内容和特点，以及管理农机科研档案的内涵和作用，深入的研究了如何进行农机科研单位的现代化档案建立、管理及应用，全面系统的总结了一套科学的、全面的、系统的、切实可行的农机科研档案的现代化管理规程。

[关键词]农机；科研档案；现代化管理

[中图分类号]G271[文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）06 — 0174 — 02

一、农机科研档案的内容和特点

农机科研档案是现代科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节。科研课题管理、科研成果管理、科技人才管理、科研仪器管理、科研统计管理，都与档案管理有着密不可分的联系。建立完整的农机科研档案是科研管理规范化、科学化、信息化的重要标志，而农机科研档案的科学化、规范化管理直接影响农机科研管理工作效率的提高。

农机科研档案是在农机科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、计算机软件数据、声像等各种形式的文献资料。农机科研档案是开展农机科研活动的真实记录，是科研人员知识与智慧的积累，是科研储备的一种形式和重要的信息资源，其本身具有社会性、历史性、确定性和原始记录性等特点。农机科研档案从内容上划分，包括科研准备阶段中科研课题申请书、项目立项文件、经费下达文件、项目合同书、审批文件、任务书、项目计划书等文件；研究实验阶段中的项目实施方案、试验设计书、试验原始数据、实验报告、项目进展报告、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的试验工作总结，科研报告、论文、专著、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报资料及审批材料；科研成果推广应用阶段中的推广应用方案，转让合同，科研成果中间试验计划；科研产品推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。从载体材料上可分为：纸质档案、照片档案、录音录像档案、计算机软盘光盘档案、实物档案等不同形式。

二、农机科研档案的内涵和作用

1.农机科研档案是进行积累科研经验的重要准备。

農机科研发展的延伸，要求有农机科研经验的积累，而积累农机科研经验的最重要形式，就是把农机科研活动经历及其成果真实的记录到农机科研档案中，这就是说，农机科研档案是记录科研思维、科研成果的一种表达和存在形式，它对于促进农业机械现代化具有重要作用。

2.农机科研档案是进行科学研究的佐证材料。

农机科研档案是科学研究不可缺少的佐证和参考材料，农机科研人员在制定科研计划、编写课题任务书时，都必须要进行查新，对过去的农机科研档案中的同类成果，要吸取精华剔除糟粕，借鉴已有的成果，为己所用。要想进行科学研究，就必须大量地阅读和占有可靠的资料，这些都要以完整、准确的农机科研档案作为依据，同时，它还是判定科研成果归属与解决知识产权纠纷的重要依据。因此，农机科研档案不仅是进行农机科研活动的重要佐证材料，还是农机科研活动的必要依据，所以说，农机科研档案同农机科研活动的关系密不可分。

3.农机科研档案是进行学术交流的有力工具。

学术交流是农机科研活动的一项重要内容，农机科研档案既是科研活动的真实记录，又是学术交流的有力工具。随着社会的发展，农村对高端农机产品需求不断加大，产品更新换代不断提速，这就促使农机科技人员要创新研发理念，不断推出符合市场需求的新产品，农机科研人员之间的交流也在不断扩大，国内外同行间的交往不断增多，但即使是信息交流高度发达的今天，农机科研档案作为学术交流工具的作用仍然不可代替。

三、农机科研档案的现代化管理

农机科研档案现代化管理是以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理的系统化、定量化、智能化的需求，充分的调动人的主动性、积极性、和创造性〔1]。建立健全现代化农机科研档案是为农机科研事业发展服务的，多年的实践证明，我省农机科研档案采取的多是传统的手工管理方法或部分电子管理方法，在当今电子信息化形势下产生了一系列问题，档案管理上手段、上水平，实行现代化管理已成为一种必然趋势。因此，实现农机科研档案的现代化管理，才能适应农机科研事业发展的需要。

1.认真查阅各类农机科研档案。

农机是农村发展经济，农民增产增收的重要手段。在整个农业的生产经营、技术装备、田间管理、种子包衣、种植收获、畜牧养殖、土壤改良、农村能源再生利用、农产品加工、运输、及农技推广服务中，农机科研作为一个重要科技系统积累了许多有价值的技术资料， 这些资料是农机科研工作的直接记录，也是重要的科技资源〔2]。

认真查阅各类农机科研档案，是实现农机科研档案分类管理的标准化、规范化的首要工作。黑龙江省畜牧机械化研究所自1961年建所以来，承担国家、省市科研课题182项，获国家专利57项（其中：发明专利8项），为我所科技人员尤其是青年科技人员留下了许多珍贵的农机科研成果和相关各类设计图纸、光盘影像资料及样机、实验设备等物质资产，由于多年来未做全面的清查，未建立计算机管理的电子档案，因而不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要进行认真查阅，除去那些过时的无用的资料，保留适应现代农机发展趋势的资料，才能保证今后在全所实行高效的计算机管理的电子档案。

2.对农机科研资料进行规范化管理。

加强农机科研档案管理的规范化和数字化建没，应制定农机科研档案管理的中长期规划，这是转变目前农机科研档案管理薄弱状况，不断提高农机科研和科研管理水平的有效途径。建立现代化农机科研档案，用现代化手段保存档案，目的就是更好地为社会为农机科技人员提供有效的利用空间。规范化的农机科研档案，能够推动农机科研事业为“三农”服务，为现代化大农业服务，在农机科研事业发展进程中，实现档案管理工作的自身价值，也会实现对农机科研档案管理工作的检验和推动，从而实现档案管理工作助力农业生产机械化和社会主义新农村建设。把农机科研档案这一信息资源变成活的物资财富，还要树立农机科研档案利用的创新意识，把档案利用由静态保管，变为动态利用〔3]。

3.真实录入农机科研档案数据。

农机科研档案的数据录入综合性强，有科研课题立项申报档案、科研课题执行计划档案、科研成果鉴定档案、科研成果各类奖项申报档案、科研成果国家专利申报档案、各类科研成果图纸、农机科研成果推广、转让档案、技术服务档案、科技人员专用研究工具设备档案、实验室各类仪器设备档案、农机科研成果中试加工设备档案等等几大门类。档案管理人员要按照农机科研不同研究方向产生的各类档案和各类技术资料档案进行分类、整理、加工、鉴定、立卷，使之成为有参考利用价值的科技信息资源。档案工作人员既要熟悉档案业务又要熟悉农机科研专业知识，还要深刻领会和掌握农机科研行业标准，树立高度的工作责任心，真实做好档案数据的录入工作，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平。 农机科研档案人员肩负着为“三农”服务，为现代化大农业助力的历史职责，有义务将经手的所有档案资料运用计算机进行管理，建立完善电子档案，丰富科技信息资源，推动农机科研事业发展。

4.对农机科研成果进行规范化分类。

农机科研档案管理应具有系统性、完整性、规范性、安全性、时效性和真实性。标准化、规范化既是对农机科研档案科学管理的一种控制手段，又是管理的基础，是提高农机科研档案管理水平的必由之路，也是实现农机科研档案管理现代化的前提。我们要在农机科研单位推行档案标准化管理，就是要在搞好调查研究和科学分析的基础上，建立起符合农机科研档案工作规律和特点的档案标准化管理制度，使档案管理各項工作环节按一定的标准来进行。对农机科研档案工作的技术、方法和设备在一定的原则下进行规范，对农机科研成果按照行业标准进行分类，共分大类、小类和品目三个层次。其中大类分以下十四种：耕整地机械、种植施肥机械、田间管理机械、收获机械、农产品初加工机械、农用搬运机械、排灌机械、畜牧水产养殖机械、动力机械、农村可再生能源利用机械、农田基本建设机械、设施农业机械和其他机械。小类和品名在在大类的基础上再进行细分。这样分类进行计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要，从而达到标准化和规范化管理〔4〕。

5.对农机科研档案进行科学整理和命名。

农机科研档案必须经过科学的整理和编目，才能系统化、条理化，才能揭示农机科研档案的内容，为提供利用创造条件。如果农机档案整理得比较粗糙，没有规范农机科研档案的标题或命名不科学，组卷过大以及案卷题目不能揭示卷内文件内容，造成部分档案有目难查，使不少有重要价值的档案被埋没，这就给农机科研档案利用工作带来极大的不便，档案管理人员只能凭经验扩大查档范围。其结果既加大了查阅者的工作量，又浪费了利用者的宝贵时间，更重要的是许多本该提供利用的档案因此而未能被利用，体现不出科研为社会服务，为经济建设服务的理念。传统的农机科研档案管理模式中，科研成果、档案资料作为信息实体被单独保存着，各个档案信息资源都是相互独立的，既没有按照农机行业相关标准命名，也没有体现出农机行业特点，不利于分析、使用。而建立农机科研资源信息库，通过电子档案数据中心把农机科研档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，通过准确查询农机科研成果分类号或者相关农业机械的全称，进行检索，从而保证了所查询资料的准确率。

运用计算机对农机科研档案进行现代化管理，不但具有快速进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录等优点，同时计算机还具有判别、诊断、筛选、鉴定等功能，关键是转变了农机科研档案工作人员以往的工作观念。可以说，运用计算机进行档案管理是农机科研档案管理上的一大飞跃，实现农机科研档案管理现代化，须加速实现科研单位档案工作人员素质现代化，如果科研单位档案人员没有现代化意识，就会影响农机科研档案管理现代化的进程。农机科研档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，农机科研档案事业才能不断兴旺发达。农机科研档案管理在农业机械化和现代化大农业中起着提供信息、推动发展的作用。所以，农机科研档案工作者要熟练运用计算机做好科研资料的收集、整理、鉴定、归档工作，提高农机科研档案资源的开发利用效率，让适应农村经济发展的科研新成果尽快转化为生产力，为农民增产增收做出更大的贡献。

〔参 考 文 献〕

〔1〕 张红梅.浅谈档案现代化管理〔J〕.档案管理.2011，（05）.

〔2〕 郝丽娟.浅述科技档案在农机化工作中的作用〔J〕.农村牧区机械化.1996，（02）：35

〔3〕 蔡月仙，姚锡镇.浅谈科研档案的管理创新〔J〕.科技管理研究.2003，（06）：104-105.

〔4〕 王心颖.韩雪.《农业机械分类》农业行业标准发布实施〔J〕.农业开发与装备.2008，（08）.

〔责任编辑：谭 蕊〕